财务制度日常办公费规定

PAGE财务制度日常办公费规定一、总则（一）目的为加强公司日常办公费用管理，规范费用支出行为，提高资金使用效益，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司各部门及全体员工在日常办公活动中发生的费用支出管理。（三）基本原则1.预算控制原则日常办公费的支出应严格按照公司年度预算执行，确保各项费用支出在预算范围内。2.合规性原则费用支出必须符合国家法律法规、财务制度以及公司相关规定，严禁违规支出。3.效益性原则在保证办公需求的前提下，合理控制费用支出，提高资金使用效益，杜绝浪费。4.真实性原则费用报销凭证必须真实、合法、有效，如实反映经济业务内容，不得弄虚作假。二、日常办公费的范围及标准（一）办公用品1.定义办公用品是指公司日常办公所需的各类文具、耗材等物品。2.范围包括但不限于办公桌椅、文件柜、电脑、打印机、复印机、传真机、电话机、纸张、笔墨、文件夹、档案袋、订书机、胶水、计算器等。3.标准办公用品的购置应根据实际需求，遵循勤俭节约的原则。各部门应提前制定办公用品采购计划，经部门负责人审核后报行政部门汇总。行政部门根据公司预算及各部门需求统一采购，避免重复购置。对于价值较高的办公用品，如电脑、打印机等，应按照公司固定资产管理规定进行采购和管理，办理相应的固定资产购置审批手续。办公用品的领用应建立登记制度，员工领用办公用品时需填写领用登记表，注明领用日期、物品名称、数量等信息。行政部门定期对办公用品的领用情况进行统计和分析，合理控制办公用品的消耗。（二）办公通讯费1.定义办公通讯费是指公司员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具所发生的费用。2.范围包括手机话费、固定电话费、网络费等。3.标准公司根据员工岗位性质和工作需求，制定不同的通讯费补贴标准。补贴标准分为固定补贴和限额报销两种方式。固定补贴方式：对于部分岗位，公司给予每月固定金额的通讯费补贴，补贴金额在员工工资中发放，不再另行报销通讯费用。限额报销方式：对于其他岗位，员工在规定的限额内凭通讯费发票报销。具体限额标准如下：部门经理及以上人员：每月报销限额为[X]元。主管级人员：每月报销限额为[X]元。普通员工：每月报销限额为[X]元。员工报销通讯费时，应提供正规的通讯费发票，发票抬头必须为公司名称或员工个人姓名。对于非公司名称抬头的发票，财务部门不予报销。通讯费报销应按照实际发生额在限额内报销，超出限额部分由员工自行承担。如因工作需要，通讯费用超出限额的，需提前向部门负责人申请，经批准后方可报销超出部分。（三）办公差旅费1.定义办公差旅费是指公司员工因工作需要到外地出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.范围包括飞机票、火车票、汽车票、住宿费、市内交通费、餐饮补助费等。3.标准交通费用：员工乘坐飞机应根据工作需要和公司规定选择经济舱。如因特殊情况需要乘坐商务舱或头等舱的，需提前经部门负责人和分管领导批准。乘坐火车时，原则上应选择硬座或硬卧。如因工作需要乘坐软卧或高铁一等座的，需提前经部门负责人和分管领导批准。乘坐长途汽车时，应选择正规客运公司的车辆，确保出行安全。市内交通费用：员工在出差地市内乘坐公交车、地铁等公共交通工具的费用，凭票据实报销。如因特殊情况需要乘坐出租车的，应在发票上注明事由，并经部门负责人签字确认后方可报销。住宿费用：员工出差应根据公司规定的住宿标准选择合适的酒店。住宿标准如下：一线城市：每人每晚住宿标准为[X]元。二线城市：每人每晚住宿标准为[X]元。三线及以下城市：每人每晚住宿标准为[X]元。如因工作需要，实际住宿费用超过标准的，需提前向部门负责人申请，经批准后方可报销超出部分。但超出部分不得超过标准的[X]%。餐饮补助费：公司按照出差自然（日历）天数给予员工餐饮补助费，补助标准为每人每天[X]元。员工在出差期间如有招待客户等特殊情况，需提前向部门负责人说明，并在报销时提供相关证明材料，经批准后可按照实际发生额报销招待费用，但不再享受餐饮补助费。出差审批：员工出差前应填写出差审批表，注明出差事由、目的地、预计出差天数、费用预算等信息，经部门负责人审核后报分管领导批准。未经批准的出差费用，财务部门不予报销。（四）办公印刷费1.定义办公印刷费是指公司因工作需要印刷各类文件、资料、报表等所发生的费用。2.范围包括印刷费、复印费、装订费等。3.标准办公印刷应遵循节约原则，尽量减少不必要的印刷。各部门应提前对印刷文件进行审核，确保文件内容准确无误，避免因错误或重复印刷造成浪费。印刷业务应选择具有资质、信誉良好的印刷厂家，并签订印刷合同。印刷合同应明确印刷内容、数量、价格、交货时间等条款，确保印刷质量和费用结算的准确性。印刷费用报销时，应提供印刷合同、发票、印刷清单等相关凭证。印刷清单应详细注明印刷内容、数量、单价等信息，以便财务部门审核。（五）办公水电费1.定义办公水电费是指公司办公场所因使用水、电所发生的费用。2.范围包括水费、电费等。3.标准公司办公场所的水电费由行政部门统一管理和结算。行政部门应定期抄录水电表读数，确保水电用量的准确计量。水电费发票应由水电供应部门开具给公司，并注明公司名称和详细地址。财务部门根据发票金额进行报销，并按照各部门实际使用情况进行分摊。各部门应加强对办公用水用电的管理，倡导节约能源，杜绝浪费。如发现有浪费水电的现象，行政部门应及时制止并进行批评教育。三、费用报销流程（一）报销申请1.员工发生日常办公费用支出后，应及时整理相关报销凭证，并填写费用报销单。费用报销单应注明报销日期、部门、报销人、费用明细、金额等信息，并确保凭证真实、完整、有效。2.报销人应在费用报销单上签字确认，并按照公司内部审批流程依次提交部门负责人、分管领导审批。部门负责人应对费用的真实性、合理性进行审核，确保费用支出符合公司规定和部门实际工作需要。分管领导根据审批权限对报销事项进行最终审批。（二）报销审核1.财务部门收到报销人提交的费用报销单及相关凭证后，应按照财务制度和审批流程进行审核。审核内容包括报销凭证的真实性、合法性、完整性，费用支出是否符合规定标准，审批手续是否齐全等。2.对于不符合报销规定的凭证或费用支出，财务部门应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关资料。如报销人拒绝更正或补充资料，财务部门有权拒绝报销该笔费用。（三）报销支付1.经财务部门审核通过的费用报销单，由财务人员按照公司财务支付流程进行支付。支付方式包括现金支付、银行转账等。2.对于采用银行转账方式支付的报销款项，财务人员应确保收款账户信息准确无误。报销款项原则上应支付到报销人本人银行账户，如因特殊情况需要支付到其他账户的，报销人应提供书面说明，并经部门负责人和分管领导批准。四、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对日常办公费用的支出情况进行审计监督，检查费用支出是否符合公司财务制度和相关规定，是否存在违规报销、浪费等现象。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）财务检查财务部门应加强对日常办公费用的核算和管理，定期对费用支出情况进行统计分析，及时发现和解决费用管理中存在的问题。同时，财务部门应配合内部审计部门开展审计工作，提供相关财务资料和数据。（三）员工监督公司鼓励全体员工对日常办公费用支出情况进行监督。如发现有违规报销、浪费等行为，员工有权向公司相关部门举报。公司将对举报情况进行调查核实，对于经查实的违规行为，将按照公司规定严肃处理，并