回款财务制度

PAGE回款财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司/组织的回款管理流程，确保公司资金的及时回收，降低财务风险，保障公司的正常运营和发展。2.适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及销售业务、提供服务以及其他产生应收款项的部门和人员。3.回款定义本制度所指回款是指公司/组织因销售商品、提供劳务、让渡资产使用权等日常经营活动所形成的应收款项，按照合同约定或相关规定，由客户或其他债务人支付给公司/组织的货币资金。二、职责分工1.销售部门负责与客户签订销售合同或服务协议，明确回款条款，包括付款方式、付款期限、逾期责任等。跟踪客户订单执行情况，及时与客户沟通协调，确保客户按时付款。对逾期未付款的客户进行催款，制定催款计划，并及时向财务部门反馈催款进展情况。2.财务部门负责建立应收账款台账，详细记录每笔应收款项的发生时间、金额、客户信息、合同编号、回款情况等。定期对应收账款进行账龄分析，向销售部门提供账龄分析报告，协助销售部门制定催款策略。审核销售合同或服务协议中的回款条款，确保符合公司利益和相关法律法规要求。负责办理款项的收取、入账等财务手续，对已收回的款项进行及时、准确的账务处理。对逾期未收回的款项进行风险评估，及时向管理层报告，并提出相应的财务建议。3.法务部门参与销售合同或服务协议的审核，从法律角度审查回款条款的合法性和有效性。协助销售部门处理逾期账款的法律事务，如发送催款函、律师函，必要时提起诉讼或仲裁，维护公司的合法权益。4.管理层负责审批重大销售合同或服务协议中的回款条款，对公司的回款政策和策略进行决策。协调各部门之间的工作，确保回款工作顺利进行。对逾期未收回款项的处理情况进行监督和指导，根据公司实际情况调整回款政策。三、回款政策1.付款方式公司/组织应根据客户的信用状况、合作历史等因素，合理确定付款方式。常见的付款方式包括现金、支票、银行转账、商业汇票等。对于信用良好、合作稳定的客户，可以适当给予一定的信用期，并约定在信用期内付款的方式；对于信用状况一般或新客户，应尽量要求采用预付款、货到付款或短期信用期内付款等方式。2.付款期限销售合同或服务协议中应明确规定客户的付款期限，付款期限应根据业务性质、金额大小、市场惯例等因素合理确定。一般情况下，付款期限不宜过长，原则上不超过[X]天。对于金额较大的业务，可以根据实际情况分阶段付款，但每个阶段的付款期限也应明确规定。3.逾期责任明确客户逾期付款应承担的责任，包括支付逾期利息、违约金等。逾期利息和违约金的计算方式应在销售合同或服务协议中明确约定，逾期利息可按照中国人民银行同期同类贷款利率上浮[X]%计算，违约金可按照未付款金额的[X]%计算。对于逾期时间较长、多次催款仍未付款的客户，公司/组织有权采取进一步的措施，如暂停供货、停止服务、解除合同等，并要求客户承担因此给公司/组织造成的损失。四、回款流程1.合同签订阶段销售部门在与客户签订销售合同或服务协议前，应将合同草本提交给财务部门和法务部门进行审核。财务部门重点审核合同中的回款条款，包括付款方式、付款期限、逾期责任等是否符合公司利益和相关法律法规要求；法务部门重点审核合同的合法性和有效性，确保合同不存在法律风险。销售部门根据财务部门和法务部门的审核意见，与客户协商修改合同条款，确保合同条款明确、合理、合法。合同签订后，销售部门应及时将合同副本提交给财务部门备案。2.发货/服务提供阶段销售部门按照合同约定安排发货或提供服务，并及时将发货单、服务确认单等相关凭证提交给财务部门。财务部门根据发货单、服务确认单等凭证，确认应收款项的金额，并在应收账款台账中进行记录。3.款项催收阶段在付款期限临近时，财务部门应提前向销售部门发出付款提醒，销售部门负责与客户沟通协调，确保客户按时付款。对于逾期未付款的客户，销售部门应制定催款计划，并按照催款计划及时进行催款。催款方式包括电话催款、邮件催款、上门催款等。在催款过程中，销售部门应保留相关的催款记录，如电话录音、邮件截图、上门拜访记录等。当催款效果不佳时，销售部门应及时向财务部门反馈情况，财务部门根据账龄分析结果，会同销售部门制定进一步的催款策略，并可考虑采取法律手段进行催收。4.款项收回阶段客户支付款项后，销售部门应及时将付款凭证（如银行回单、支票等）提交给财务部门。财务部门收到付款凭证后，应及时进行核对，确认款项金额、付款单位等信息无误后，办理款项的入账手续，并在应收账款台账中核销相应的应收款项。对于部分款项收回或客户以其他方式抵付账款的情况，财务部门应按照实际收到的款项金额进行入账，并在应收账款台账中进行相应的记录。五、应收账款管理1.台账管理财务部门应建立完善的应收账款台账，详细记录每笔应收款项的发生时间、金额、客户信息、合同编号、回款情况等。应收账款台账应定期进行核对和更新，确保账账相符、账实相符。应收账款台账应按照客户名称、账龄等进行分类统计，以便于进行账龄分析和管理决策。2.账龄分析财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，账龄分析周期一般为每月或每季度。账龄分析应根据应收账款的入账时间，将其分为不同的账龄区间，如1个月以内、13个月、36个月、6个月以上等，并分别计算各账龄区间内应收账款的金额占比和余额。通过账龄分析，了解应收账款的分布情况和逾期状况，为制定催款策略、评估财务风险提供依据。对于账龄较长的应收账款，应重点关注，加大催款力度。3.风险评估财务部门应根据应收账款的账龄、客户信用状况、行业环境等因素，对应收账款进行风险评估。风险评估可采用定性与定量相结合的方法，如设定风险等级标准、计算风险系数等。根据风险评估结果，将应收账款分为不同的风险等级，如低风险、中风险、高风险等。对于高风险的应收账款，应及时向管理层报告，并采取相应的风险应对措施，如加强催款、调整信用政策、计提坏账准备等。4.坏账准备公司/组织应按照《企业会计准则》的规定，合理计提坏账准备。坏账准备的计提方法可采用应收账款余额百分比法、账龄分析法、个别认定法等。财务部门应根据应收账款的风险评估结果，确定坏账准备的计提比例。对于风险较高的应收账款，应适当提高计提比例；对于风险较低的应收账款，可适当降低计提比例。坏账准备的计提应经管理层审批后执行，并定期进行复核和调整。六、监督与考核1.监督机制公司/组织应建立健全回款监督机制，定期对回款工作进行检查和监督。财务部门应定期向管理层汇报应收账款的管理情况，包括账龄分析、风险评估、催款进展等。内部审计部门应定期对应收账款管理情况进行审计，检查回款流程是否合规、应收账款台账是否准确、坏账准备计提是否合理等，发现问题及时提出整改意见。2.考核指标将回款情况纳入公司/组织的绩效考核体系，制定明确的考核指标，如应收账款周转率、逾期账款回收率、坏账率等。应收账款周转率=当期销售净额/[（期初应收账款余额+期末应收账款余额）/2]，反映公司应收账款周转速度的快慢及管理效率的高低。逾期账款回收率=本期收回的逾期账款金额/本期逾期账款余额，衡量公司对逾期账款的回收能力。坏账率=本期实际发生的坏账损失金额/本期应收账款余额，体现公司应收账款的坏账风险程度。3.奖惩措施根据考核指标的完成情况，对相关部门和人员进行奖惩。对于回款工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励，如奖金、晋升机会等；对于回款工作不力，导致公司资金损失的部门和个人，给予批评和处罚，如扣发奖金、降职等。七、信息沟通与保密1.信息沟通销售部门、财务部门、法务部门等相关部门之间应建立有效的信息沟通机制，及时共享与回款相关的信息。如销售部门应及时向财务部门反馈客户付款情况和催款进展，财务部门应定期向销售部门提供应收账款账龄分析报告等。定期召开回款工作协调会议，由管理层主持，各相关部门参加，共同分析回款工作中存在的问题，制定解决方案，协调各部门之间的工作。2.保密规定涉及客户回款信