付款审核管理财务制度

PAGE付款审核管理财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司付款审核流程，加强财务管理，确保公司资金安全、合理、有效地使用，保障公司各项业务的正常开展，维护公司及相关利益方的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及下属分支机构涉及的所有付款业务，包括但不限于采购付款、费用报销、工程款项支付、借款还款等。（三）基本原则1.合法性原则：付款行为必须符合国家法律法规及相关政策要求，确保每一笔付款都具有合法依据。2.真实性原则：付款所涉及的业务事项必须真实发生，相关合同、协议、发票等凭证应真实有效，能够准确反映经济业务的全貌。3.准确性原则：付款金额、付款对象、付款时间等信息必须准确无误，严格按照合同约定及相关审批意见执行。4.完整性原则：付款审核过程中所需的各项资料、审批环节应完整无缺，确保审核工作全面、严谨。5.及时性原则：各部门应在规定时间内提交付款申请，审核人员应及时处理，避免因延误导致公司利益受损或产生不必要的纠纷。二、付款审核流程（一）付款申请1.业务部门提交申请：业务部门在发生付款业务前，应根据合同约定或公司相关规定，填写《付款申请表》，详细说明付款事由、付款金额、付款对象、付款方式、预计付款时间等信息，并附上相关合同、协议、发票（如有）、验收报告（适用于采购及工程类付款）等证明材料。2.部门负责人审核：业务部门负责人对付款申请的真实性、必要性、合理性进行审核，确认申请内容与实际业务相符，签字同意后提交至财务部门。（二）财务初审1.资料完整性审核：财务人员收到付款申请后，首先对提交的资料进行完整性审核，检查申请表填写是否规范、证明材料是否齐全。如资料不完整，应及时通知业务部门补充完善。2.合规性审核：审核付款申请是否符合公司财务制度及相关法律法规要求，包括付款金额是否在预算范围内、付款方式是否符合规定、发票是否合规等。对于不符合要求的申请，财务人员应提出明确的修改意见或拒绝受理。3.金额计算审核：对付款金额进行仔细计算，核实其准确性，确保与合同约定、业务实际发生额一致。如发现金额有误，应及时与业务部门沟通调整。4.财务初审意见：财务人员完成初审后，在《付款申请表》上签署初审意见，注明审核通过或需补充完善的事项，并提交至财务负责人进行复审。（三）财务复审1.全面审核：财务负责人对付款申请进行全面复审，重点关注付款事项的整体财务影响、资金安排合理性、与公司财务政策的一致性等。2.风险评估：结合公司资金状况、信用政策等因素，对付款可能带来的财务风险进行评估，如存在重大风险，应提出相应的风险防控措施或调整建议。3.复审意见签署：财务负责人复审通过后，在《付款申请表》上签署复审意见，同意提交至审批领导；如复审不通过，应明确指出问题所在，并要求业务部门和财务人员共同整改，直至符合要求后重新提交。（四）审批领导审批1.按权限审批：根据公司规定的审批权限，付款申请依次提交至各级审批领导进行审批。审批领导应认真审查申请内容，结合公司战略、预算安排、资金状况及业务实际情况，做出同意、不同意或要求进一步说明情况的批示。2.特殊情况处理：对于重大金额或特殊事项的付款申请，审批领导可组织相关部门进行专题讨论，充分评估风险与收益，确保决策的科学性和合理性。3.审批意见记录：审批领导在《付款申请表》上签署审批意见后，明确付款最终是否批准以及批准的付款金额、付款时间等关键信息。（五）付款执行1.财务部门安排付款：经审批同意的付款申请，财务部门根据审批意见，按照公司资金管理制度和相关流程安排付款。对于通过银行转账方式付款的，应准确填写收款单位名称、账号、开户行等信息；对于现金付款的，应严格按照现金管理规定执行。2.付款凭证制作与存档：财务人员在付款完成后，及时制作付款凭证，记录付款日期、金额、付款对象、付款事由等详细信息，并将相关凭证及原始资料进行妥善存档，以备后续查阅和审计。三、各类型付款审核要点（一）采购付款审核要点1.合同审核：检查采购合同是否合法有效，合同条款是否明确约定了采购商品或服务的规格、数量、价格、付款方式、交货时间、质量标准、验收方式等关键内容，双方签字盖章是否齐全。2.发票审核：确保发票真实、合规，发票内容与采购合同一致，包括发票开具日期、发票号码、购买方信息、销售方信息、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等要素准确无误，发票应加盖销售方发票专用章。3.验收报告审核：对于需要验收的采购项目，审核验收报告是否由验收部门或人员签字确认，验收结果是否合格，验收内容是否与采购合同要求相符。4.付款进度审核：严格按照采购合同约定的付款进度进行审核，防止提前或超付货款。如有变更付款进度的情况，需有双方书面确认的补充协议或相关审批文件。（二）费用报销审核要点1.报销凭证审核：审核报销凭证的真实性、合法性，包括发票、收据、报销单等。发票应符合国家税务规定，收据应加盖收款单位财务章或发票专用章，报销单填写应规范、完整，注明报销日期、报销人姓名、部门、报销事由、金额等信息，并由报销人签字确认。2.费用合理性审核：根据公司费用报销标准和相关政策，判断费用支出是否合理、必要。如差旅费、业务招待费、办公费等，应检查是否符合相应的开支范围和额度限制，对于超出标准的费用，需有特殊审批手续。3.审批流程审核：确认费用报销是否经过规定的审批流程，各级审批人员签字是否齐全，审批意见是否明确。对于未经授权或审批不全的报销申请，财务部门有权拒绝受理。（三）工程款项支付审核要点1.工程合同审核：审查工程合同是否具备法律效力，合同条款是否清晰明确工程范围、工程进度、工程质量、工程造价、付款方式、结算办法、违约责任等内容，双方是否对合同条款达成一致并签字盖章。2.工程进度审核：依据工程合同约定和工程实际进度，审核工程进度报告或监理报告，确认工程实际完成情况与付款申请所对应的进度是否相符。如有必要，可要求工程部门提供详细的工程进度说明或现场照片等资料作为辅助证明。3.质量验收审核：对于已完成部分工程的付款申请，必须有质量验收合格证明，由建设单位、监理单位、施工单位等相关人员签字确认。如工程质量存在问题，应根据合同约定扣除相应款项或要求施工单位整改合格后再行支付。4.付款金额审核：严格按照工程合同约定的计价方式和结算办法，审核付款金额的准确性。对于涉及变更工程内容的，需有双方签字确认的工程变更单及相应的费用计算依据，确保付款金额与实际完成工程量及合同约定相符。（四）借款还款审核要点1.借款申请审核：审核借款申请是否符合公司借款规定，借款事由是否合理、必要，借款金额是否在规定额度范围内。借款申请人应填写《借款申请表》，注明借款金额、借款用途、借款期限、还款计划等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.借款合同审核：对于金额较大或期限较长的借款，应签订借款合同，明确双方权利义务。审核借款合同条款是否完整、合法，包括借款金额、借款利息（如有）、还款方式、违约责任等内容，确保公司权益得到有效保障。3.还款审核：在借款到期时，审核还款情况，检查还款金额是否足额、及时。如借款人未能按时足额还款，应按照借款合同约定追究其违约责任，并采取相应的催收措施。对于提前还款的情况，需确认是否符合合同约定及公司相关规定，避免造成不必要的资金损失。四、付款审核相关责任（一）业务部门责任1.业务部门应确保付款申请所涉及的业务真实、合法、有效，对提交资料的真实性、完整性负责。如因提供虚假资料或隐瞒重要信息导致公司遭受损失，业务部门应承担相应的赔偿责任。2.按照合同约定及公司规定及时办理付款申请手续，配合财务部门及其他相关部门的审核工作，对审核过程中提出的问题及时进行整改和解释。3.负责跟踪付款事项的执行情况，如发现问题及时与财务部门沟通协调，确保付款业务顺利完成。（二）财务部门责任1.财务人员应严格按照本制度及相关财务规定进行付款审核，对审核结果的准确性、合规性负责。如因审核不严导致公司资金损失或违反财经纪律，财务人员应承担相应的责任。2.及时向业务部门反馈审核意见，提供必要的财务咨询和指导，协助业务部门规范付款行为。3.妥善保管付款审核过程中涉及的各类资料和凭证，按照财务档案管理规定进行存档，以备查阅和审计。（三）审批领导责任1.审批领导应认真履行审批职责，对付款申请进行全面、审慎的审查，根据公司利益和相关规定做出正确的审批决策。如因审批失误导致公司遭受损失，审批领导应承担相应的领导责任。2.对重大付款事项的决策负责，确保决策过程符合公司治理要求和内部控制原则，维护公司整体利益。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对付款审核制度的执行情况进行审计检查，重点审查付款流程的合规性、审批手续的完整性、资金使用的合理性等方面。2.对于审计过程中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反制度规定的行为，按照公司相关规定进行严肃处理。（二）财务自查1.财务部门定期对付款业务进行自查，检查付款审核流程是否严格执行，各项审核要点是否落实到位，发现问题及时进行自纠和完善。2.加强对财务人员的培训和教育，提高其业务水平和风险意识，确保付款审核工作的质量和效率。（三）外部监督1.接受国家财政、税务、审计等相关部门的监督检查，积极配合提供所需资料和信息，确保公司付款业务符合法律法规要求。2.根据外部监督检查提出的意见和建议，及时调整和完善公司付款审核制度及相关流程，不断提高财务管理水平。六、附则（一）制度解释本制度由公司财务部门负责解释。如有未尽事宜或在执行过程中遇到问题，由财务部门根据公司实际情况和相关法律法规进行研究处理，并报公司管理层批准后执行。（二