建立联席会议制度规范

PAGE建立联席会议制度规范一、总则（一）目的为了加强公司/组织内部各部门之间的沟通与协作，提高工作效率，及时解决工作中出现的问题，特制定本联席会议制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保联席会议的各项活动合法合规。2.高效协作原则：以提高工作效率、促进协同工作为目标，各部门积极配合，共同推进工作顺利开展。3.问题导向原则：聚焦工作中出现的实际问题，通过联席会议进行分析研究，寻求解决方案。二、联席会议的组织架构（一）联席会议成员联席会议由公司/组织高层领导担任召集人，各部门负责人为成员。根据每次会议的主题和需要，可邀请相关业务骨干、专家等列席会议。（二）联席会议办公室设立联席会议办公室，负责联席会议的日常组织协调工作。办公室设在[具体部门名称]，由[办公室负责人姓名]担任主任。其职责包括：1.负责联席会议的筹备工作，包括确定会议主题、时间、地点、议程等。2.收集、整理各部门提交的议题和相关资料，提前分发给参会人员。3.记录会议内容，形成会议纪要，并及时分发给相关部门和人员。4.跟踪会议决议的执行情况，及时反馈进展信息。三、会议召开（一）会议类型1.定期会议：原则上每月召开一次，主要总结上月工作情况，部署本月工作任务，协调解决工作中存在的普遍性问题。2.临时会议：根据工作需要，由召集人决定召开。主要针对突发事件、紧急任务或专项工作等进行及时沟通和协调。（二）会议议题确定1.各部门应提前[X]个工作日将需要在联席会议上讨论的议题提交至联席会议办公室。议题应明确、具体，具有针对性和可操作性。2.联席会议办公室对各部门提交的议题进行汇总整理，结合公司/组织当前工作重点和实际情况，筛选确定会议议题，并报召集人审定。（三）会议通知1.联席会议办公室根据审定后的议题，提前[X]个工作日向参会人员发送会议通知。通知内容包括会议主题、时间、地点、议程、需准备的资料等。2.对于临时会议，应在会议召开前[X]小时以上通知参会人员。（四）会议议程1.会议议程一般包括主持人开场、各部门汇报工作进展及问题、议题讨论、形成决议、领导总结发言等环节。2.主持人应提前明确各环节的时间安排，确保会议高效有序进行。（五）会议召开1.参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参会，需提前向召集人请假，并安排其他人员代为参会。2.会议期间，参会人员应认真听取汇报，积极参与讨论，充分发表意见和建议。发言应简洁明了，围绕议题进行，避免无关话题。3.联席会议办公室负责做好会议记录，记录内容应准确、完整，包括会议时间、地点、参会人员、会议议题、讨论内容、形成的决议等。四、议题讨论与决议（一）议题讨论1.针对会议议题，由相关部门负责人进行详细汇报，介绍工作进展情况、存在的问题及下一步工作计划。2.参会人员围绕议题展开讨论，分析问题原因，提出解决方案和建议。讨论过程中应充分交流，相互协作，寻求最佳解决方案。（二）决议形成1.经过充分讨论后，对议题进行表决，形成会议决议。决议应明确、具体，具有可操作性和责任主体。2.表决方式可根据议题情况采用举手表决、投票表决等方式。如对决议存在较大分歧，应进一步协商讨论，必要时可提交上级领导决策。五、会议纪要与决议执行（一）会议纪要1.联席会议办公室应在会议结束后[X]个工作日内完成会议纪要的撰写，并经召集人审定后分发给参会人员及相关部门。2.会议纪要应准确概括会议主要内容、讨论情况和形成的决议，语言简洁、逻辑清晰。（二）决议执行1.各部门应按照会议决议要求，认真组织实施，明确责任人和时间节点，确保决议得到有效执行。2.联席会议办公室负责跟踪决议执行情况，定期收集各部门的执行进展信息，并向召集人汇报。对于执行过程中出现的问题，及时协调相关部门进行解决。3.如因特殊情况需要变更决议，相关部门应及时向联席会议办公室提出申请，经召集人批准后进行调整。六、监督与考核（一）监督机制1.建立联席会议决议执行情况监督机制，由联席会议办公室负责定期对决议执行情况进行检查和评估。2.对于执行不力的部门，及时进行督促整改，并将情况反馈给召集人。（二）考核措施1.将联席会议制度执行情况纳入各部门绩效考核体系，对积极参与、执行决议效果良好的部门给予适当奖励。2.对不按时参加会议、不认真执行决议等违反制度规定的部门，视情节轻重给予相应处罚，如扣分、通报批评等。七、附则（一）解释权本制度规范由公司/组织[具体部门名称]负责解释。（二）修订与废止1.本制度