供应商管理制度新规范

PAGE供应商管理制度新规范一、总则1.目的本制度旨在加强公司对供应商的管理，确保供应商提供的产品和服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，提高公司整体运营效率和经济效益，同时维护公司及供应商的合法权益，促进双方长期稳定合作。2.适用范围本制度适用于公司所有与供应商发生采购业务往来的部门和环节，包括但不限于原材料采购、零部件采购、设备采购、服务采购等。3.基本原则公平公正原则：在供应商选择、评价、采购交易等过程中，遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会，不受歧视。质量优先原则：将供应商提供产品和服务的质量放在首位，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保公司所采购的物资和服务符合相关标准和要求。诚信合作原则：强调与供应商建立诚信合作关系，双方应诚实守信，履行合同约定，共同维护良好的合作秩序。动态管理原则：对供应商进行动态管理，根据供应商的表现和市场变化情况，及时调整合作策略，确保供应商队伍的优质性和适应性。二、供应商的选择与准入1.供应商信息收集市场调研：采购部门定期开展市场调研，收集潜在供应商的相关信息，包括供应商的产品种类、质量水平、生产能力、价格优势、服务能力、行业口碑等。内部推荐：鼓励公司内部各部门及员工推荐优秀的供应商，对于推荐信息进行详细记录和评估。网络平台及行业媒体：利用互联网采购平台、行业资讯网站、专业媒体等渠道，获取供应商信息，并进行筛选和整理。2.供应商筛选标准资质要求：供应商应具备合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）等相关证照，具有良好的商业信誉，无重大违法违规记录。生产能力：具备与公司采购需求相匹配的生产设备、生产工艺和生产规模，能够保证按时、按质、按量供应产品。质量保证能力：拥有完善的质量管理体系，通过相关质量认证（如ISO9001质量管理体系认证等），具备有效的质量检测手段和质量控制措施，确保所供产品符合国家标准、行业标准及公司要求。价格竞争力：在保证产品质量的前提下，价格具有一定的竞争力，能够提供合理的报价和成本分析。服务水平：具备良好的售前、售中、售后服务能力，能够及时响应公司的需求，提供优质的技术支持、物流配送、安装调试、维修保养等服务。3.供应商准入流程提交申请：潜在供应商向公司采购部门提交《供应商准入申请表》，并附上公司要求的相关证明材料，如营业执照副本、资质证书、业绩证明、产品样本等。初步审核：采购部门对供应商提交的申请材料进行初步审核，核实其基本信息的真实性和完整性，判断是否符合基本筛选标准。实地考察：对于通过初步审核的供应商，采购部门会同相关技术、质量等部门进行实地考察。考察内容包括供应商的生产现场、质量管理体系运行情况、设备状况、人员素质等，以全面了解供应商的实际情况。样品检测：要求供应商提供样品进行检测，检测项目根据采购产品的特性和公司要求确定。只有样品检测合格的供应商才有资格进入公司合格供应商名录。审批确定：采购部门根据初步审核、实地考察和样品检测结果，填写《供应商准入审批表》，报公司相关领导审批。经审批同意后，该供应商正式成为公司合格供应商，纳入供应商管理体系。三、供应商的评价与考核1.评价周期对供应商的评价分为定期评价和不定期评价。定期评价每年进行一次，于每年年底开展；不定期评价根据公司实际情况和供应商表现适时进行。2.评价内容质量方面：主要评价供应商所供产品的质量稳定性、合格率、退货率、质量问题整改情况等。通过对公司内部使用记录、客户反馈、质量检验报告等数据进行分析评估。交货期方面：考核供应商的交货准时率，统计按时交货次数与总交货次数的比例，以及交货延迟的原因和对公司生产经营的影响程度。价格方面：比较供应商的报价与市场价格水平，评估其价格合理性和价格调整的灵活性，同时考虑采购成本的变动情况。服务方面：评价供应商在售前咨询、售中服务、售后服务等方面的表现，包括响应速度、服务态度、解决问题的能力、技术支持水平等，收集公司内部使用部门和客户的反馈意见。合作态度方面：考察供应商与公司的合作配合程度，如对合同条款的执行情况、沟通协调能力、应急处理能力等，以及是否积极响应公司的需求和改进建议。3.评价方法数据统计分析：收集和整理与供应商评价相关的数据，如质量检验数据、交货记录、采购成本数据、服务反馈记录等，运用统计分析方法计算各项评价指标的得分。问卷调查：向公司内部使用部门、采购部门及相关人员发放《供应商评价调查问卷》，了解他们对供应商在质量、交货期、价格、服务等方面的评价意见和建议，对问卷结果进行汇总分析。现场评估：不定期对供应商进行现场评估，检查其生产经营状况、质量管理体系运行情况、设备维护情况等，直接获取第一手评价信息。4.考核等级划分根据评价得分，将供应商考核等级划分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。优秀（90分及以上）：供应商在各方面表现卓越，产品质量高、交货期准时、价格合理、服务优质、合作态度良好，对公司生产经营有较大贡献，可作为重点合作对象，给予一定的激励措施。良好（8089分）：供应商整体表现较好，基本能够满足公司要求，但在某些方面还有一定的提升空间。继续保持合作，同时提出改进建议，督促其不断优化。合格（6079分）：供应商表现基本达到公司要求，但存在一些问题和不足，需要加强沟通和管理，要求其限期整改，如整改后仍无明显改善，可考虑调整合作策略。不合格（60分以下）：供应商在质量、交货期、服务等方面存在严重问题，不能满足公司正常生产经营需求，暂停与其合作，进行全面调查和整改，整改合格后方可重新评估是否恢复合作。5.考核结果应用优秀供应商：在次年采购业务中给予一定的优先待遇，如增加采购份额、优先签订合同、参与公司新产品开发合作等；同时给予适当的奖励，如表彰、奖金、合作优惠政策等。良好供应商：继续保持合作关系，在采购价格、交货期等方面进行适当的协商和调整；鼓励其进一步改进，争取提升到优秀等级。合格供应商：加强与供应商的沟通，指出存在的问题，要求其制定整改计划并跟踪落实；对采购合同执行情况进行重点监控，必要时采取相应的约束措施。不合格供应商：立即停止采购业务往来，进行深入调查，分析原因，要求供应商限期整改。整改期间可安排其他临时供应商替代，待其整改合格并重新评估通过后，再视情况决定是否恢复合作。四、采购合同管理1.合同签订合同起草：采购部门根据采购项目和与供应商协商的结果，起草采购合同文本。合同内容应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同条款完整、准确、合法。合同审核：采购合同起草完成后，提交公司法务部门、财务部门及相关业务部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性，防范法律风险；财务部门审核付款方式、结算周期等财务条款的合理性；相关业务部门审核合同条款是否符合业务需求和实际情况。审核部门应提出明确的审核意见，采购部门根据审核意见对合同进行修改完善。合同签订：经审核通过的采购合同，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签字盖章生效。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门存档，并负责跟踪合同执行情况。2.合同执行跟踪交货跟踪：采购部门按照合同约定的交货期，提前与供应商沟通确认交货进度，及时掌握货物生产、运输等情况。对于可能出现的交货延迟情况，要求供应商提前说明原因并协商解决方案，确保货物按时交付。质量跟踪：在供应商交货前，采购部门通知质量检验部门做好检验准备工作。货物到货后，质量检验部门按照合同约定的质量标准进行严格检验，如发现质量问题，及时通知采购部门与供应商沟通处理，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施解决质量问题，并承担相应的违约责任。付款跟踪：财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间节点进行付款操作，并对付款情况进行记录和跟踪。采购部门协助财务部门做好付款相关工作，及时与供应商核对付款金额和付款进度，确保付款准确无误。3.合同变更与解除合同变更：在采购合同履行过程中，如因市场变化、产品需求调整、供应商原因等需要变更合同条款，采购部门应与供应商进行协商，并签订《采购合同变更协议》。合同变更协议应明确变更的内容、双方的权利义务以及对合同履行的影响等事项，经公司相关部门审核后生效。合同解除：若出现不可抗力、供应商严重违约、采购项目取消等情形，需要解除采购合同，采购部门应及时通知供应商，并与供应商协商解除合同的相关事宜。合同解除协议应明确解除的原因、双方的责任划分、已履行部分的结算方式等内容，经公司相关部门审核后执行。五、供应商的激励与约束1.激励措施价格激励：对于在产品质量、交货期等方面表现优秀且合作良好的供应商，公司在采购价格上给予一定的优惠政策，如年度累计采购达到一定金额后给予一定比例的价格折扣，或根据市场价格波动情况适时调整采购价格，以鼓励供应商持续保持良好的合作状态。订单激励：在同等条件下，优先向表现优秀的供应商下达采购订单，增加其采购份额，给予供应商稳定的业务支持，促进供应商与公司共同发展。同时，对于供应商参与公司新产品开发、定制化生产等项目的，给予额外的订单奖励。合作奖励：每年评选优秀供应商，对表现突出的供应商进行公开表彰和奖励，颁发荣誉证书，并给予一定的物质奖励，如奖金、奖品等。通过这种方式，激励供应商不断提升自身竞争力，积极与公司开展合作。培训与交流：公司定期组织供应商参加培训活动，内容涵盖质量管理、生产技术、供应链管理等方面，帮助供应商提升管理水平和业务能力。同时，积极与供应商开展技术交流和经验分享活动，促进双方在技术创新、管理优化等方面的合作，实现共同进步。2.约束措施违约责任追究：严格按照采购合同约定，对供应商的违约行为进行追究。如供应商出现交货延迟、质量不合格、擅自变更合同条款等违约情况，要求其承担相应的违约责任，包括支付违约金、赔偿公司经济损失等。对于多次违约或违约情节严重的供应商，采取更为严厉的处罚措施，直至终止合作。市场淘汰：对于考核结果为不合格且经整改后仍不符合要求的供应商，坚决从公司合格供应商名录中淘汰，不再与其开展采购业务合作。同时，向市场发布相关信息，警示其他潜在供应商，维护公司采购市场的良好秩序。信用管理：建立供应商信用