规范公司报销管理制度

PAGE规范公司报销管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项经济活动合法、合规、有序进行，特制定本报销管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。2.合理性原则：费用支出应符合公司的业务需求和实际情况，具有合理性和必要性。3.合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规、财务制度以及公司的相关规定。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，避免逾期报销。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请单，详细注明费用的用途、金额、预计发生时间等信息。2.费用申请单需经部门负责人审核签字，确认费用的合理性和必要性。（二）费用报销1.员工在费用发生后，应及时收集相关的报销凭证，包括发票、收据、清单等，并按照要求进行粘贴和整理。2.将整理好的报销凭证及费用申请单一并提交给财务部门。3.财务部门收到报销申请后，对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。如发现问题，及时与报销人沟通并要求补充或更正相关资料。（三）审批流程1.部门审批：部门负责人对本部门员工的报销申请进行审批，重点审核费用的合理性和与业务的相关性。2.财务审核：财务部门对报销凭证的合规性、金额计算的准确性等进行审核。3.分管领导审批：根据公司规定，对于一定金额以上的报销申请，需经分管领导审批。4.总经理审批：重大费用支出或特殊情况的报销申请，需经总经理审批。（四）报销支付1.经审批通过的报销申请，财务部门将按照公司的财务流程进行支付。2.支付方式包括现金支付、银行转账等，具体支付方式根据公司规定和实际情况确定。3.财务部门在报销支付完成后，应及时登记入账，并将报销凭证妥善保管。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用飞机票：根据公司规定的职级和出行需求，选择合适的舱位，按照实际票价报销，但不得超过经济舱全价票。火车票：按照实际购买的票价报销，特殊情况需乘坐软卧的，需提前经上级领导批准。汽车票：按照实际票价报销。市内交通费：在出差地市内因工作需要乘坐公共交通工具的，凭有效票据实报实销；如需乘坐出租车，应注明原因并经部门负责人批准，按照合理标准报销。2.住宿费用根据出差地区的不同，分为不同的住宿标准等级。员工应在标准范围内选择合适的酒店住宿，并凭发票报销。两人及以上同行出差，原则上应合住标准间，如需单独住宿，需提前经上级领导批准，并按照单人住宿标准报销。3.餐饮补贴按照出差天数和地区标准发放餐饮补贴，补贴标准根据公司规定执行。餐饮补贴已包含员工在出差期间的正常餐饮费用，不再另行报销餐饮发票。（二）业务招待费1.业务招待应遵循必要性、合理性和合规性原则，严格控制招待费用支出。2.招待费用报销时，应提供详细的招待事由、招待对象、招待时间等信息，并附上相应的发票和消费清单。3.单次招待费用超过一定金额的，需提前经上级领导批准。4.严禁以业务招待为名进行公款吃喝、娱乐等违规行为。（三）办公用品及设备购置1.办公用品的购置应根据实际工作需要，由各部门统一填写办公用品申购单，经部门负责人审核后，交行政部门统一采购。2.办公用品报销时，应提供发票、清单等凭证，并注明用途和使用部门。3.设备购置需按照公司的固定资产管理规定进行审批和采购，购置后应及时办理固定资产入账手续。（四）通讯费1.公司根据员工的工作需要，制定不同的通讯费补贴标准。2.员工凭通讯费发票在补贴标准范围内报销，超出部分自理。3.如果员工选择公司统一提供的通讯套餐，不再另行报销通讯费。（五）其他费用1.培训费用：员工参加公司组织的培训或经批准参加外部培训，凭培训发票、培训通知等报销相关费用。2.会议费用：因工作需要参加会议的，凭会议通知、会议发票等报销会议费、差旅费等相关费用。3.其他特殊费用：根据实际情况，按照公司相关规定进行审批和报销。四、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票上应加盖销售方的发票专用章，印章清晰、完整。3.发票不得涂改、挖补，如有错误，应要求销售方重新开具。（二）收据1.行政事业性收费收据、财政监制的收据等合法收据可以作为报销凭证。2.收据应注明收款单位名称、收款项目、金额、日期等信息，并加盖收款单位财务专用章。（三）其他凭证1.对于一些无法取得发票的费用支出，如小额零星支出等，可以凭收款凭证及内部审批单报销，但收款凭证应注明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等信息。2.涉及固定资产购置的，应提供固定资产购置清单、验收报告等相关凭证。（四）报销凭证的粘贴1.报销凭证应按照类别、时间顺序进行粘贴，确保整齐、美观，便于审核。2.发票等凭证应正面朝上粘贴，不得覆盖发票号码、金额等重要信息。3.粘贴凭证时，应使用胶水或胶棒，避免使用订书钉等金属物品。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，将报销申请提交给财务部门。如遇特殊情况无法及时报销的，应提前向财务部门说明原因。（二）差旅费报销员工出差归来后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。（三）年终报销每年年底，财务部门将对当年的报销情况进行清理和结算。员工应在规定时间内完成所有费用的报销，逾期未报销的费用将不再受理。六、违规处理（一）虚假报销1.对于发现的虚假报销行为，公司将追回已报销的款项，并视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、降职、辞退等。2.涉及违法犯罪的，将依法移交司法机关处理。（二）逾期报销1.对于逾期报销的情况，如无合理原因，财务部门将不予受理。2.因特殊原因逾期报销的，需经财务部门和相关领导批准后，方可办理报销手续，但报销金额将按照一定比例进行扣减。（三）违反报销标准及流程1.员工违反报销标准或流程进行报销的，财务部门有权拒绝报销，并要求员工重新按照规定办理。2.