卫生院工程采购制度

PAGE卫生院工程采购制度一、总则1.目的本制度旨在规范卫生院工程采购活动，确保采购过程合法、合规、公正、透明，提高资金使用效益，保障工程质量，满足卫生院业务发展和医疗服务需求。2.适用范围本制度适用于卫生院所有工程采购项目，包括新建、改建、扩建、装修、修缮等各类工程项目，以及相关设备、材料的采购。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。公正性原则：采购活动应遵循公平、公正的原则，维护各方合法权益，不得偏袒任何一方。公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。效益性原则：在保证工程质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责1.采购决策机构成立卫生院工程采购领导小组，由院长担任组长，副院长担任副组长，相关职能部门负责人为成员。领导小组负责审议工程采购项目的立项、预算、采购方式等重大事项，做出决策。2.采购执行部门设立专门的采购部门或指定专人负责工程采购的具体实施。采购部门应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规。其主要职责包括：制定采购计划和方案，组织采购活动。收集、整理采购信息，进行市场调研和供应商评估。起草采购文件，组织开标、评标、谈判等采购活动。签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。整理采购档案，妥善保存采购文件和相关资料。3.相关部门职责工程管理部门：负责提出工程建设需求，编制工程建设方案和预算，参与工程采购项目的技术评审和验收工作。财务部门：负责审核工程采购项目的预算和资金安排，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核。审计部门：负责对工程采购项目进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性和采购结果的公正性。三、采购预算管理1.预算编制工程管理部门应根据卫生院业务发展规划和实际需求，提前编制工程采购项目预算。预算编制应遵循科学合理、实事求是、勤俭节约的原则，充分考虑项目的必要性、可行性和经济性。预算内容应包括项目名称、项目内容、工程量清单、单价、总价、资金来源等详细信息。对于大型或复杂的工程采购项目，应进行专项预算评估和论证。2.预算审核财务部门负责对工程采购项目预算进行审核。审核内容包括预算的合理性、准确性、完整性，以及资金安排是否符合卫生院财务状况和相关政策规定。审计部门可对重大工程采购项目预算进行审计监督，提出审计意见和建议。3.预算调整工程采购项目预算一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊原因确需调整预算的，应按照规定程序进行申报和审批。预算调整申请应由工程管理部门提出，说明调整原因、调整内容和调整金额等情况。经采购领导小组审议通过后，报上级主管部门批准。四、采购方式与程序1.采购方式公开招标：适用于达到国家规定规模标准以上的工程采购项目。公开招标应通过法定媒介发布招标公告，吸引潜在供应商参与投标。邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的工程采购项目，或采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的项目，可采用邀请招标方式。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。竞争性谈判：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的工程采购项目，可采用竞争性谈判方式。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判。单一来源采购：只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的工程采购项目，可采用单一来源采购方式。单一来源采购应与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的工程采购项目，可采用询价方式。询价应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。2.采购程序采购申请：工程管理部门根据业务需求，填写工程采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购方式等内容，并提交相关部门审核。采购审批：采购申请表经工程管理部门负责人、财务部门负责人、审计部门负责人审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组应根据项目情况，做出是否批准采购的决定。采购实施：采购部门根据批准的采购申请，按照选定的采购方式组织实施采购活动。采购过程中应严格按照采购文件的要求进行操作，确保采购活动的公正、公平、公开。开标、评标、谈判等：对于公开招标、邀请招标、竞争性谈判等采购方式，应按照规定程序组织开标、评标、谈判等活动。开标应公开进行，接受所有投标人的监督。评标应组建评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。谈判应与供应商进行充分沟通和协商，确定成交供应商。合同签订：采购部门应根据评标结果或谈判结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。合同签订后，应及时报财务部门备案。验收：工程管理部门负责组织对采购项目进行验收。验收应按照合同要求和相关标准进行，确保采购项目的质量和性能符合要求。验收合格后，应出具验收报告。付款：财务部门根据合同约定和验收报告，按照规定程序办理付款手续。付款应严格审核相关凭证，确保资金支付的安全和合规。五、供应商管理1.供应商准入建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入标准。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况，具备履行合同所必需的设备和专业技术能力。采购部门应定期收集供应商信息，建立供应商数据库。对申请准入的供应商，应进行资格审查和实地考察，评估其综合实力和信誉情况。经审核批准的供应商方可进入供应商名单。2.供应商评价与考核采购部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等方面。评价结果应作为供应商续用、淘汰和调整采购份额的依据。建立供应商评价指标体系，采用定量与定性相结合的方式进行评价。评价结果应及时反馈给供应商，并要求其限期整改。对于评价不合格的供应商，应暂停或取消其合作资格。3.供应商激励与约束对表现优秀的供应商，应给予适当的激励措施，如增加采购份额、优先合作、表彰奖励等。激励措施应有助于提高供应商的积极性和服务质量，促进双方长期稳定合作。对违反合同约定或存在其他违规行为的供应商，应采取相应的约束措施，如扣除履约保证金、暂停合作、追究法律责任等。约束措施应严格按照合同约定和法律法规执行，维护卫生院的合法权益。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和行业标准的要求，条款应清晰、准确、完整，避免歧义。采购部门应在合同签订前，将合同草案提交财务部门、审计部门等相关部门审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、合理性、完整性等方面。经审核通过后，方可签订合同。2.合同履行采购部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应及时向供应商支付货款，提供必要的协助和支持。供应商应按时、按质、按量交付采购货物或完成工程建设任务，并提供相应的售后服务。在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。3.合同变更与解除如因特殊原因需要变更或解除采购合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除应符合法律法规和合同约定的要求，不得损害双方的合法权益。采购部门应及时将合同变更或解除情况通知相关部门，并做好相应的记录和档案管理工作。七、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、谈判记录、合同文本、验收报告、付款凭证等相关资料。档案内容应真实、完整、有效，能够反映采购活动的全过程。2.档案整理与归档采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。档案整理应按照时间顺序和类别进行分类，确保档案资料的整齐、规范。归档后的档案应妥善保管，便于查阅和使用。3.档案保管期限采购档案的保管期限应按照国家法律法规和相关规定执行。一般来说，采购档案的保管期限不少于[X]年。保管期限届满后，应按照规定程序进行销毁或移交。八、监督与检查1.内部监督审计部门应定期对工程采购项目进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性和采购结果的公正性。审计内容包括采购项目的立项、预算、采购方式、合同签订、验收付款等环节。财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保资金使用的安全和合规。财务部门应定期对采购项目的资金使用情况进行检查，发现问题及时督促整改。采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督。采购人员应严格遵守采购制度和工作纪律，不得违规操作或谋取私利。2.外部监督卫生院应主动接受上级主管