卫生院采购制度

PAGE卫生院采购制度一、总则1.目的为加强卫生院采购工作的管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，提高采购资金使用效益，保障卫生院医疗业务的正常开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院内所有采购活动，包括医疗设备、药品、耗材、办公用品、后勤物资等各类物资及服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，保证采购结果公正合理。效益原则：在保证质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的物资和服务，以保障医疗安全和服务质量。二、采购组织与职责1.采购管理委员会组成：由卫生院领导班子成员、相关职能科室负责人、临床专家等组成。职责审议采购政策、制度和流程。审定采购计划和预算。对重大采购项目进行决策，包括采购方式的确定、供应商的选择等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购部门人员配备：设采购主管一名，采购专员若干名。职责负责具体采购业务的实施，包括编制采购计划、发布采购信息、组织采购谈判、签订采购合同等。收集、整理供应商信息，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。跟踪采购合同执行情况，协调处理合同履行过程中的问题，确保采购物资按时、按质、按量供应。负责采购文件的整理、归档和保管，配合相关部门进行采购审计和监督检查。3.需求部门职责根据卫生院业务发展和实际需求，提出物资和服务的采购申请，明确采购规格、数量、质量要求等。参与采购项目的技术谈判和验收工作，提供技术支持和质量反馈。协助采购部门对采购物资和服务进行使用跟踪和评估，提出改进建议。三、采购预算管理1.预算编制采购部门应根据卫生院年度工作计划和业务发展需求，会同财务部门及相关需求部门，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和时间要求报送采购管理委员会审议。采购预算应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购资金合理安排，避免盲目采购和资金浪费。2.预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序报采购管理委员会审批，并及时通知财务部门进行相应调整。四、采购流程1.采购申请需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购金额、申请理由等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购部门。对于紧急采购项目，需求部门应在申请表中注明紧急情况及预计到货时间，采购部门应优先处理。2.采购审批采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。根据采购金额大小，按照以下审批流程进行：采购金额在[X]元以下的，由采购主管审批。采购金额在[X]元至[X]元之间的，经采购主管审核后，报分管领导审批。采购金额在[X]元以上的，经采购主管和分管领导审核后，提交采购管理委员会审议批准。3.采购实施采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法规要求进行，通过法定媒介发布招标公告，吸引符合条件的供应商参与投标。邀请招标应选择不少于三家具备相应资质和能力的供应商发出投标邀请书。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的、不能事先计算出价格总额的项目。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购文件编制根据选定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、验收标准、售后服务等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。供应商选择与采购谈判采购部门通过多种渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。对报名参加采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面。组织采购谈判，与符合资格要求的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，争取最优采购条件。在谈判过程中，采购人员应保持公正、公平的态度，不得与供应商串通谋取不正当利益。采购合同签订根据采购谈判结果，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。4.采购验收采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量控制部门做好验收准备工作。需求部门和质量控制部门按照采购合同及相关标准对采购物资进行验收，验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、性能等方面。验收合格后，验收人员应填写《采购验收单》，并签字确认。如发现物资存在质量问题或与合同约定不符，应及时通知采购部门与供应商协商解决。采购部门应跟踪采购物资的验收情况，督促供应商及时处理验收不合格问题。对于多次验收不合格的供应商，应按照合同约定进行处罚，并考虑终止合作关系。5.采购付款采购物资验收合格后，采购部门应及时整理采购文件、验收单等相关资料，提交财务部门办理付款手续。财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，对供应商进行付款。付款前，财务部门应审核采购资料的完整性和合规性，确保付款依据充分、手续齐全。对于预付款、分期付款等特殊付款方式，财务部门应严格按照合同约定进行控制和管理，防范财务风险。五、供应商管理1.供应商准入采购部门建立供应商准入制度，明确供应商准入条件，包括具有合法经营资质、良好的商业信誉、较强的生产或供应能力、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善等方面。供应商申请准入时，应向采购部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证证书、业绩证明、售后服务承诺等相关资料。采购部门对供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商的生产经营情况，符合准入条件的供应商纳入供应商档案管理。2.供应商评估与考核采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。采用定性与定量相结合的方式对供应商进行评价，设定评价指标和权重，计算供应商的综合得分。根据评估结果，将供应商分为优秀、良好及合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，在同等条件下给予优先合作机会；对于不合格供应商，及时采取警告、暂停合作、终止合作等措施。3.供应商动态管理采购部门建立供应商信息动态更新机制，及时收集供应商的经营状况变化、产品质量改进、售后服务情况等信息。对于供应商的重大变化，如企业改制、经营范围调整、法定代表人变更等，采购部门应及时进行调查核实，并评估对采购业务的影响。根据供应商动态管理情况，适时调整供应商等级和合作策略，确保供应商队伍的稳定性和可靠性。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、质量风险、价格风险及合同风险等。针对识别出的风险因素，评估其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险应对措施市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研，及时掌握物资价格波动和供应情况变化趋势，合理安排采购计划，采取适当的采购策略，如套期保值、签订长期合同等，降低市场风险。质量风险应对：加强对供应商的质量管理，严格审核供应商资质和产品质量认证，签订质量保证条款，加强采购物资的验收环节，确保采购物资质量符合要求。价格风险应对：通过招标、谈判等多种采购方式，引入竞争机制，争取合理的采购价格。同时，定期对采购价格进行分析比较，评估价格合理性，及时调整采购策略。合同风险应对：规范采购合同签订流程，明确合同条款，加强合同审核和管理。在合同履行过程中，严格按照合同约定进行监督和检查，及时处理合同纠纷，防范合同风险。七、采购监督与审计1.内部监督卫生院内部审计部门定期对采购活动进行监督检查，审查采购项目的合法性、合规性、合理性及采购程序的执行情况。采购管理委员会应加强对采购活动的监督，定期听取采购工作汇报，对重大采购项目进行专项监督检查。需求部门和财务部门应密切配合，对采购物资的使