纺织公司档案借阅管理办法

纺织公司档案借阅管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》（国家档案局令第15号）、《纺织工业档案管理办法》（工信部联档案〔2020〕23号）、《国际档案大会档案管理原则》（UNIDOC/CONF/2010/6）等法律法规、行业标准及国际公约制定，符合企业“价值创造、风险防控、效率提升”的核心导向，适配数字化转型与国际化经营需求。

1.1.2制定目的

针对纺织公司档案借阅管理中存在的流程不规范、风险隐患突出、信息利用效率低下等问题，通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现档案借阅行为的合规化、标准化、精细化，防范泄密、丢失、损坏等风险，提升档案信息支撑业务决策的价值贡献。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司总部各部门、分子公司、境外分支机构所有纸质及电子档案的借阅活动，覆盖生产经营、技术研发、人力资源、财务审计等业务领域，档案类型包括但不限于合同档案、设计档案、质检档案、财务档案、员工档案等。

1.2.2适用对象

（1）正式员工：需借阅档案的业务人员、管理人员需严格遵守本制度；

（2）外包单位：因业务合作需借阅档案的第三方机构，须签署保密协议并经相关部门审批；

（3）合作单位：需借阅档案的战略合作伙伴，参照本制度执行。

1.2.3例外场景

（1）公司领导因决策需要临时查阅涉密档案，经总经理审批可简化流程；

（2）境外分支机构因当地法律法规要求需向监管机构提供档案，经法务部与驻在国律师评估后按属地规则执行，但境内审批程序不可省略。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

档案借阅活动须符合国家法律法规及行业监管要求，境外业务需同时遵守驻在国法律。

1.3.2权责对等原则

档案借阅权限与业务职责相匹配，借阅人对其借阅档案负有直接管理责任。

1.3.3风险导向原则

聚焦高价值、高风险档案（如合同、专利、财务档案），实施差异化管控措施。

1.3.4效率优先原则

在合规前提下优化流程，通过数字化手段提升借阅审批效率，审批时限原则上不超过2个工作日。

1.3.5持续改进原则

根据业务发展、技术迭代及风险变化，每年至少修订一次本制度。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为公司基础性专项制度，与《公司内部控制基本规范》《信息安全管理制度》等制度共同构成档案管理体系的支撑文件。

1.4.2制度衔接

（1）与《财务管理制度》衔接：财务档案借阅需同时符合财务审批权限要求；

（2）与《信息安全管理制度》衔接：电子档案借阅需执行系统权限管控；

（3）冲突处理规则：若本制度与其他制度存在冲突，以风险等级更高者为准，由内控部协调解决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案借阅管理实行“董事会-管理层-业务部门-监督部门”四级授权体系，董事会负责重大档案借阅事项的最终决策，管理层统筹执行，业务部门落实具体操作，内控部、审计部实施监督。境外分支机构参照此架构执行，但需同时遵守当地治理规则。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会

（1）决策范围：涉及股东、重大资产处置、核心专利等敏感档案的借阅审批；

（2）议事规则：由总经理提请，董事会对议题进行集体审议，2/3以上董事同意方可通过。

2.3执行机构与职责

2.3.1总经理办公会

（1）审批权限：金额超过500万元合同档案、年度预算外档案借阅；

（2）职责：每月审议一次重大档案借阅申请，确保与公司战略保持一致。

2.3.2档案管理部门（综合管理部）

（1）职责：

①制定档案借阅操作细则；

②建立档案借阅台账，每月向内控部报送数据；

③定期开展档案借阅合规培训。

2.3.3业务部门（如研发部、销售部）

（1）职责：

①提出档案借阅需求，确保用途合法合规；

②对借阅档案的保管负有直接责任。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）监督范围：档案借阅审批流程、权限分配、执行标准；

（2）监督方式：季度抽查、系统数据比对、风险测试。

2.4.2审计部

（1）监督范围：重大档案借阅的决策合理性、执行完整性；

（2）监督方式：专项审计、离任审计中嵌入档案管理环节。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调

（1）建立“档案借阅协调小组”，由综合管理部牵头，成员包括法务部、IT部、财务部；

（2）每月召开例会，解决跨部门争议。

2.5.2涉外业务联动

（1）驻外机构需向境内法务部备案借阅敏感档案的用途及期限；

（2）境外律师查阅境内档案需经公司授权，并由驻在国合规官全程监督。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）档案借阅合规率≥98%；

（2）审批时效≤2个工作日；

（3）档案遗失率≤0.01%。

3.1.2核心指标

（1）合同档案：借阅完成率（指标：借阅需求响应时间≤3小时）；

（2）研发档案：保密等级（高价值专利档案借阅需双人见证）。

3.2专业标准与规范

3.2.1档案分类标准

（1）一级档案（高价值）：专利证书、重大合同、年度报告；

（2）二级档案（中风险）：设计图纸、供应商档案；

（3）三级档案（低风险）：会议纪要、员工入职材料。

3.2.2风险控制点及措施

（1）高风险点（一级档案）：

①措施：借阅需经部门负责人+分管领导双重审批，系统强制水印；

②措施：境外借阅需经法律顾问评估，留存全程视频监控记录。

（2）中风险点（二级档案）：

①措施：部门负责人审批，纸质档案需双人同时在场查阅；

②措施：电子档案设置30日自动销毁权限。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：从借阅申请到归还的全流程管控；

（2）风险矩阵法：根据档案价值、借阅用途确定管控等级。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：自动记录档案借阅流水；

（2）OA协同平台：实现电子档案在线审批；

（3）区块链存证：对重大合同档案进行不可篡改记录。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1档案借阅全流程

（1）发起：业务部门填写《档案借阅申请表》，说明用途、期限、数量；

（2）审核：档案管理部门核对档案状态，IT部验证电子档案权限；

（3）审批：按权限矩阵逐级审批，系统自动校验风险等级；

（4）执行：借阅人凭审批单到档案室或系统查阅，高价值档案需双人见证；

（5）归档：归还时档案管理部门检查完整性，电子档案系统自动注销权限。

4.1.2关键控制点

（1）申请环节：用途必须与业务职责直接相关，禁止“以借代存”；

（2）审批环节：系统自动拦截超期申请，审批人需勾选风险确认项；

（3）执行环节：高价值档案需在监控室查阅，纸质档案需在借阅登记本上记录时间。

4.2子流程说明

4.2.1电子档案借阅子流程

（1）IT部在ERP系统中设置临时用户权限，有效期与纸质档案借阅期限同步；

（2）查阅需在加密环境中进行，IP地址自动记录。

4.2.2境外档案借阅子流程

（1）驻外机构需提供当地公证机构出具的授权委托书；

（2）境内审批通过后，由法务部与驻在国律师确认合规性。

4.3流程关键控制点

4.3.1高风险控制措施

（1）专利档案借阅：需经研发总监+专利代理人双重签字；

（2）财务档案借阅：需附审计部出具的专项申请函。

4.3.2双重校验机制

（1）系统校验：ERP自动比对档案状态与审批权限；

（2）人工校验：档案管理员在归还时核对物理与电子记录。

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起条件

（1）优化标准：审批周期超过3个工作日或因流程卡点导致超期的；

（2）优化方式：引入AI智能审批，对常规档案自动通过。

4.4.2复盘流程

（1）每年6月由内控部牵头，随机抽取100份借阅记录进行全流程复盘；

（2）优化建议需经管理层审议，纳入下年度制度修订。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1分级授权原则

（1）按档案类型：一级档案需总经理审批，二级档案部门负责人审批；

（2）按金额：合同金额超过200万元的需上会审议。

5.1.2权限文字化表述

（1）研发部经理：可审批本部门二级档案（不超过10份/次）；

（2）综合管理部：可审批三级档案及所有电子档案查阅权限。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

（1）一般档案：部门负责人→分管副总；

（2）重大档案：部门负责人→总经理→董事会。

5.2.2时限要求

（1）审批节点：每个审批人≤1个工作日，系统超时自动提醒；

（2）特殊档案：紧急情况经总经理特批可顺延，但需书面说明理由。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权要求

（1）授权方式：通过OA系统电子签署授权书，注明授权期限（最长6个月）；

（2）备案要求：授权书需归档至员工档案。

5.3.2代理规定

（1）临时代理：最长15个工作日，需提交授权委托书；

（2）交接报备：代理结束后24小时内需向档案管理部门报备交接记录。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批

（1）场景：自然灾害、监管突击检查等突发情况；

（2）路径：现场负责人→总经理→24小时内补办书面手续。

5.4.2补批要求

（1）未及时审批的，借阅人需在3个工作日内提交补批申请；

（2）审批人需注明延误原因，并承担相应管理责任。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）纸质档案：需在档案室内查阅，归还时检查是否缺页；

（2）电子档案：系统自动锁定IP，查阅过程截图留存。

6.1.2痕迹留存

（1）电子记录：ERP系统自动生成借阅日志；

（2）纸质记录：借阅登记本需包含借阅人、审批人、档案编号、归还时间。

6.2监督机制设计

6.2.1三位一体监督

（1）日常监督：档案管理部门每日核对台账；

（2）专项监督：内控部每季度抽查审批记录；

（3）突击监督：审计部在年度审计中随机抽取10%借阅案例。

6.2.2内控嵌入环节

（1）关键控制点1：审批权限与档案价值匹配度核查；

（2）关键控制点2：电子档案权限回收及时性检查；

（3）关键控制点3：高价值档案双人见证执行率。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

（1）专项审计：每年至少一次，覆盖全部档案类型；

（2）日常检查：每月不少于3次，重点抽查电子档案系统日志。

6.3.2审计要求

（1）审计内容：审批流程合规性、权限分配合理性；

（2）审计报告：需包含风险项整改建议及责任追究意见。

6.4执行情况报告

6.4.1报告主体

（1）综合管理部负责汇总数据，内控部审核；

（2）报告需经分管副总签发。

6.4.2报告内容

（1）数据项：档案借阅总量、审批及时率、异常案例；

（2）分析项：风险趋势、制度执行难点；

（3）建议项：优化措施、责任问责方案。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

（1）指标权重：档案管理部门30%，业务部门40%，监督部门30%；

（2）评分标准：采用百分制，90分以上为优秀。

7.1.2指标量化

（1）档案管理部门：审批差错率≤0.5%；

（2）业务部门：合规借阅率≥95%。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度评估：主要考核审批时效；

（2）年度评估：全面考核风险防控效果。

7.2.2评估方法

（1）数据统计：ERP系统自动生成报表；

（2）现场核查：随机抽取档案查阅现场。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类

（1）一般问题：7个工作日内整改；

（2）重大问题：30个工作日内整改，需专项汇报。

7.3.2责任追究

（1）审批人未按权限审批的，取消本年度评优资格；

（2）造成档案损毁的，按《公司问责管理办法》处理。

7.4持续改进流程

7.4.1改进发起

（1）来源：审计发现、业务部门建议、技术更新；

（2）形式：填写《制度优化建议表》，经综合管理部评估。

7.4.2评估标准

（1）必要性：是否解决实际痛点；

（2）可行性：是否适配数字化转型需求。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）奖励标准：优秀档案管理员评选标准为连续6个月考核前20%；

（2）奖励类型：精神奖励（通报表扬）+物质奖励（年度奖金1000元）。

8.1.2奖励程序

（1）申报：个人提交申请表，部门推荐；

（2）公示：综合管理部审核后公示3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1违规分类

（1）一般违规：审批超时未达30分钟；

（2）较重违规：擅自复印一级档案；

（3）严重违规：造成专利档案电子版泄露。

8.2.2判定标准

（1）一般违规：取消当月绩效奖金；

（2）较重违规：通报批评并培训考核；

（3）严重违规：解除劳动合同。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚流程

（1）调查：档案管理部门出具《违规调查报告》；

（2）告知：当事人在收到报告后5个工作日内陈述；

（3）审批：综合管理部提出处罚意见，总经理审定。

8.3.2处罚对应

（1）一般违规：罚款200元；

（2）较重违规：罚款500元并降级；

（3）严重违规：按《劳动合同法》处理。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

（1）收到处罚通知后3个工作日内提出；

（2）需提供书面陈述及证据材料。

8.4.2复议流程

（1）受理：人力资源部审核申诉合理性；

（2）复议：总经理办公室组织听证，5个工作日内出具复议决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大风险预案

（1）场景：档案火灾、黑客攻击；

（2）措施：启动《档案应急预案》，由总经理统一指挥，IT部负责电子数据恢复。

9.1.2危机处理原则

（1）原则：及时上报、统一口径、最小化影响；

（2）责任：法务部牵头，公关部配合。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景界定

（1）法律诉讼：法院要求调取档案；

（2）政府监管：海关突击检查出口单据。

9.2.2处理要求

（1）例外审批：需经法务部与业务部门双重评估；

（2）记录要求：在《档案借阅台账》中标注