商场业委会财务制度

PAGE商场业委会财务制度一、总则（一）目的为规范商场业主委员会（以下简称“业委会”）的财务行为，加强财务管理和监督，保障业委会及全体业主的合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本商场实际情况，制定本财务制度。（二）适用范围本制度适用于商场业委会的所有财务活动，包括但不限于经费收支、财产管理、财务核算等。（三）基本原则1.合法性原则：业委会的财务活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，依法进行会计核算和财务管理。2.公开透明原则：财务信息应定期向全体业主公开，接受业主监督，确保财务活动的透明度。3.收支平衡原则：合理安排经费收支，确保收入与支出平衡，避免出现财务赤字。4.专款专用原则：各项经费应按照规定用途使用，不得挪作他用。二、财务管理职责（一）业委会职责1.制定和修订本财务制度，并监督执行。2.审议年度财务预算和决算报告，决定重大财务事项。3.监督财务工作的开展，确保财务活动合法合规。（二）财务人员职责1.负责业委会的日常财务核算工作，按照国家统一的会计制度进行账务处理。2.编制财务报表，定期向业委会汇报财务状况和收支情况。3.严格执行财务制度，审核各项费用支出，确保经费使用合理合规。4.做好财务档案管理工作，妥善保管会计凭证、账簿、报表等资料。三、财务预算与决算（一）预算编制1.每年年底，财务人员应根据商场实际情况和下一年度工作计划，编制年度财务预算草案。2.预算草案应包括收入预算和支出预算两部分，收入预算应根据商场租金收入、广告位收入等预计收入来源进行编制；支出预算应包括人员费用、办公费用、维修费用、公共设施维护费用等各项支出。3.预算草案编制完成后，应提交业委会审议，经业委会批准后执行。（二）预算执行1.财务人员应严格按照批准的预算执行，控制各项费用支出，确保预算的严肃性。2.如遇特殊情况需要调整预算，应提前向业委会提出申请，经业委会批准后方可调整。（三）决算编制1.每年年底，财务人员应根据本年度财务收支情况，编制年度财务决算报告。2.决算报告应包括资产负债表、收入支出表、现金流量表等财务报表及相关说明，反映本年度财务状况和经营成果。3.在编制决算报告过程中，财务人员应认真核对各项收支数据，确保数据真实准确。决算报告编制完成后，应提交业委会审议。四、收入管理（一）租金收入1.商场业委会应按照租赁合同约定，及时收取租户租金。租金收取方式可根据实际情况选择现金、支票、银行转账等方式。2.财务人员应建立租金收入台账，详细记录租户名称、租金金额、收款日期等信息，并定期与租户核对租金缴纳情况。3.对于逾期未缴纳租金的租户，业委会应及时发出催款通知，督促租户按时缴纳租金。如租户仍未缴纳，可按照租赁合同约定采取相应措施，如解除合同、收取滞纳金等。（二）广告位收入1.商场内广告位出租收入由业委会统一管理。财务人员应与广告位承租方签订租赁合同，明确广告位位置、租赁期限、租金金额等条款。2.广告位租金收入应按照合同约定及时收取，并建立广告位收入台账，详细记录广告位承租方名称、租金金额、收款日期等信息。3.定期对广告位使用情况进行检查，确保广告位承租方按照合同约定使用广告位，不得擅自改变广告位用途或转租给他人。（三）其他收入1.业委会的其他收入包括商场公共区域的水电费分摊收入、停车费收入等。2.对于水电费分摊收入，财务人员应根据实际使用情况，按照合理的分摊方法计算各租户应分摊的水电费金额，并及时收取。3.停车费收入应按照相关规定进行收取和管理，可委托专业停车管理公司进行管理，财务人员应定期与停车管理公司核对停车费收入情况。五、支出管理（一）人员费用1.业委会成员的津贴按照相关规定执行，由财务人员按照审批后的标准进行发放。2.如有聘请临时工作人员，应签订劳动合同，并按照合同约定支付工资报酬。工资报酬的发放应按照国家相关规定进行代扣代缴个人所得税。（二）办公费用1.办公费用包括办公用品、水电费、通讯费、差旅费等。2.办公用品的采购应按照实际需求进行，建立办公用品采购台账，记录采购日期、采购物品名称、数量、金额等信息。办公用品的领用应实行登记制度，由专人负责管理。3.水电费、通讯费等费用应按照实际发生额进行支付，并定期与相关部门核对账单。4.差旅费的报销应按照业委会制定的差旅费标准执行，出差人员应填写差旅费报销单，附上相关发票、车票等凭证，经审批后报销。（三）维修费用1.商场公共设施设备的维修费用应根据实际维修需求进行安排。维修项目应经过业委会审批，重大维修项目应进行公开招标。2.维修费用的支付应按照合同约定和相关审批程序进行，财务人员应审核维修发票、维修清单等凭证，确保费用支出合理合规。3.建立维修项目档案，记录维修项目名称、维修时间、维修费用等信息，便于日后查询和管理。（四）公共设施维护费用1.公共设施维护费用用于商场公共区域的保洁、绿化、安保等方面的支出。2.保洁费用应按照商场面积和保洁标准进行计算，定期支付给保洁服务公司。绿化费用应根据实际绿化需求进行安排，用于购买花草树木、绿化养护等方面的支出。安保费用应支付给安保服务公司，确保商场的安全秩序。3.财务人员应定期对公共设施维护费用的使用情况进行检查，确保费用使用合理合规，达到预期的维护效果。（五）其他支出1.业委会的其他支出包括会议费（含业主大会、业委会会议等）、活动费（含节日庆祝活动、业主沟通活动等）等。2.会议费、活动费的支出应按照实际需求进行安排，提前编制预算，经业委会审批后执行。费用支出应提供相关发票、签到表等凭证，确保支出合理合规。3.对于重大活动或会议，应进行单独核算，详细记录活动或会议的费用支出情况。六、费用审批（一）审批流程1.费用报销应填写费用报销单，注明费用名称、金额、用途等信息，并附上相关发票、凭证等。2.费用报销单先由经手人签字，然后依次由证明人、财务人员审核，最后报业委会主任审批。3.对于金额较大的费用支出（具体金额标准由业委会另行规定），应提交业委会会议审议通过后方可报销。（二）审批权限1.业委会主任审批权限为[X]元以下的费用支出。2.超过业委会主任审批权限的费用支出，需提交业委会会议审议，经业委会全体成员半数以上同意后方可报销。七、财务核算与报表（一）财务核算1.财务人员应按照国家统一的会计制度进行账务处理，设置总账、明细账、日记账等账簿，对业委会的财务收支进行全面、准确的记录。2.会计凭证应及时填制、审核和装订，确保凭证的真实性、完整性和合法性。3.定期进行财产清查，核实资产负债情况，确保账实相符。（二）财务报表1.财务人员应定期编制财务报表，包括资产负债表、收入支出表、现金流量表等。2.财务报表应如实反映业委会的财务状况和经营成果，数据准确、内容完整。3.财务报表编制完成后，应及时报送业委会成员，并在商场显著位置进行公示，向全体业主公开财务信息。八、财务监督（一）内部监督1.业委会应定期对财务工作进行检查和监督，确保财务制度的执行和财务活动的合法合规。2.设立财务监督小组，由业委会成员和业主代表组成，负责对财务收支情况进行定期检查和不定期抽查。3.财务监督小组应出具监督报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受业主监督，业主有权查阅业委会的财务账目和相关资料，对财务工作提出意见和建议。2.按照相关规定接受政府有关部门的监督检查，如实提供财务资料，配合做好监督检查工作。九、财产管理（一）固定资产管理1.业委会的固定资产包括办公设备、交通工具、公共设施设备等。2.建立固定资产台账，详细记录固定资产名称、型号、数量、购置日期、购置金额、使用部门等信息。3.固定资产的购置应按照规定的审批程序进行，购置后应及时进行验收、登记和入账。4.定期对固定资产进行清查盘点，核实固定资产的数量、使用状况等，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的固定资产，应及时查明原因，按照规定进行处理。5.固定资产的处置应按照相关规定进行审批，处置收入应及时入账。（二）低值易耗品管理1.低值易耗品是指单位价值较低、使用期限较短的物品，如办公用品、工具等。2.建立低值易耗品台账，记录低值易耗品的名称、规格、数量、购置日期、购置金额、领用部门等信息。3.低值易耗品的采购应按照实际需求进行，采购后应及时进行验收、登记和入账。4.低值易耗品的领用应实行登记制度，由专人负责管理，定期对低值易耗品的使用情况进行检查，确保合理使用。十、财务档案管理（一）档案范围财务档案包括会计凭证、账簿、报表、财务预算与决算报告、合同协议、发票、收据等与财务工作相关的资料。（二）档案保管1.财务档案应由专人负责保管，按照档案管理的要求进行分类、整理和归档。2.财务档案应妥善保管，存放地点应安全可靠，防止档案丢失、损坏或泄露。3.财务档案的保管期限应按照国家相关规定执行，期满后如需销毁，应按