财务制度及钉钉报销流程

PAGE财务制度及钉钉报销流程一、总则1.目的本财务制度及钉钉报销流程旨在规范公司财务管理，确保财务信息的准确、及时和完整，提高资金使用效率，保障公司各项业务的顺利开展。同时，通过钉钉报销流程的应用，简化报销手续，提升报销效率，方便员工操作。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及临时工作人员。3.依据法律法规及行业标准本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》以及税务法规等制定，并遵循行业通行的财务管理规范和标准。二、财务管理制度（一）财务审批原则1.分级审批根据费用金额大小，实行分级审批制度。小额费用由部门负责人审批；中等额度费用需经部门负责人审核后，报分管领导审批；大额费用则需经过部门负责人、分管领导、财务负责人审核，最终由公司总经理审批。2.真实性原则报销费用必须真实发生，不得虚报、假报。报销人员应提供真实有效的发票、收据等原始凭证，确保费用支出与实际业务相符。3.合理性原则费用支出应符合公司业务需求和预算安排，具有合理性。对于不合理的费用支出，审批人员有权拒绝批准。（二）费用报销标准1.差旅费交通费用：根据出差的实际需要和交通方式，按照公司规定的标准报销。乘坐飞机应选择经济舱，特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前经上级领导批准。乘坐火车应选择硬座、硬卧等标准席别，如因工作需要乘坐软卧或高铁一等座的，同样需经批准。市内交通费用根据出差城市的实际情况，按照一定标准给予报销。住宿费用：根据出差地区的不同，划分不同的住宿标准。一线城市及经济发达地区，住宿标准相对较高；二三线城市及经济欠发达地区，住宿标准适当降低。员工应选择符合公司标准的酒店或住宿场所，并取得正规发票进行报销。餐饮补贴：按照出差天数给予一定的餐饮补贴，补贴标准根据地区差异进行设定，以满足员工在出差期间的基本餐饮需求。2.业务招待费业务招待费应严格控制，确因业务需要发生的招待费用，需提前填写业务招待费申请单，注明招待对象、事由、预计金额等信息，经部门负责人审核，报分管领导批准后方可进行。招待费用应与公司业务相关，不得用于个人消费或与业务无关的活动。报销时需提供详细的消费清单和发票，注明招待事项的具体情况。3.办公用品及设备购置办公用品及设备购置应遵循预算管理原则，各部门根据实际工作需要，提前制定办公用品及设备购置计划，报财务部门审核后纳入公司预算。购置办公用品应选择正规渠道，确保质量和售后服务。购置金额较大的设备，需进行市场调研，选择性价比高的产品，并按照公司固定资产管理规定进行采购、验收、入账和折旧处理。报销时需提供购置清单、发票及验收证明等相关资料。4.通讯费公司根据员工的工作岗位和实际需求，制定不同的通讯费补贴标准。员工应按照公司规定的标准使用通讯费用，超出部分自理。报销通讯费时，需提供通讯费用发票，并注明手机号码、使用月份等信息。（三）财务预算管理1.预算编制公司实行年度财务预算管理制度，各部门应根据公司战略目标和年度工作计划，结合本部门实际情况，编制年度预算草案。预算草案应包括收入预算、成本费用预算、资金预算等内容，并详细说明各项预算指标的计算依据和编制方法。财务部门负责对各部门提交的预算草案进行汇总、审核和平衡，形成公司年度财务预算方案，报公司管理层审议通过后执行。2.预算执行与监控各部门应严格按照公司批准的预算执行，确保各项预算指标的完成。财务部门负责对预算执行情况进行监控，定期对预算执行情况进行分析和评估，及时发现预算执行过程中存在的问题，并提出改进措施和建议。对于预算执行偏差较大的部门，财务部门应及时与该部门沟通，共同分析原因，采取有效措施加以纠正。3.预算调整在预算执行过程中，如因市场环境变化、公司战略调整或其他不可抗力因素导致预算无法按原计划执行时，各部门应及时提出预算调整申请。预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容和调整后的预算指标，并提供相关证明材料。财务部门负责对预算调整申请进行审核，报公司管理层审批后执行。（四）资金管理1.资金筹集公司根据业务发展需要，合理筹集资金。资金筹集方式包括银行贷款、股权融资、债券发行等。在筹集资金过程中，公司应严格遵守国家法律法规和金融监管要求，确保资金筹集的合法性和合规性。同时，公司应综合考虑资金成本、融资风险等因素，选择合适的融资方式和融资渠道，优化融资结构，降低融资成本。2.资金使用公司资金应按照规定的用途使用，不得擅自挪用。资金使用应遵循安全性、效益性和流动性原则，确保资金的合理配置和有效使用。公司应建立健全资金审批制度，严格控制资金支出，确保每一笔资金支出都经过严格的审批程序。对于重大资金支出项目，应实行集体决策制度，确保资金使用的合理性和风险可控性。3.资金结算公司应加强资金结算管理，规范资金结算流程。资金结算应通过公司指定的银行账户进行，确保资金结算的安全和准确。财务部门应定期核对银行账户余额和资金收支情况，及时发现和处理资金结算过程中存在的问题。同时，公司应加强与银行等金融机构的沟通与合作，并根据业务发展需要，合理选择结算方式，提高资金结算效率。（五）财务风险管理1.风险识别与评估公司应建立健全财务风险识别与评估机制，定期对公司面临的财务风险进行识别和评估。财务风险识别应涵盖市场风险（如利率风险、汇率风险、股价风险等）、信用风险、流动性风险、操作风险等方面。通过对财务风险的识别和评估，及时发现潜在的风险因素，并分析其可能对公司财务状况和经营成果产生的影响。2.风险应对措施针对识别和评估出的财务风险，公司应制定相应的风险应对措施。对于市场风险，公司可通过套期保值、资产配置等方式进行风险规避；对于信用风险，公司应加强客户信用管理，建立客户信用档案，合理控制信用额度，降低坏账风险；对于流动性风险，公司应优化资金结构，合理安排资金收支，确保资金的流动性；对于操作风险，公司应加强内部控制，规范财务操作流程，提高财务人员的业务素质和风险意识，减少操作失误和违规行为的发生。3.风险监控与预警公司应建立财务风险监控与预警机制，对财务风险进行实时监控和预警。财务部门应定期收集、分析和报告财务风险信息，及时发现风险指标的异常变化情况。当风险指标超过设定的预警值时，应及时发出预警信号，提醒公司管理层采取相应的风险应对措施，防范财务风险的发生。三、钉钉报销流程（一）报销流程概述1.员工发起报销员工在完成相关业务活动后，按照公司财务制度的规定，整理好报销凭证，登录钉钉报销系统，填写报销申请单。报销申请单应包括报销日期、报销人姓名、部门、报销事由、报销金额、附件说明等信息，并上传相关的发票、收据、合同等原始凭证。2.部门负责人审批员工提交报销申请后，系统自动将报销申请单发送至部门负责人的钉钉工作平台。部门负责人应在规定的时间内对报销申请进行审批，审核报销事项的真实性、合理性和合规性。如审核通过，部门负责人在钉钉系统中点击“同意”按钮；如审核不通过，应注明原因并拒绝批准。3.分管领导审批（根据金额而定）对于中等额度及以上的报销申请，部门负责人审批通过后，系统将报销申请单流转至分管领导的钉钉工作平台。分管领导按照审批权限对报销申请进行审核，重点审核费用支出是否符合公司业务需要和预算安排，以及是否经过必要的审批程序。分管领导审批通过后，在钉钉系统中点击“同意”按钮；审批不通过的，注明原因并拒绝批准。4.财务审核报销申请经部门负责人和分管领导审批通过后，流转至财务部门。财务人员在钉钉报销系统中对报销申请进行财务审核，主要审核报销凭证的真实性、合法性、完整性，以及报销金额是否符合公司财务制度的规定。财务审核通过后，在钉钉系统中点击“同意”按钮；如发现问题，应通知报销人进行修改或补充相关资料，审核不通过的，拒绝批准报销申请。5.总经理审批（大额费用）对于大额费用的报销申请，在经过部门负责人、分管领导和财务审核后，还需提交公司总经理进行审批。总经理对报销申请进行最终审核，综合考虑公司整体财务状况、业务发展需求等因素，做出审批决定。总经理审批通过后，报销申请方可进入报销支付环节。6.报销支付报销申请经各级审批通过后，财务部门根据公司资金状况和支付安排，进行报销款项的支付。支付方式可选择银行转账、现金支付等方式，具体支付方式根据公司规定和实际情况确定。财务人员在完成报销支付后，在钉钉报销系统中记录支付信息，并将报销凭证进行归档保存。（二）报销凭证要求1.发票要求报销必须提供正规发票，发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。发票应加盖销售方发票专用章，发票内容应与报销事项相符。对于增值税专用发票，报销人应确保发票的认证抵扣期限内进行认证，否则将影响公司的税务处理和财务核算。2.收据要求除发票外，部分业务可能需要提供收据作为报销凭证。收据应具备收款单位名称、收款日期、交款人姓名、收款事由、金额等要素，并加盖收款单位财务专用章或发票专用章。收据内容应真实、准确，与报销事项相关。3.其他附件要求根据报销事项的不同，可能还需要提供其他相关附件，如合同协议、出差审批单（差旅费报销）、业务招待费申请单（业务招待费报销）等。这些附件应能够证明报销事项的真实性和合理性，与报销申请单相互印证。附件应清晰、完整，如有必要，可进行简要说明。（三）报销时间规定1.日常报销员工应在业务发生后及时整理报销凭证，并在规定的时间内提交报销申请。原则上，日常报销应在业务发生后的[X]个工作日内提交申请，以便财务部门及时进行审核和处理。对于逾期提交的报销申请，财务部门有权根据实际情况决定是否受理。2.差旅费报销员工出差归来后，应在[X]个工作日内整理好差旅费报销凭证，并提交报销申请。差旅费报销应严格按照公司规定的报销标准和流程进行，确保报销信息的准确和完整。对于超过规定时间提交的差旅费报销申请，财务部门将按照逾期报销的规定进行处理。3.年度汇算报销公司每年进行一次费用报销的年度汇算工作。员工应在每年规定的时间内，对本年度内发生的所有费用报销进行自查和整理，确保报销凭证齐全、准确。年度汇算报销申请应在规定的截止日期前提交至财务部门，财务部门将对年度报销情况进行统一审核和结算。（四）报销查询与统计1.报销查询员工可通过钉钉报销系统随时查询自己的报销申请状态和报销历史记录。在报销申请提交后，员工可在系统中查看报销申请的审批进度，了解各级审批人对报销申请的处理意见。报销完成后，员工可查询报销支付的相关信息，如支付日期、支付金额、支付方式等。2.报销统计财务部门可通过钉钉报销系统对公司的报销数据进行统计和分析。系统可生成各种报销报表，如费用报销明细表、部门费用汇总表、费用类型统计报表等。通过对报销数据的统计分析，财务部门可以及时了解公司费用支出的情况，为公司财务管理决策提供数据支持。同时，公司管理层也可通过报销统计报表了解各部门的费