楼宇访客登记制度规范

PAGE楼宇访客登记制度规范一、总则（一）目的为加强楼宇安全管理，规范访客出入秩序，保障楼宇内人员和财产安全，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所在楼宇内的所有访客登记管理活动。（三）基本原则1.安全第一原则：确保楼宇安全，防止未经授权人员进入，防范各类安全风险。2.规范有序原则：严格按照规定流程进行访客登记，保证登记工作的规范性和有序性。3.服务至上原则：在保障安全的前提下，为访客提供便捷、高效的服务。二、访客登记流程（一）预约访客登记1.提前预约：访客应提前与被访人联系，由被访人通过电话、邮件或其他指定方式向楼宇管理部门提交访客预约申请，提供访客姓名、身份证号码、联系电话、来访时间、来访事由、预计停留时长等信息。2.审核确认：楼宇管理部门收到预约申请后，应在[X]小时内进行审核。审核内容包括访客身份信息的真实性、来访事由的合理性、与被访人的关联性等。审核通过后，向被访人发送预约成功通知，并告知访客预约的来访时间、登记地点及所需携带的证件材料等信息。3.现场登记：访客应在预约时间到达楼宇指定登记地点，携带有效身份证件（如身份证、驾驶证、护照等）。登记人员核对访客身份信息与预约信息一致后，按照登记表格式要求填写访客姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系电话、来访时间、来访事由、被访人姓名及部门、预计停留时长等内容，并要求访客签字确认。同时，登记人员应留存访客有效身份证件复印件。4.发放临时出入证：登记人员根据访客登记信息，为访客发放临时出入证。临时出入证应包含访客姓名、照片、有效期、楼内通行区域等信息，并加盖楼宇管理部门印章。访客应妥善保管临时出入证，在楼宇内活动期间必须佩戴，以便楼宇安保人员查验。（二）临时访客登记1.现场来访：未提前预约的访客到达楼宇时，应在楼宇入口处的访客登记处向登记人员说明来访事由，并提供被访人姓名、所在部门等信息。2.联系被访人：登记人员通过电话或其他方式与被访人取得联系，核实访客身份及来访事由。被访人确认同意访客来访后，登记人员按照临时访客登记流程进行登记。3.身份验证与登记：登记人员要求访客出示有效身份证件，进行身份验证。验证无误后，按照登记表格式要求填写访客姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系电话、来访时间、来访事由、被访人姓名及部门、预计停留时长等内容，并要求访客签字确认。同时，登记人员应留存访客有效身份证件复印件。4.发放临时出入证：登记人员为临时访客发放临时出入证，临时访客的管理要求与预约访客相同。（三）特殊访客登记1.施工、维修等人员登记：因楼宇内施工、维修等工作需要进入的外来人员，应由施工、维修项目负责人提前向楼宇管理部门提交申请，说明施工、维修的具体内容、时间、人员数量等信息。楼宇管理部门审核通过后，通知施工、维修人员在指定时间到登记处进行登记。登记时，施工、维修人员应提供个人身份信息、所属单位信息，并由项目负责人签字确认。同时，为施工、维修人员发放专门的施工证件，注明施工区域、有效期等信息。施工、维修人员应在规定的施工区域内活动，不得擅自进入其他区域。2.政府部门、执法机构等人员登记：政府部门、执法机构等人员因工作需要进入楼宇时，应主动向登记人员出示工作证件或相关执法文件。登记人员核实身份信息后，记录来访人员姓名、单位、职务、来访时间、来访事由等内容，并引导其前往被访地点。如遇紧急情况或特殊任务，应及时通知楼宇管理部门负责人，按照相关规定协助处理。三、访客行为规范（一）遵守楼宇规定访客进入楼宇后，应遵守本公司/组织及楼宇的各项规章制度，包括但不限于安全规定、环境卫生规定、禁烟规定等。不得在楼宇内大声喧哗、随地吐痰、乱扔垃圾等。（二）限制活动区域访客应在被访人指定的区域内活动，未经允许不得擅自进入其他区域。如需前往其他区域，应提前向被访人或楼宇管理部门申请，经批准后方可前往。（三）妥善保管临时出入证访客应妥善保管临时出入证，不得转借、冒用他人。如临时出入证丢失或损坏，应及时向登记人员报告，办理挂失和补办手续。（四）按时离开楼宇访客应按照登记时预计的停留时长按时离开楼宇。如需延长停留时间，应提前向被访人说明情况，并由被访人到楼宇管理部门办理相关手续。四、被访人责任（一）提前告知访客被访人应提前告知访客本楼宇的访客登记制度及相关规定，提醒访客遵守规定。（二）核实访客身份被访人在接到访客来访通知或访客到达时，应认真核实访客身份及来访事由，确保访客来访的必要性和合法性。（三）陪同访客被访人应全程陪同访客在楼宇内活动，不得让访客独自在楼宇内随意走动。如因特殊原因无法全程陪同，应提前向楼宇管理部门说明情况，并指定专人负责引导访客。（四）监督访客行为被访人应监督访客遵守楼宇规定和访客行为规范，如发现访客有违规行为，应及时制止并向楼宇管理部门报告。五、登记人员职责（一）信息登记与核实1.严格按照访客登记流程进行信息登记，确保登记内容准确、完整。2.认真核对访客身份信息，包括身份证件的真实性、有效性等，防止冒用他人身份进入楼宇。（二）证件发放与管理1.为访客发放临时出入证，并告知访客使用规定和注意事项。2.做好临时出入证的发放记录，包括发放时间、访客姓名、证件号码等信息，以便查询和管理。（三）安全提醒向访客宣传楼宇安全知识，提醒访客注意人身和财产安全，遵守楼宇内的各项安全规定。（四）异常情况处理1.发现访客身份可疑、行为异常或存在安全隐患时，应及时与楼宇安保人员联系，采取相应措施进行处理。2.对访客来访过程中出现的纠纷或其他问题，应及时进行调解和处理，如无法解决，应向上级主管部门报告。六、安保人员职责（一）查验临时出入证在楼宇入口及各关键通道设置安保岗位，对进出楼宇的人员进行查验。要求访客佩戴临时出入证，对未佩戴或证件不符的人员进行询问和核实。（二）巡逻检查定时对楼宇内各区域进行巡逻检查，包括公共区域、楼梯间、电梯轿厢等。注意观察访客的行为举止，发现异常情况及时报告并采取措施。（三）协助处理问题协助登记人员处理访客来访过程中出现的各类问题，如纠纷调解、安全事故处理等。配合楼宇管理部门做好安全防范工作，维护楼宇内的正常秩序。七、证件管理（一）临时出入证制作1.临时出入证应采用统一规格和样式，包含必要的信息，如访客姓名、照片、有效期、楼内通行区域等。2.临时出入证的制作应确保信息清晰、准确、不易伪造，采用防伪技术进行制作。（二）证件发放与回收1.登记人员根据访客登记情况，按照规定为访客发放临时出入证，并在发放记录上签字确认。2.访客离开楼宇时，应将临时出入证交还给登记人员或安保人员，登记人员或安保人员应在回收记录上签字确认。如访客未交还临时出入证，应及时与访客联系收回，如无法收回，应做好记录并采取相应措施。（三）证件保管与销毁1.临时出入证发放后，应妥善保管发放记录，以备查询和核对。发放记录应保存[X]年以上。2.定期对回收的临时出入证进行清理和销毁，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、数量、方式等信息。八、信息管理（一）访客信息录入登记人员应及时将访客登记信息录入访客管理系统，确保信息的准确性和完整性。访客管理系统应具备信息存储、查询、统计等功能，方便楼宇管理部门对访客信息进行管理和分析。（二）信息更新与维护1.如访客信息发生变更，如联系电话、来访事由等，登记人员应及时在访客管理系统中进行更新。2.定期对访客管理系统中的信息进行清理和维护，删除过期或无效的访客信息，确保系统数据的有效性和安全性。（三）信息安全保护1.严格遵守信息安全法律法规，加强对访客信息的安全保护，防止访客信息泄露。2.对访客管理系统设置严格的访问权限，只有授权人员才能访问和操作访客信息。对涉及访客信息的纸质文档和电子文件，应妥善保管，防止丢失和损坏。九、监督与检查（一）内部监督1.楼宇管理部门应定期对访客登记制度的执行情况进行内部检查，包括登记流程的规范性、登记人员的工作质量、安保人员的履职情况等。2.设立监督举报渠道，鼓励楼宇内工作人员对违反访客登记制度的行为进行举报。对举报信息进行及时核实和处理，并对举报人给予适当奖励。（二）外部检查1.接受政府相关部门、行业监管机构等的监督检查，积极配合检查工作，如实提供访客登记制度执行情况的相关资料。2.根据外部检查提出的意见和建议，及时对访客登记制度进行调整和完善，不断提高管理水平。十、培训与宣传（一）培训1.定期组织登记人员、安保人员等相关岗位人员进行访客登记制度培训，使其熟悉登记流程、职责要求、证件管理等内容，提高业务水平和服务质量。2.培训内容应包括法律法规、行业标准、操作规范、应急处理等方面，采用集中授课、现场演示、案例分析等多种方式进行培训，确保培训效果。（二）宣传1.通过楼宇内的公告栏、电子显