现金发放不符合财务制度

PAGE现金发放不符合财务制度一、总则1.目的为规范公司财务管理，确保财务活动合法、合规、有序进行，防范财务风险，保障公司及全体员工的利益，特制定本规定，明确现金发放不符合财务制度的相关事宜。2.适用范围本规定适用于公司内部所有涉及现金发放的业务活动，包括但不限于员工工资、奖金、福利、补贴等款项的发放，以及其他与现金支付相关的财务事项。3.基本原则公司现金发放应严格遵循国家法律法规、财经纪律以及相关行业标准，坚持合法性、准确性、及时性和安全性的原则。确保现金发放过程透明、公正，杜绝违规操作和财务漏洞。二、现金发放的范围界定1.允许现金发放的情况根据国家法律法规及公司相关规定，在特定情形下，经公司管理层审批同意，可以进行现金发放。例如，员工因特殊原因无法通过银行转账方式领取工资，如本人书面申请并提供合理证明，经所在部门负责人、人力资源部门及财务部门审核批准后，可采用现金发放。对于一些小额的临时性费用报销，如办公用品采购、差旅费中的零星支出等，在符合公司费用报销制度且金额较小的情况下，可使用现金支付。但需注意，此类现金支付应严格按照审批流程执行，确保支出合理、合规。2.限制现金发放的情况除上述允许的特殊情况外，公司应尽量通过银行转账等非现金方式进行款项发放。严禁随意扩大现金发放的范围，避免现金发放带来的管理风险和财务隐患。对于涉及金额较大的款项支付，如大额奖金发放、项目款项结算等，原则上不得采用现金发放方式。应通过银行转账将款项直接支付到相关人员或单位的银行账户，以确保资金流转的安全和可追溯性。三、现金发放的审批流程1.申请环节当出现需要现金发放的情况时，相关部门或个人应填写现金发放申请表。申请表应详细注明现金发放的事由、金额、发放对象等信息，并提供必要的证明材料。申请部门负责人应对申请表进行审核，确认申请事项的真实性、合理性，并签署审核意见。审核通过后，将申请表提交至人力资源部门（涉及员工薪酬福利等）或相关业务主管部门（涉及其他费用支出）。2.审核环节人力资源部门或相关业务主管部门收到申请表后，应根据公司政策和相关规定进行再次审核。重点审核发放事项是否符合公司制度、金额计算是否准确、发放对象是否正确等。对于涉及薪酬福利的现金发放申请，人力资源部门应核对员工考勤、绩效等相关信息，确保发放金额准确无误。审核无误后，在申请表上签署审核意见，并提交至财务部门。3.财务审核环节财务部门收到申请表后，对现金发放的合规性、资金来源及支付能力进行严格审核。检查申请事项是否符合财务制度规定，是否有足够的现金储备用于发放，以及相关手续是否齐全。财务人员应核对申请表中的金额与相关账目记录是否一致，如有疑问应及时与申请部门沟通核实。审核通过后，财务负责人在申请表上签署审批意见。4.管理层审批环节根据公司规定，对于一定金额以上的现金发放申请，需提交公司管理层进行审批。管理层应综合考虑公司财务状况、业务需求、风险因素等，对申请事项进行全面评估。经管理层审批同意后，申请表方可生效，作为现金发放的依据。管理层审批意见应明确记录在申请表上，以备后续查阅和审计。四、现金发放的操作规范1.现金提取如需提取现金用于发放，财务人员应提前按照公司现金管理规定，填写现金支票或办理现金支取手续。现金提取金额应根据实际发放需求合理确定，避免过度提取现金导致资金闲置或安全风险增加。在提取现金过程中，财务人员应严格遵守银行现金管理规定，确保现金提取过程安全、顺利。提取的现金应及时妥善保管，存放在公司指定的安全地点，如保险柜等。2.现金发放现金发放应在公司指定的办公地点或安全场所进行，确保发放过程的公开、透明。发放现场应安排专人负责监督，防止出现错发、漏发或其他违规行为。发放人员应按照已审批的申请表，逐一核对发放对象的身份信息，确保现金发放到正确的人员手中。发放过程中，应要求领取人签字确认，签字记录应妥善保存，作为现金发放的原始凭证。对于多人集中发放现金的情况，应制定详细的发放计划和流程，确保发放秩序井然，避免出现混乱和安全事故。发放结束后，应对剩余现金进行清点核对，确保账实相符，并及时将现金交回保险柜妥善保管。五、现金发放的记录与存档1.记录要求财务部门应建立完善的现金发放记录台账，详细记录每一笔现金发放的日期、金额、发放对象、事由、审批单号等信息。台账应按照时间顺序进行登记，确保记录清晰、准确、完整。现金发放记录应采用电子和纸质两种形式保存。电子记录应定期进行备份，防止数据丢失。纸质记录应装订成册，妥善保管，以备查阅和审计。2.存档管理与现金发放相关的申请表、审批文件、证明材料等原始凭证应按照档案管理规定进行分类整理、归档保存。档案保存期限应符合国家法律法规和公司内部规定要求，一般为[X]年。档案管理人员应定期对现金发放档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。如有需要查阅档案，应按照规定办理借阅手续，并在规定时间内归还。六、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对现金发放业务进行审计检查，重点审查现金发放是否符合财务制度规定、审批流程是否执行到位、记录是否准确完整等。审计人员应通过查阅相关文件、记录，实地盘点现金库存，与相关人员进行访谈等方式，对现金发放业务进行全面审计。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务自查财务部门应定期开展现金发放业务的自查工作，对现金发放的合规性、准确性进行自我检查和评估。自查内容包括现金发放范围是否合规、审批流程是否顺畅、操作是否规范、记录是否完整等。财务人员在自查过程中发现问题应及时进行整改，并将自查情况形成报告提交给财务负责人。财务负责人应根据自查报告，对存在的问题进行分析总结，制定相应的改进措施，不断完善现金发放管理工作。3.外部监管检查公司应积极配合国家相关监管部门的检查工作，如实提供与现金发放业务有关的资料和信息。对于监管部门提出的意见和要求，应认真落实整改，确保公司现金发放业务符合法律法规和监管要求。关注国家政策法规的变化，及时调整公司现金发放管理规定，以适应外部监管环境的要求。加强与监管部门的沟通与交流，及时了解监管动态，避免因政策理解偏差导致违规行为的发生。七、违规处理1.违规行为界定凡违反本规定进行现金发放的行为，均属于违规行为。包括但不限于未经审批擅自进行现金发放、扩大现金发放范围、未按规定流程操作、现金发放记录不完整或虚假记录等。对于因违规现金发放导致公司财务损失、资金安全受到威胁、违反法律法规等严重后果的行为，将视情节轻重追究相关责任人的责任。2.处理措施对于发现的违规现金发放行为，公司将责令相关责任人立即整改，并采取相应的纠正措施。如追回违规发放的现金、补充完善相关手续等。根据违规行为的情节轻重，对相关责任人给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降职、撤职等。对于因违规行为给公司造成经济损失的，应责令责任人承担相应的赔偿责任。对于涉嫌违法犯罪的违规行为，公司