卫生院档案室上墙制度

PAGE卫生院档案室上墙制度一、总则1.目的为加强卫生院档案室的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院各科室形成的各类档案，包括但不限于医疗文书、行政管理文件、财务档案、人事档案、设备档案、基建档案等。3.基本原则档案管理遵循集中统一管理、分类科学、便于查找利用的原则，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。二、档案管理职责1.档案室职责负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。集中统一管理卫生院各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全与完整。指导和监督各科室的档案收集、整理工作，对兼职档案员进行培训。积极推进档案信息化建设，提高档案管理工作效率。2.各科室兼职档案员职责负责本科室档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案资料的齐全完整。按照档案管理要求，定期将本科室整理好的档案移交档案室。协助档案室做好档案的查阅、利用等工作，及时反馈档案利用情况。接受档案室的业务指导和培训，不断提高档案管理水平。三、档案收集1.收集范围上级主管部门下发的各类文件、通知、指示等。卫生院制定的规章制度、工作计划、总结、报告等行政管理文件。医疗业务活动中形成的病历、处方、检查检验报告、护理记录、手术记录等医疗文书档案。财务预算、决算、凭证、报表等财务档案。职工的人事档案材料，包括入职登记表、履历表、考核材料、奖惩记录、职称评定材料等。设备采购合同、验收报告、使用说明书、维修记录等设备档案。基建项目的立项审批文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等基建档案。其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各科室兼职档案员应及时收集本科室工作中形成的各类档案材料，确保档案的真实性、完整性和准确性。对重要文件和资料，应实行双套制或多套制保存，以防丢失或损坏。收集的档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料。电子文件应按照相关标准进行整理和存储，确保其可读性和可利用性。四、档案整理1.分类标准按照国家档案局《归档文件整理规则》及相关行业标准，结合卫生院实际情况，将档案分为行政管理类、医疗业务类、财务类、人事类、设备类、基建类等六大类。每大类下再根据档案的形成时间、内容等进行细分，形成二级、三级类目。2.整理方法归档文件应按年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，同一事由的文件应集中排列在一起。每份文件应进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。对破损或褪色的文件应进行修复，字迹模糊或易退变的文件应进行复制。整理好的档案应编制目录，目录应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数等内容，便于查阅。五、档案保管1.保管场所档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施，确保档案安全。档案室应设置专门的档案库房，库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.保管方式档案应按照分类方案进行上架排列，便于查找和管理。对纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护。对重要档案应实行异地备份保管，以防自然灾害或其他突发事件造成档案损失。3.档案清查档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清晰准确。清查过程中如发现档案丢失、损坏或其他问题，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级主管部门报告。六、档案鉴定1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以维护档案的完整与安全为前提的原则。根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学合理的鉴定。2.鉴定标准依据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及相关行业标准，结合卫生院实际情况，制定档案鉴定标准。档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）两种。对具有重要历史价值、反映卫生院主要职能活动和基本历史面貌的档案应列为永久保管；对在一定时期内具有查考利用价值的档案应列为定期保管。3.鉴定程序档案室定期对已到保管期限的档案进行鉴定，组成由档案室人员和相关业务科室人员参加的鉴定小组。鉴定小组按照鉴定标准对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。对拟销毁的档案应编制销毁清册，报卫生院主管领导审批后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。七、档案统计1.统计内容档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况。档案的数量、种类、保管期限等基本情况。档案利用的人次、卷次、效果等情况。2.统计方法档案室应建立档案统计台账，对档案管理工作中的各项数据进行及时、准确的记录。定期对档案统计数据进行汇总分析，形成统计报表，向上级主管部门报告。3.统计要求统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。统计报表应按时报送，不得延误。八、档案利用1.利用范围本单位工作人员因工作需要查阅档案。外单位因工作需要查阅档案，应按照相关规定办理查阅手续。司法机关、行政执法部门因办案需要查阅档案，应出具相关证明材料，按照法定程序办理查阅手续。2.利用方式档案查阅应在档案室进行，查阅人员应遵守档案室的各项规章制度，爱护档案资料。查阅档案应填写查阅登记表，并注明查阅目的、查阅内容等。如需复印、摘录档案内容，应经档案室负责人批准，并按照规定进行登记。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准不得查阅、利用和公开。3.利用反馈档案利用完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案室，并在查阅登记表上签字。档案室应定期对档案利用情况进行统计分析，并向相关科室反馈利用效果，以便改进档案管理工作。九、档案保密1.保密制度建立健全档案保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员和查阅人员的保密教育。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，采取加密存储、专人保管等措施，防止档案信息泄露。档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案内容，不得在私人交往和通信中涉及档案机密。2.保密措施档案室应设置保密专柜，对保密档案进行单独存放。对电子档案应采取加密存储、设置访问权限等保密措施，防止电子档案