关于规范会议记录制度

PAGE关于规范会议记录制度一、总则（一）目的为加强公司/组织内部沟通与协作，确保会议决策、讨论内容得到准确记录和有效传达，提高工作效率，特制定本会议记录制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门及各类会议，包括但不限于工作例会、专题研讨会、项目推进会、决策会议等。（三）基本原则1.准确完整原则：会议记录应如实、准确地记录会议内容，包括会议主题、时间、地点、参会人员、发言要点、决议事项等，确保记录无遗漏、无偏差。2.客观公正原则：记录人员应秉持客观公正的态度，不加入个人观点和主观判断，如实反映会议实际情况。3.及时高效原则：会议结束后，记录人员应尽快完成会议记录，并及时进行整理、归档和分发，确保相关人员能够及时获取会议信息。4.保密原则：会议记录涉及的公司/组织机密信息，记录人员应严格遵守保密规定，妥善保管，防止信息泄露。二、会议记录的职责分工（一）记录人员职责1.负责会议现场的记录工作，包括会议议程、发言内容、讨论结果、决议事项等，确保记录准确、完整。2.使用规范的记录格式和工具，如专用的会议记录本、电子文档等，对会议内容进行详细记录。3.在会议过程中，如有疑问或不清楚的地方，及时向发言者或主持人请教，确保记录的准确性。4.会议结束后，及时对会议记录进行整理、核对，确保记录内容清晰、逻辑连贯。5.将整理好的会议记录按照规定的流程进行归档和分发，并跟踪相关人员对会议记录的查阅和反馈情况。（二）主持人职责1.确保会议按照预定议程进行，引导参会人员围绕主题展开讨论，避免出现跑题或混乱情况。2.明确会议讨论的重点和方向，对重要问题进行深入探讨，确保会议达到预期目的。3.对会议讨论结果进行总结和归纳，形成明确的决议事项，并确保参会人员对决议事项达成共识。4.在会议结束时，对会议记录进行审核，确认记录内容准确反映会议实际情况，如有需要，及时提出修改意见。（三）参会人员职责1.认真参与会议讨论，积极发表意见和建议，确保会议讨论充分、有效。2.尊重他人发言，不得打断或干扰他人，保持会议秩序。3.对会议记录中涉及自己的发言内容进行认真核对，如有异议，及时向记录人员提出修改意见。三、会议记录的内容要求（一）会议基本信息1.会议主题：明确会议讨论的核心内容，应简洁明了，能够准确概括会议主旨。2.会议时间：记录会议开始和结束的具体时间，精确到分钟。3.会议地点：详细记录会议召开的具体地点，包括楼层、房间号等信息。4.参会人员：列出参会人员的姓名、部门、职务等信息，如有缺席人员，应注明缺席原因。（二）会议议程1.按照会议实际进行的顺序，记录各项议程的标题和内容要点。2.对于重要议程或讨论时间较长的议程，可以适当记录讨论过程中的关键观点和分歧。（三）发言内容1.详细记录每位参会人员的发言内容，包括发言顺序、发言人姓名、发言要点等。2.对于重要发言或涉及关键问题的发言，应尽量记录原话，确保记录的准确性。3.记录发言过程中的讨论、争论、质疑等情况，以及各方的观点和理由。（四）决议事项1.明确会议达成的决议事项，包括决议内容、责任部门、完成时间等。2.对于决议事项的实施步骤和要求，如有明确规定，应详细记录。3.记录决议事项表决的情况，如赞成、反对、弃权的人数及比例等。（五）其他事项1.记录会议过程中提出的重要问题、建议、意见等，以及对这些问题的讨论结果和处理措施。2.如有会议中提及的文件、资料、数据等相关信息，应注明名称、来源、日期等，并确保记录清晰可查。3.记录会议中的特殊情况或突发事件，以及对这些情况的处理方式和结果。四、会议记录的格式规范（一）页面设置1.纸张规格：一般采用A4纸。2.页边距：上、下、左、右页边距均设置为2.5厘米。3.字体字号：标题一般采用二号黑体字，正文采用四号宋体字。（二）标题排版1.会议主题：在页面上方居中位置，采用二号黑体字，加粗显示。2.会议基本信息：在会议主题下方，依次列出会议时间、地点、参会人员等信息，采用四号宋体字，行距为1.5倍。（三）正文排版1.段落格式：正文采用首行缩进2个字符的格式，行距为1.5倍。2.序号使用：对于会议议程、决议事项等内容，如需分点列出，应使用阿拉伯数字序号（如1.2.3.……），序号后空一格接内容。对于序号下的子内容，可使用小写字母序号（如a.b.c.……）或括号序号（如（1）（2）（3）……）。（四）特殊格式1.重要内容标注：对于会议中的重要发言、决议事项等关键内容，可采用加粗、下划线等方式进行标注，以便突出显示。2.图表处理：如会议中有相关图表，应在记录中适当位置插入图表，并标注图表名称、编号等信息。图表应清晰、准确，与正文内容紧密相关。五、会议记录的整理与归档（一）整理要求1.会议结束后，记录人员应及时对会议记录进行整理，检查记录内容是否完整、准确，语言表达是否清晰、通顺。2.对记录中的错别字、语病、标点符号等进行修正，确保记录质量。3.按照会议记录的内容要求，对各项信息进行分类整理，使记录层次分明、逻辑清晰。（二）归档流程1.电子文档归档：将整理好的会议记录以电子文档形式保存，文件名应按照“会议主题会议时间记录人”的格式命名，如“项目推进会20XX年X月X日张三”。电子文档应存储在公司/组织指定的服务器文件夹或共享盘中，并按照年份和月份进行分类存放。2.纸质文档归档：对于需要保存纸质会议记录的情况，记录人员应将整理好的记录打印出来，一式两份（如有特殊要求，可适当增加份数）。一份留存备用，另一份按照档案管理规定进行装订、编号，放入专门的档案柜中存档。档案柜应按照会议类型、年份等进行分类标识，便于查找。（三）归档期限1.一般性会议记录的电子文档和纸质文档应至少保存[X]年，以便日后查阅和参考。2.涉及重要项目、决策等关键会议的记录，应长期保存，作为公司/组织历史资料的重要组成部分。六、会议记录的查阅与使用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅会议记录的，应向记录人员提出申请，并说明查阅目的和范围。记录人员在核实申请人员身份和查阅需求后，按照规定的流程进行审批。2.一般情况下，部门负责人及以上级别人员有权查阅本部门及涉及跨部门会议的记录；其他人员如需查阅相关会议记录，需经上级领导批准。3.涉及公司/组织机密信息的会议记录，查阅权限应严格控制，仅限特定人员查阅，并需经过更高级别的审批流程。（二）查阅流程1.申请：申请人填写《会议记录查阅申请表》，详细注明查阅会议的主题、时间、查阅内容范围、查阅目的等信息，并签字确认。2.审批：申请表提交给相应的审批人，审批人根据查阅权限和实际情况进行审批。审批通过后，申请表交回记录人员。3.查阅：记录人员根据审批意见，为申请人提供相应的会议记录，并协助申请人进行查阅。查阅过程中，申请人应遵守公司/组织的保密规定，不得擅自复制、传播会议记录内容。（三）使用规定1.查阅会议记录的人员应妥善保管查阅的记录内容，不得擅自涂改、损毁、丢失。查阅结束后，应及时将会议记录归还记录人员。2.会议记录仅供公司/组织内部工作使用，未经书面授权，任何人不得将会议记录提供给外部单位或个人，不得用于与公司/组织业务无关的目的。3.如需引用会议记录中的内容，应注明出处和引用目的，确保引用的准确性和合法性。七、会议记录的监督与考核（一）监督机制1.公司/组织设立专门的会议记录监督小组，负责对会议记录制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。监督小组由公司/组织内部的管理人员、行政人员等组成。2.监督小组应重点检查会议记录的内容完整性、准确性、及时性，记录格式的规范性，以及归档和查阅流程的执行情况等。3.对于检查中发现的问题，监督小组应及时向相关部门和人员提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。（二）考核办法1.将会议记录工作纳入公司/组织内部绩效考核体系，对记录人员、主持人及参会人员的会议记录工作表现进行考核。2.考核内容主要包括会议记录的质量（如内容准确性、完整性、规范性等）、完成及时性、归档情况、查阅反馈等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的部门