卫生耗材采购管理制度

PAGE卫生耗材采购管理制度一、总则1.目的为加强公司卫生耗材采购管理，规范采购行为，确保采购的卫生耗材符合质量要求，满足公司业务需求，同时保障采购过程的公开、公平、公正，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有卫生耗材的采购活动，包括但不限于医用耗材、清洁卫生耗材等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商提供的卫生耗材，以保障公司业务的正常开展和使用人员的安全。效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督，确保采购信息的真实性和准确性。二、采购计划与预算管理1.采购需求预测各部门应根据业务发展规划、工作实际需求，定期对卫生耗材的使用情况进行统计分析，提前预测采购需求，填写《卫生耗材采购需求预测表》，详细列出所需耗材的名称、规格、数量、预计使用时间等信息，并提交至采购部门。2.采购计划制定采购部门根据各部门提交的采购需求预测表，结合库存情况，综合平衡后制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、预算金额等内容，并报相关领导审批。3.采购预算管理财务部门负责根据采购计划编制采购预算，明确各项采购费用的预算额度。采购预算应严格控制在公司核定的财务预算范围内，确保采购活动的资金保障。在采购过程中，如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照公司预算调整的相关规定执行。三、供应商管理1.供应商筛选与评估建立供应商信息库：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。信息库应包含供应商的基本信息、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等内容。供应商筛选：采购部门根据卫生耗材的采购需求和质量要求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商。对潜在供应商进行初步调查，了解其资质、信誉、生产经营状况等情况，排除不符合要求的供应商。供应商评估：采购部门会同质量控制部门、使用部门等相关人员组成评估小组，对筛选后的供应商进行实地考察和综合评估。评估内容包括供应商的质量管理体系、生产设备、生产工艺、原材料采购渠道、产品质量检测报告、售后服务承诺等方面。评估小组根据评估结果对供应商进行打分，按照得分高低确定合格供应商名单。2.供应商准入与退出机制供应商准入：经评估合格的供应商，由采购部门与其签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务，包括产品质量标准、价格条款、交货期、售后服务等内容。供应商正式成为公司卫生耗材的合格供应商后，方可参与公司的采购活动。供应商退出：如供应商出现以下情况之一，采购部门应及时与其终止合作关系，将其从合格供应商名单中剔除：提供的产品质量不符合合同约定或相关行业标准，经多次整改仍无法达到要求的；交货期严重延误，影响公司正常业务开展的；售后服务不到位，客户投诉较多且处理不及时的；存在商业贿赂等违法违规行为的；其他不符合合作要求的情况。四、采购流程管理1.采购申请各部门根据实际需求，填写《卫生耗材采购申请表》，详细说明采购项目、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字确认后提交至采购部门。采购申请表应附相关的技术要求或规格说明等资料，以便采购部门准确理解采购需求。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购申请的必要性、合理性、合规性进行审核。审核通过后，将采购申请表提交至相关领导审批。审批流程如下：采购金额在[X]元以下的，由采购部门负责人审批；采购金额在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；采购金额在[X]元以上的，由总经理审批。3.采购实施询价与报价：采购部门根据采购审批结果，向合格供应商发出询价函，要求供应商提供产品报价、交货期、售后服务等信息。采购部门收到供应商报价后，对各供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、产品质量可靠、信誉良好的供应商作为候选供应商。谈判与合同签订：采购部门与候选供应商就采购价格、产品质量、交货期、售后服务等条款进行谈判，达成一致意见后签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保采购活动的顺利进行。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门做好收货、验收等准备工作。4.采购验收到货通知：采购部门在采购合同约定的交货期前，及时通知使用部门做好收货准备。使用部门应安排专人负责收货，并在收到供应商送货通知后，确认货物的名称、规格、数量、型号等信息与采购合同一致。验收标准：质量控制部门根据卫生耗材的相关行业标准、采购合同要求及公司内部规定，制定详细的验收标准。验收标准应明确产品的外观、尺寸、性能、质量等方面的要求。验收程序：使用部门在收到货物后，按照验收标准对货物进行初步验收。初步验收合格后，填写《卫生耗材验收单》，并提交至质量控制部门进行专业验收。质量控制部门对货物进行严格检验，如发现质量问题或与合同约定不符的情况，应及时通知采购部门与供应商协商解决。验收合格的货物，由质量控制部门在验收单上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的货物，采购部门应及时与供应商沟通，要求其更换或退货，并做好相关记录。5.采购付款付款申请：采购部门在收到验收合格的发票及相关凭证后，填写《卫生耗材采购付款申请表》，详细说明采购项目、采购金额、付款方式、发票号码等信息，并提交至财务部门。付款申请表应附采购合同、验收单、发票等相关资料，作为付款依据。付款审批：财务部门对付款申请进行审核，核实采购业务的真实性、合法性及发票的合规性等。审核通过后，将付款申请表提交至相关领导审批。付款审批流程与采购审批流程一致。付款执行：财务部门根据领导审批结果，按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款过程中，财务部门应严格遵守财务管理制度，确保资金支付的安全、准确。五、采购风险管理1.质量风险建立质量风险管理机制：采购部门会同质量控制部门、使用部门等相关人员，定期对采购的卫生耗材质量进行跟踪评估，及时发现和解决质量问题。建立质量反馈机制，鼓励使用人员反馈卫生耗材的质量问题，以便及时采取措施进行改进。加强供应商质量管理：采购部门应与供应商签订质量保证协议，明确供应商对产品质量的责任。要求供应商提供产品质量检测报告、质量认证证书等资料，确保所采购的卫生耗材符合质量要求。定期对供应商进行质量审计，监督其质量管理体系的运行情况，促使供应商不断提高产品质量。2.价格风险市场价格监测：采购部门应密切关注卫生耗材市场价格动态，定期收集市场价格信息，分析价格走势。建立价格预警机制，当市场价格出现异常波动时，及时发出预警信号，为采购决策提供参考依据。合理定价与价格谈判：采购部门在采购过程中，应充分了解市场行情，与供应商进行合理的价格谈判，争取有利的采购价格。同时，通过与多家供应商询价、比较，选择性价比最优的产品，降低采购成本。对于价格波动较大的卫生耗材，可采用套期保值等方式进行价格风险管理。3.交货风险供应商交货期管理：采购部门应与供应商在采购合同中明确交货期，并要求供应商提供详细的交货计划。定期跟踪供应商的生产进度和交货情况，及时协调解决可能出现的交货延迟问题。对于因供应商原因导致的交货延迟，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。建立应急采购机制：为应对可能出现的交货风险，公司应建立应急采购机制。当供应商出现重大生产事故、不可抗力等原因导致无法按时交货时，采购部门能够迅速启动应急采购程序，从其他合格供应商处采购所需卫生耗材，确保公司业务不受影响。六、采购监督与审计1.内部监督采购部门自查：采购部门应定期对采购活动进行自查，检查采购流程是否规范、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。对自查中发现的问题，及时进行整改，并将整改情况报告给相关领导。内部审计监督：公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性等方面。审计内容包括采购计划的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况、供应商管理情况等。审计部门根据审计结果出具审计报告，提出审计意见和建议，督促采购部门改进工作。2.外部监督接受监管部门检查：公司应积极配合国家相关监管部门对卫生耗材采购活动的检查，如实提供采购资料和信息，接受监管部门的监督和指导。对于监管部门提出的问题和整改要求，公司应认真落实，及时整改到位。社会监督：公司应建立健全社会监督机制，接受社会公众的监督