公共卫生采购制度

PAGE公共卫生采购制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织公共卫生采购管理，规范采购行为，确保采购物资和服务符合公共卫生需求，提高资金使用效益，保障公共卫生工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及公共卫生相关物资采购、设备采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和社会监督，保证公平竞争。3.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的物资和服务，以满足公共卫生工作实际需求。4.效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购计划管理（一）需求调研1.定期开展公共卫生需求调研工作，了解各部门业务开展对物资、设备及服务的需求情况。2.分析公共卫生形势变化，预测未来一段时间内的需求趋势，为采购计划制定提供依据。（二）计划编制1.各部门根据需求调研结果，结合工作实际，编制本部门公共卫生采购计划，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算等内容。2.采购部门汇总各部门采购计划，进行审核和综合平衡，形成公司/组织整体公共卫生采购计划草案。3.将采购计划草案提交公司/组织管理层审批，经批准后的采购计划作为采购活动的依据。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因公共卫生工作任务变化、政策调整等原因需要调整采购计划，相关部门应及时提出申请。2.采购部门对调整申请进行审核，报管理层批准后，对采购计划进行相应调整。三、采购方式（一）公开招标1.达到规定金额标准以上的采购项目，一般采用公开招标方式。2.采购部门应按照相关法律法规要求，编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。3.通过法定媒体发布招标公告，吸引符合条件的供应商参与投标。4.组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.采购部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.后续招标程序参照公开招标方式进行。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等方面进行谈判。3.谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购部门应组织相关人员进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。3.经批准后，与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购部门向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.采购部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商应具备的基本条件，包括营业执照、生产经营许可证、产品质量认证、信誉状况等。2.采购部门对申请准入的供应商进行资格审查，收集相关证明材料，实地考察供应商的生产经营情况。3.经审查合格的供应商纳入公司/组织供应商名录。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.采购部门收集各部门对供应商的评价意见，结合采购记录、验收报告等资料，对供应商进行综合评价。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于评价不合格的供应商及时淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对在产品质量、交货期、售后服务等方面表现突出的供应商给予表彰、奖励、增加采购份额等激励措施。2.对违反合同约定、产品质量不合格、售后服务不到位等的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、取消供应商资格等约束措施。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。2.合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.合同签订前，采购部门应将合同草案提交法律部门或法律顾问进行审核，防范合同风险。（二）合同履行1.采购部门负责跟踪合同履行情况，及时掌握供应商的生产、运输、交货等进度。2.供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量交付货物或提供服务。3.在合同履行过程中，如发生争议或变更事项，双方应协商解决，并签订补充协议。（三）合同验收1.采购项目到货后，采购部门应组织相关人员进行验收。2.验收人员按照合同约定的质量标准进行验收，填写验收报告，对验收结果负责。3.验收合格的，办理入库手续；验收不合格的，应及时与供应商沟通，要求其限期整改或退换货物。（四）合同付款1.采购部门根据合同约定和验收情况，填写付款申请单，提交财务部门审核。2.财务部门按照公司/组织财务管理制度和合同约定，办理付款手续。3.对于分期付款的采购项目，应严格按照合同约定的付款节点和金额进行支付。六、采购风险管理（一）风险识别1.建立采购风险识别机制，对采购过程中可能存在的风险进行全面识别，包括市场风险、质量风险、合同风险、廉政风险等。2.定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对1.针对不同类型的采购风险，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，加强市场调研和价格监测，合理安排采购时机；对于质量风险，严格供应商资质审查和产品质量验收；对于合同风险，加强合同管理，规范合同签订和履行流程；对于廉政风险，加强廉洁教育，建立监督机制，防范商业贿赂。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。七、采购监督与审计（一）内部监督1.建立健全采购内部监督机制，明确监督职责和流程。2.采购部门应定期向公司/组织管理层汇报采购工作进展情况，接受内部监督检查。3.审计部门定期对采购项目进行审计，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、资金使用的合理性等。（二）外部监督