工业财务制度及报销流程

PAGE工业财务制度及报销流程一、总则1.目的本财务制度及报销流程旨在规范公司财务管理，确保财务信息的准确性、完整性和及时性，加强成本控制，提高资金使用效率，保障公司各项业务的顺利开展，遵循国家相关法律法规及行业标准，维护公司和员工的合法权益。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工，涵盖公司生产、研发、销售、采购等各个业务环节所涉及的财务活动及费用报销事宜。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务规章制度，依法进行财务核算和管理。真实性原则：财务信息应真实、准确地反映公司财务状况和经营成果，不得虚报、瞒报。准确性原则：各项财务数据的记录、计算和报告应准确无误，确保财务信息的质量。及时性原则：及时处理财务业务，按时编制财务报表和报告，为公司决策提供及时有效的财务信息支持。效益性原则：合理配置资源，优化资金使用，提高资金使用效益，降低公司运营成本。二、财务管理制度1.财务预算管理预算编制：各部门应根据公司年度经营目标和业务计划，结合历史数据和市场情况，编制本部门年度预算草案，包括收入预算、成本费用预算、资金预算等。预算草案应详细说明各项预算指标的计算依据和编制理由，并经部门负责人审核签字后报财务部。预算审核与调整：财务部对各部门提交的预算草案进行汇总审核，结合公司整体战略和财务状况，提出审核意见。如遇市场环境、政策法规等因素发生重大变化，导致原预算无法执行时，各部门可提出预算调整申请，经公司管理层审批后进行调整。预算执行与监控：各部门应严格按照批准的预算执行，确保各项预算指标的完成。财务部定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施，定期向公司管理层汇报预算执行情况。2.收入管理销售合同管理：销售部门负责签订销售合同，合同条款应明确产品或服务的规格、数量、价格、交货期、付款方式等内容。销售合同签订后，应及时交财务部备案，财务部对合同的收款条款进行审核，确保公司利益不受损失。销售收入确认：销售收入应按照权责发生制原则确认，即在产品或服务已经发出，且公司已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方，同时满足收入确认的其他条件时，方可确认销售收入。财务部应根据销售合同和发货凭证等相关资料，及时准确地确认销售收入。应收账款管理：销售部门负责应收账款的催收工作，应定期与客户核对账目，及时了解客户付款情况，对逾期未付款的客户，应采取有效措施进行催收。财务部负责对应收账款进行账龄分析和风险评估，对可能形成坏账的应收账款，应及时提出处理建议，报公司管理层审批。3.成本费用管理成本核算方法：公司采用制造成本法进行成本核算，将生产经营过程中发生的直接材料、直接人工和制造费用计入产品成本，将管理费用、销售费用和财务费用作为期间费用，直接计入当期损益。成本控制措施：各部门应加强成本控制，采取有效措施降低生产成本和各项费用支出。生产部门应优化生产流程，提高生产效率，降低原材料消耗；采购部门应加强采购管理，降低采购成本；行政部门应严格控制办公费用、差旅费等支出。财务部应定期对成本费用进行分析，找出成本费用控制的关键点，提出改进措施，为公司成本控制提供决策支持。费用报销规定：严格执行费用报销审批制度，各项费用报销应符合公司规定的开支范围和标准，报销凭证应真实、合法、有效。费用报销时，应填写费用报销单，注明费用发生的时间、地点、事由、金额等内容，并附上相关发票、收据等原始凭证。经部门负责人审核签字后，报财务部审核，财务部审核通过后，报公司领导审批。审批通过后，方可报销。4.资产管理固定资产管理：公司固定资产分为房屋及建筑物、机器设备、运输设备、电子设备等类别。财务部负责建立固定资产台账，对固定资产的购置、折旧、处置等进行核算和管理。各部门负责固定资产的日常使用和维护，定期对固定资产进行清查盘点，确保固定资产账实相符。固定资产购置应按照公司规定的审批程序进行，购置后应及时办理入账手续，并计提折旧。固定资产处置时，应按照规定进行评估和审批，处置收入应及时入账。流动资产（存货）管理：公司存货包括原材料、在产品、产成品等。采购部门应根据生产计划和市场需求，合理安排存货采购，确保存货的合理储备。仓库管理部门应建立存货台账，对存货的出入库进行登记和管理，定期对存货进行盘点，确保存货账实相符。财务部应定期对存货进行核算和分析，对积压、滞销的存货，应及时提出处理建议，报公司管理层审批。5.资金管理资金预算管理：财务部负责编制公司年度资金预算，合理安排资金收支，确保公司资金的平衡和安全。资金预算应包括现金流量预算、资金筹集预算、资金使用预算等内容。各部门应根据公司资金预算，合理安排本部门的资金使用，确保资金使用的合理性和有效性。资金筹集管理：公司根据经营需要，合理确定资金筹集方式，包括银行贷款、发行债券、股权融资等。资金筹集应按照公司规定的审批程序进行，确保资金筹集的合法性和安全性。财务部应加强对资金筹集的管理，及时了解资金市场动态，优化资金结构，降低资金成本。资金使用管理：公司资金实行集中管理，统一调配使用。各部门应根据实际需要，填写资金使用申请表，注明资金用途、金额、支付方式等内容，经部门负责人审核签字后，报财务部审核，财务部审核通过后，报公司领导审批。审批通过后，方可支付资金。资金支付应严格按照国家法律法规和公司规定的支付程序进行，确保资金支付的安全和合规。银行账户管理：公司应按照国家法律法规和银行规定，开立和使用银行账户。银行账户的开立、变更和撤销应按照公司规定的审批程序进行，确保银行账户的安全和合规。财务部应加强对银行账户的管理，定期核对银行账户余额，及时发现和处理异常情况。三、报销流程1.报销准备收集凭证：员工在发生费用支出后，应及时收集相关的发票、收据、报销清单等原始凭证。原始凭证应真实、合法、有效，内容完整，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额等信息。填写报销单：员工应按照公司规定的格式填写费用报销单，注明费用发生的时间、地点、事由、金额等内容，并在报销单上签字确认。报销单应填写清晰、准确，不得涂改。2.部门审批提交报销单：员工将填写好的报销单及相关原始凭证提交给所在部门负责人。部门负责人审核：部门负责人对报销单的真实性、合理性、合规性进行审核，核实费用发生是否与本部门业务相关，金额是否符合公司规定的标准。如审核通过，部门负责人在报销单上签字批准；如审核不通过，应注明原因，退回员工重新整理报销资料。3.财务审核报销单流转：经过部门审批后的报销单流转至财务部。财务初审：财务部会计对报销单及原始凭证进行初步审核,主要审核凭证的真实性、合法性、完整性以及报销单填写是否规范。如发现问题，应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关资料。财务终审：财务部经理对初审通过的报销单进行终审，重点审核费用的合理性、是否符合公司财务制度及预算安排等。终审通过后，在报销单上签字确认。4.领导审批报销单呈交：经财务审核通过的报销单，根据公司审批权限规定，呈交相应层级的公司领导审批。领导审批意见：公司领导根据报销事项的性质和金额大小进行审批。如审批通过，在报销单上签署同意报销意见；如审批不通过，应明确指出原因，报销单退回财务部，由财务部通知报销人。5.报销支付报销单传递：审批通过的报销单转回财务部。支付安排：财务部根据报销单上的信息及公司资金状况安排支付。如采用现金支付，通知报销人到财务部领取现金；如采用银行转账支付，将报销款项转入报销人指定的银行账户。报销记录登记：财务部在完成报销支付后，及时在财务系统中登记报销记录，更新相关账目信息，确保财务数据的准确性和及时性。四、报销标准及范围1.差旅费交通费用：员工因公务出差，乘坐飞机、火车、轮船、汽车等交通工具的费用，按照公司规定的标准报销。具体标准根据出差地区、职务级别等因素确定。住宿费用：住宿费用按照公司规定的标准报销，根据出差地区的经济水平和公司实际情况，分为不同的档次。员工应选择符合公司标准的酒店或住宿场所，并取得合法有效的发票。伙食补贴：出差期间的伙食补贴按照公司规定的标准发放，补贴标准根据出差地区和出差天数确定。伙食补贴用于补贴员工在出差期间的餐饮费用支出，不再报销餐饮发票。市内交通补贴：员工在出差地市内因公务需要乘坐公共交通工具的，可按照公司规定的标准领取市内交通补贴。市内交通补贴不再报销市内交通发票。2.业务招待费：业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的招待费用，包括餐饮、住宿、礼品、娱乐等费用。业务招待费应严格按照公司规定的标准和审批程序进行报销，报销时应注明招待对象、事由、金额等内容，并附上相关发票和消费清单。业务招待费的支出应符合公司业务发展的需要，不得用于与业务无关的宴请或娱乐活动。3.办公费：办公费是指公司为开展日常办公业务而发生的费用，包括办公用品、办公设备、印刷费、邮寄费等。办公用品应按照公司规定的采购流程进行采购，采购后应及时办理入库手续，并按照实际领用情况进行报销。办公设备的购置应按照公司规定的审批程序进行，购置后应及时办理入账手续，并计提折旧。印刷费、邮寄费等应取得合法有效的发票，并按照实际发生金额进行报销。4.通讯费：通讯费是指员工因工作需要发生的手机通讯费用、固定电话费用等。公司根据员工的工作岗位和实际需要，制定通讯费补贴标准，员工可在标准范围内凭发票报销通讯费用。通讯费补贴应与员工的工作业绩和工作需求挂钩，不得超出公司规定的标准。5.其他费用：其他费用是指除上述费用以外的其他与公司业务相关的费用，如会议费、培训费、差旅费、咨询费等。其他费用的报销应按照公司规定的标准和审批程序进行，报销时应注明费用发生的时间、地点、事由、金额等内容，并附上相关发票和证明材料。五、附则1.解释权：本财务制度及报销流程由公司财务部负责解释。如有未尽事宜或在执行过程中遇到问题，由财务部根据国家法律法规和公司实际情况进行解释和处理。2.修订与更新：随着公司业务的发展和国家法律法规的变化，本财务制度及报销流程将适时进行修订和更新。财务部将定期对制度进行审查和评估，根据实际情况提出修订建议，报公司管理层审批后实施。修订后的制度将及时通知公司各部门及全体员工。3