行政运营管理制度

PAGE行政运营管理制度一、总则（一）目的本行政运营管理制度旨在规范公司行政运营管理工作，提高行政工作效率，确保公司各项行政事务的顺利开展，为公司的稳定发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及与公司行政运营相关的各类事务。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保公司行政运营活动合法合规。2.高效性原则：优化行政流程，提高工作效率，减少不必要的环节和延误。3.规范化原则：建立健全各项行政管理制度和流程，实现行政工作的标准化、规范化。4.服务性原则：以服务公司员工和业务发展为宗旨，提供优质、高效的行政服务。二、行政组织架构与职责（一）行政部门组织架构行政部门设部门经理一名，下辖行政专员、后勤专员、档案管理员等岗位。（二）各岗位职责1.部门经理全面负责行政部门的日常管理工作，制定部门工作计划和目标，并组织实施。协调行政部门与其他部门之间的工作关系，确保行政工作与公司整体业务的顺畅衔接。负责行政费用的预算编制、控制和审核，合理安排行政资源。对行政部门员工进行培训、考核和激励，提升团队整体素质和工作绩效。2.行政专员负责公司各类文件、通知、报告等的起草、审核、印发和归档工作。安排公司会议、活动的筹备和组织工作，包括场地布置、会议资料准备、人员通知等。负责公司办公用品、设备的采购、管理和发放工作，建立相应的台账。协助处理公司对外联络事务，如接待来访客人、安排商务出行等。3.后勤专员负责公司办公区域的环境卫生维护，制定卫生清洁标准和计划，并监督执行。管理公司的水电、空调等设施设备，确保正常运行，及时处理设施设备故障。负责公司车辆的调度、维护和管理工作，保障车辆安全和正常使用。负责公司食堂、宿舍等后勤保障工作的管理和协调，提高员工生活质量。4.档案管理员负责公司各类档案资料的收集、整理、归档和保管工作，建立完善的档案管理体系。制定档案查阅、借阅制度，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案安全。定期对档案进行清查、盘点，确保档案资料的完整性和准确性，并做好档案信息化管理工作。三、行政工作流程与规范（一）文件管理流程1.文件起草：各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合公司政策和相关法律法规要求，语言表达准确、清晰。2.文件审核：起草完成的文件提交至部门负责人进行审核，审核重点包括文件内容的准确性、合规性、逻辑性以及格式规范等。3.文件会签：涉及多个部门的文件，需进行会签。会签部门应认真审阅文件内容，提出意见和建议，并签字确认。4.文件签发：审核通过的文件，按照公司文件签发权限规定，由相应领导进行签发。5.文件印发：行政专员根据签发后的文件进行排版、印刷，并按照规定的范围进行发放。发放时应做好签收记录。6.文件归档：文件印发后，行政专员及时将文件原件及相关电子文档进行归档保存，确保文件资料的完整性和可查性。（二）会议管理流程1.会议计划：各部门提前将需要召开的会议信息提交至行政部门，行政部门汇总后制定公司月度会议计划，明确会议名称、时间、地点、参会人员、会议主题等内容。2.会议筹备：行政专员根据会议计划进行会议筹备工作，包括确定会议场地、准备会议资料（如会议议程、汇报材料等）、通知参会人员等。对于重要会议，需提前进行场地布置和设备调试。3.会议组织：会议开始前，行政专员负责签到、发放会议资料等工作。会议期间，做好会议记录，记录会议讨论内容、决议事项等。4.会议纪要：会议结束后，行政专员及时整理会议纪要，经会议主持人审核后，发送给参会人员及相关部门，并进行存档。会议纪要应准确概括会议主要内容和决议，明确责任人和完成时间。5.会议跟进：相关部门按照会议决议事项进行工作落实，行政部门负责对决议事项的执行情况进行跟踪和督促，确保会议精神得到有效贯彻。（三）办公用品管理流程1.需求申报：各部门根据工作需要，定期向行政部门申报办公用品需求。申报内容应包括办公用品名称、规格、数量等详细信息。2.采购审批：行政专员对各部门申报的办公用品需求进行汇总整理，根据库存情况提出采购建议，报部门经理审批后进行采购。对于金额较大的办公用品采购，需按照公司采购管理制度进行审批。3.采购执行：行政专员按照审批后的采购计划，选择合适的供应商进行采购。采购过程中应严格把控质量，确保所采购的办公用品符合公司要求。4.验收入库：办公用品到货后，行政专员会同相关人员进行验收。验收内容包括数量、规格、质量等方面，验收合格后办理入库手续，并更新办公用品库存台账。5.领用发放：员工根据工作需要到行政部门领用办公用品，行政专员按照规定的领用标准进行发放，并做好领用登记。对于贵重办公用品，实行限量领用和审批制度。6.库存盘点：行政部门定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。如发现库存短缺或积压等情况，及时分析原因并采取相应措施进行处理。（四）车辆管理流程1.车辆调度：行政部门根据公司业务需要，统一调度公司车辆。各部门如需使用车辆应提前向行政部门提交用车申请，注明用车时间、地点、事由等信息。2.派车审批：行政专员对用车申请进行审核，根据车辆使用情况和优先级进行派车安排，并报部门经理审批。对于紧急用车需求，应优先安排。3.车辆使用：驾驶员接到派车任务后，提前做好车辆检查和准备工作，按时到达指定地点接送人员。在车辆使用过程中，驾驶员应严格遵守交通规则，确保行车安全。4.车辆维护：行政部门制定车辆维护计划，定期对车辆进行保养和维修。驾驶员发现车辆故障应及时报告，行政部门安排维修人员进行维修，并做好维修记录。5.费用报销：车辆使用过程中产生的费用，如燃油费、停车费、维修费等，驾驶员应及时收集相关票据，按照公司费用报销制度进行报销。行政部门定期对车辆费用进行统计和分析，控制车辆使用成本。（五）档案管理流程1.档案收集：各部门在工作过程中形成的各类文件、资料、记录等应及时整理并移交至档案管理员。档案管理员负责定期对各部门移交的档案进行收集和核对，确保档案资料的完整性。2.档案整理：档案管理员按照档案分类标准对收集到的档案进行整理。整理内容包括文件的分类、编号、装订、编目等，确保档案资料便于查找和管理。3.档案归档：整理好的档案按照档案保管期限和类别进行归档存放。档案管理员应建立档案索引和目录，便于快速检索和查阅档案。4.档案查阅：公司员工因工作需要查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理员处查阅。档案管理员应严格按照查阅制度提供档案，并做好查阅记录。5.档案借阅：因特殊原因需要借阅档案的，需填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅人应妥善保管档案，不得擅自转借、复印或涂改档案内容。6.档案保管：档案管理员负责档案的日常保管工作，确保档案存放环境安全、整洁，防止档案损坏、丢失或泄密。定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时处理。7.档案销毁：对于已过保管期限或无保存价值的档案，档案管理员应按照规定的程序进行销毁。销毁前需编制档案销毁清单，经相关部门负责人审批后，由专人负责监督销毁过程，并做好销毁记录。四、行政费用管理（一）费用预算编制行政部门根据公司年度工作计划和业务发展需求，编制行政费用预算。预算内容包括办公用品费用、办公设备购置费用、车辆费用、会议费用、接待费用、通讯费用等各项行政费用明细。费用预算应充分考虑各项费用的历史支出情况和未来发展趋势，确保预算的合理性和准确性。（二）费用审批与控制1.行政费用支出实行审批制度。所有行政费用报销需填写费用报销单，并附上相关发票、清单等凭证，按照公司费用报销审批流程进行审批。审批人应严格审核费用支出的合理性、真实性和合规性，确保费用支出符合公司规定和预算安排。2.行政部门应定期对行政费用支出情况进行统计和分析，及时发现费用支出异常情况，并采取相应措施进行控制。如发现某项费用超出预算，应及时查明原因，提出改进措施，确保行政费用控制在预算范围内。（三）费用报销流程1.费用发生后，经办人应及时收集相关发票和凭证，并按照公司财务制度要求进行整理和粘贴。填写费用报销单，注明费用明细、金额、报销事由等信息。2.将费用报销单提交至部门负责人进行初审，部门负责人应审核费用的真实性和合理性，签字确认后提交至财务部门。3.财务部门对费用报销单进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、报销金额是否符合规定、报销手续是否齐全等。审核通过后，报公司领导审批。4.公司领导根据审批权限对费用报销进行审批。审批通过后，财务部门按照规定的时间和方式进行付款。五、行政资产管理（一）办公设备管理1.行政部门负责公司办公设备的采购、配置、登记、维护和管理工作。根据公司业务需求和员工工作需要，合理配置办公设备，确保办公设备满足工作要求。2.办公设备采购应按照公司采购管理制度进行，选择合适的供应商和产品。采购过程中应注重设备的质量、性能和售后服务。3.办公设备到货后，行政部门应及时组织验收，建立办公设备台账，记录设备名称、型号、规格、购置时间、使用部门等信息。各部门应妥善使用和保管办公设备，不得擅自转借、挪用或损坏办公设备。如发现设备故障或损坏，应及时通知行政部门进行维修。行政部门定期对办公设备进行检查和维护，确保设备正常运行。4.对于已达到使用年限或无使用价值的办公设备，行政部门应按照规定的程序进行报废处理。报废处理前需进行鉴定和审批，报废设备应及时清理并做好记录。（二）固定资产管理1.公司固定资产包括房屋建筑物、机器设备、运输工具、电子设备等。行政部门负责固定资产的登记、入账、清查、盘点等管理工作。2.固定资产购置应按照公司固定资产管理制度进行审批和采购。购置后，行政部门应及时办理固定资产入账手续，建立固定资产卡片，详细记录固定资产的基本信息、购置时间、使用部门、折旧情况等。3.行政部门定期组织固定资产清查和盘点工作，确保固定资产账实相符。清查盘点过程中发现的固定资产盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，按照规定的程序进行处理，并调整固定资产账目。4.固定资产折旧按照公司财务制度规定的方法和年限进行计提。行政部门应定期核对固定资产折旧计提情况，确保折旧计提准确无误。5.对于闲置或不需用的固定资产，行政部门应及时进行调剂或处置，提高固定资产使用效率，减少资产闲置浪费。（三）低值易耗品管理1.低值易耗品是指单位价值较低、使用期限较短的物品，如文具、工具、劳保用品等。行政部门负责低值易耗品的采购、保管和发放管理工作。2.低值易耗品采购应根据公司实际需求，合理确定采购数量和品种。采购过程中应选择质量可靠、价格合理且信誉良好的供应商。采购后，行政部门应及时办理入库手续，并建立低值易耗品台账。3.各部门根据工作需要到行政部门领用低值易耗品，行政部门按照规定的领用标准进行发放，并做好领用登记。低值易耗品领用后，使用部门应妥善保管，节约使用，避免浪费。4.行政部门定期对低值易耗品库存进行盘点，确保账实相符。如发现库存短缺或积压等情况，应及时分析原因并采取相应措施进行处理。六、行政后勤保障（一）办公环境管理1.行政部门负责公司办公区域的环境卫生管理，制定办公区域卫生标准和清洁计划。定期组织清洁人员对办公区域进行清扫、消毒，保持办公环境整洁、舒适。2.加强对办公区域设施设备的维护和管理，确保水电、空调、电梯等设施设备正常运行安全。行政部门定期安排专业人员对设施设备进行检查和维护，及时处理设施设备故障和隐患。3.合理规划办公区域布局，确保办公空间的合理利用。根据公司业务发展和人员变动情况，及时调整办公区域，满足员工工作需求。4.加强办公区域的安全管理，制定安全管理制度和应急预案。配备必要的安全设施设备，如消防器材、监控设备等。定期组织安全检查和培训，提高员工的安全意识和应急处理能力，确保办公区域的安全。（二）食堂管理1.行政部门负责公司食堂的管理工作，制定食堂管理制度和服务标准。选择有资质、信誉好的餐饮公司为员工提供餐饮服务，并对餐饮公司的服务质量进行监督和考核。2.食堂应注重食品卫生安全，严格遵守食品加工、储存、销售等环节的卫生标准和操作规范。加强对食材采购、加工过程的监管，确保食品安全。3.合理安排食堂菜品供应，注重营养搭配和口味多样化。定期收集员工对食堂菜品的意见和建议，及时调整菜品供应，提高员工满意度。4.加强食堂工作人员的管理和培训，提高服务意识和业务水平。食堂工作人员应遵守食堂管理制度，为员工提供优质、热情、周到的服务。（三）宿舍管理1.对于为员工提供宿舍的公司，行政部门负责宿舍的管理工作。制定宿舍管理制度，明确住宿人员的权利和义务，规范宿舍使用行为。2.加强宿舍安全管理，配备必要的安全设施设备，如门禁系统、消防器材等。定期组织宿舍安全检查，及时消除安全隐患，确保住宿人员的人身和财产安全。3.做好宿舍环境卫生管理工作，定期组织清洁人员对宿舍公共区域进行清扫、消毒