财务制度物资申请流程

PAGE财务制度物资申请流程总则1.目的本流程旨在规范公司物资申请行为，确保物资采购与使用的合理性、合规性，有效控制公司成本，保障公司各项业务的顺利开展。2.适用范围本流程适用于公司内各部门因业务开展所需物资的申请、采购及管理。3.基本原则预算控制原则：物资申请应严格遵循公司预算安排，确保申请费用在预算范围内。按需申请原则：各部门应根据实际业务需求，合理申请物资，避免浪费。审批规范原则：物资申请需按照规定的审批流程进行，确保审批过程公正、透明。物资分类及定义1.固定资产指使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上（一般为[X]元），并且在使用过程中保持原有物质形态的资产，包括房屋建筑物、机器设备、运输工具等。2.低值易耗品指单位价值较低、使用期限较短的物品，如办公桌椅、文件柜、工具等。一般单位价值在[X]元至[X]元之间，使用期限在一年以内。3.办公用品指日常办公所需的各类物品，如文具、纸张、墨盒、硒鼓等。4.业务耗材指因业务开展需要消耗的各类材料，如生产原料、印刷耗材、实验试剂等。物资申请流程1.申请部门填写申请表各部门根据业务需求，填写《物资申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、申请理由、预计使用时间等信息。对于固定资产和价值较高的低值易耗品申请，需提供详细的购置必要性说明及使用计划。2.部门负责人审核部门负责人对申请表内容进行审核，确认申请物资与部门业务需求相符，数量合理，预计使用时间明确。审核通过后，在申请表上签字并注明审核意见。3.财务部门审核预算财务部门收到申请表后，首先核对申请物资是否在部门预算范围内。如申请费用超出预算，财务部门应与申请部门沟通，协商调整申请内容或申请追加预算。审核通过后，财务部门在申请表上签字并注明预算审核情况。4.采购部门评估采购可行性采购部门根据申请表内容，评估物资采购的可行性，包括市场供应情况、价格合理性、采购周期等。对于特殊规格或定制的物资，采购部门需与供应商进行沟通，确保能够按时、按质采购到所需物资。采购部门在申请表上签字并注明采购评估意见。5.分管领导审批分管领导对物资申请进行全面审批，综合考虑业务需求、预算情况、采购可行性等因素。对于重大物资采购申请，分管领导可组织相关部门进行专题讨论，做出决策。审批通过后，分管领导在申请表上签字。6.总经理审批（根据金额权限）根据公司规定的金额审批权限，超过一定金额的物资申请需报总经理审批。总经理从公司整体战略和资源配置角度进行审批，确保物资申请符合公司利益。审批通过后，总经理在申请表上签字。7.采购执行经各级审批通过后，采购部门按照审批确定的物资规格、数量、价格等信息进行采购。采购人员应选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购过程合法合规。采购部门负责跟踪采购进度，及时协调解决采购过程中出现的问题。8.物资验收物资到货后，采购部门通知申请部门、使用部门及相关人员进行验收。验收人员按照采购合同及相关标准对物资的数量、规格、质量等进行检查。验收合格后，验收人员在《物资验收单》上签字确认。如发现物资存在问题，应及时与供应商沟通协商解决。9.入库管理验收合格的物资由仓库管理人员办理入库手续，填写《物资入库单》，注明物资名称、规格型号、数量、入库日期等信息。仓库管理人员按照物资类别、存放地点进行分类存放，确保物资存储安全、有序。10.领用发放使用部门根据实际需要填写《物资领用单》，注明领用物资名称、规格型号、数量、领用用途等信息。仓库管理人员根据审批后的《物资领用单》进行物资发放，并在《物资领用单》上签字。对于固定资产和低值易耗品的领用，仓库管理人员应做好领用登记，建立资产台账，记录资产的领用、使用、维修、报废等情况。预算管理1.预算编制各部门应于每年末根据下一年度业务发展计划，编制本部门物资采购预算，详细列出各类物资的名称、规格型号、数量、预计采购金额等。预算编制应充分考虑业务需求的合理性和市场价格波动因素，确保预算准确、可靠。各部门将编制好的物资采购预算报财务部门汇总审核。2.预算审核与调整财务部门对各部门上报的物资采购预算进行审核，综合考虑公司整体预算安排、资金状况等因素，提出审核意见。对不符合预算管理要求的部分，反馈给申请部门进行调整。在预算执行过程中，如因业务发展需要确需调整物资采购预算，申请部门应填写《预算调整申请表》，说明调整原因、调整内容及预计增加或减少的金额。预算调整申请经部门负责人、财务部门、分管领导审核，总经理审批通过后，方可进行预算调整。监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对物资申请流程及物资采购、使用情况进行审计监督，检查物资申请是否符合规定流程，采购是否合规，物资使用是否合理有效等。2.定期盘点仓库管理人员应定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。盘点结果应形成《物资盘点报告》，上报财务部门及相关领导。3.违规处理对于违反物资申请流程、预算管理规定或存在浪费、滥用物资等行为的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的