规范企业合同制管理制度

PAGE规范企业合同制管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司合同制管理，明确合同签订、履行、变更、解除等环节的流程和要求，保障公司合法权益，维护合同双方的正常经济秩序，促进公司业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司与外部单位或个人签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等活动必须遵守国家法律法规和相关政策的规定，确保合同合法有效。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方的合法权益。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同签订管理（一）合同承办部门1.公司各部门根据其业务范围，负责承办相关合同的签订工作。合同承办部门应指定专人作为合同承办人，负责合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作。2.合同承办人应具备相应的业务知识和法律知识，熟悉合同签订流程和相关法律法规，能够独立承担合同签订工作。（二）合同起草1.合同承办人应根据合同内容和要求，起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免出现歧义或模糊不清的条款。合同条款应符合法律法规和行业标准的要求，不得损害公司利益。3.对于格式合同，合同承办人应认真审查合同条款，确保格式合同的条款符合公司利益和法律法规的规定。对于格式合同中免除或限制公司责任的条款，应重点审查，并要求对方作出合理说明。（三）合同审核1.合同承办部门起草的合同文本应提交公司法律事务部门或法律顾问进行审核。法律事务部门或法律顾问应从法律角度对合同文本进行审查，确保合同的合法性、有效性和完整性。2.合同审核主要包括以下内容：合同主体资格审查：审查合同对方的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关文件，确保合同对方具有合法的主体资格。合同条款审查：审查合同条款是否符合法律法规和公司利益的要求，是否存在法律风险和漏洞。重点审查合同的标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。合同形式审查：审查合同的形式是否符合法律法规的规定，是否需要采用书面形式、公证形式等。3.法律事务部门或法律顾问应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核工作，并出具审核意见。审核意见应明确指出合同文本中存在的问题和风险，并提出修改建议。4.合同承办部门应根据法律事务部门或法律顾问的审核意见，对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本应再次提交法律事务部门或法律顾问进行审核，直至审核通过。（四）合同审批1.经法律事务部门或法律顾问审核通过的合同文本，应提交公司管理层进行审批。合同审批应按照公司的审批流程进行，确保合同的签订符合公司的决策程序和利益要求。2.合同审批主要包括以下内容：合同内容审查：审查合同的内容是否符合公司的业务发展战略和经营目标，是否有利于公司的经济效益和社会效益。合同风险评估：评估合同履行过程中可能存在的风险，如市场风险、信用风险、法律风险等，并提出相应的风险防范措施。合同签订权限审查：审查合同承办部门和承办人的签订权限是否符合公司的规定，是否存在越权签订合同的情况。3.公司管理层应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审批工作，并签署审批意见。审批意见应明确表示同意签订合同或不同意签订合同，并说明理由。4.对于重大合同或涉及公司重大利益的合同，公司管理层应组织相关部门进行专题研究和论证，确保合同的签订符合公司的长远利益和发展战略。（五）合同签订1.经公司管理层审批同意签订的合同，由合同承办人负责与合同对方签订合同。合同签订应在公司办公场所内进行，或在双方约定的其他合法地点进行。2.合同签订应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或法定代表人印章。合同专用章的使用应按照公司的印章管理制度进行，严格履行审批手续。3.合同签订过程中，合同承办人应认真核对合同对方的身份信息和授权委托书，确保合同对方具有签订合同的合法资格和授权。合同签订后，合同承办人应及时将合同文本副本送交法律事务部门或法律顾问备案。4.对于需要办理公证、鉴证等手续的合同，合同承办人应按照相关法律法规的规定，及时办理相关手续，确保合同的合法性和有效性。三、合同履行管理（一）合同履行计划1.合同签订后，合同承办部门应根据合同约定，制定合同履行计划。合同履行计划应明确合同履行的各个阶段、时间节点、责任人等内容，确保合同能够按照约定顺利履行。2.合同履行计划应提交公司管理层和相关部门备案，以便公司管理层和相关部门能够及时了解合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。（二）合同履行跟踪1.合同承办部门应建立合同履行跟踪制度，定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度和质量，发现问题及时解决。2.合同履行跟踪主要包括以下内容：合同对方履行情况跟踪：跟踪合同对方是否按照合同约定履行义务，如果发现合同对方未履行或未完全履行义务，应及时与合同对方沟通协商，要求其履行义务，并采取相应的措施防止损失扩大。公司内部履行情况跟踪：跟踪公司内部各部门是否按照合同履行计划履行各自的义务，如果发现公司内部某部门未履行或未完全履行义务，应及时协调解决，并追究相关部门和责任人的责任。合同履行进度跟踪：跟踪合同履行的各个阶段是否按照合同履行计划的时间节点完成，如果发现合同履行进度滞后，应及时分析原因，采取相应的措施加快合同履行进度。3.合同承办部门应定期向公司管理层和相关部门汇报合同履行情况，并提交合同履行情况报告。合同履行情况报告应包括合同履行的基本情况、存在的问题、解决措施和下一步工作计划等内容。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化，需要变更合同内容的，合同承办部门应及时与合同对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更应按照以下程序进行：合同承办部门提出变更申请：合同承办部门应根据合同履行过程中出现的实际情况，提出合同变更申请，并说明变更的原因、内容和对合同履行的影响。公司法律事务部门或法律顾问审核：合同承办部门提出的合同变更申请应提交公司法律事务部门或法律顾问进行审核。法律事务部门或法律顾问应从法律角度对合同变更申请进行审查，确保合同变更的合法性、有效性和完整性。公司管理层审批：经法律事务部门或法律顾问审核通过的合同变更申请，应提交公司管理层进行审批。公司管理层应按照公司的审批流程进行审批，确保合同变更符合公司的决策程序和利益要求。签订变更协议：经公司管理层审批同意的合同变更申请，由合同承办部门与合同对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、时间、双方的权利义务等条款，并加盖双方公章或法定代表人印章。3.合同变更后，合同承办部门应及时将变更协议副本送交法律事务部门或法律顾问备案，并通知公司内部相关部门，确保公司内部各部门能够及时了解合同变更情况，调整工作安排。（四）合同解除管理1.合同履行过程中，如因法定原因或合同约定原因，需要解除合同的，合同承办部门应及时与合同对方协商一致，并签订书面解除协议。解除协议应作为原合同的终止文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同解除应按照以下程序进行：合同承办部门提出解除申请：合同承办部门应根据合同履行过程中出现的实际情况，提出合同解除申请，并说明解除的原因、依据和对合同履行的影响。公司法律事务部门或法律顾问审核：合同承办部门提出的合同解除申请应提交公司法律事务部门或法律顾问进行审核。法律事务部门或法律顾问应从法律角度对合同解除申请进行审查，确保合同解除的合法性、有效性和完整性。公司管理层审批：经法律事务部门或法律顾问审核通过的合同解除申请，应提交公司管理层进行审批。公司管理层应按照公司的审批流程进行审批，确保合同解除符合公司的决策程序和利益要求。签订解除协议：经公司管理层审批同意的合同解除申请，由合同承办部门与合同对方协商一致，并签订书面解除协议。解除协议应明确解除的原因、时间、双方的权利义务等条款，并加盖双方公章或法定代表人印章。3.合同解除后，合同承办部门应及时将解除协议副本送交法律事务部门或法律顾问备案，并通知公司内部相关部门，确保公司内部各部门能够及时了解合同解除情况，做好善后工作。四、合同档案管理（一）合同档案的收集1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料收集整理，移交公司档案管理部门进行归档。合同文本及相关资料应包括合同正本、副本、补充协议、变更协议、解除协议、授权委托书、对方营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等文件。2.合同承办部门应在合同签订后的[X]个工作日内将合同文本及相关资料移交公司档案管理部门。档案管理部门应在收到合同文本及相关资料后的[X]个工作日内完成归档工作，并建立合同档案目录。（二）合同档案的保管1.公司档案管理部门应按照档案管理的相关规定，对合同档案进行妥善保管。合同档案应分类存放，便于查阅和管理。2.合同档案的保管期限应根据合同的性质和重要程度确定。一般合同的保管期限为[X]年，重要合同的保管期限为[X]年以上。3.合同档案的保管应注意防火、防潮、防虫、防盗等安全问题，确保合同档案的完整性和安全性。（三）合同档案的查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到公司档案管理部门查阅。档案管理部门应按照申请表的要求，提供相应的合同档案，并做好查阅记录。2.公司外部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经公司法律事务部门或法律顾问审核同意后，报公司管理层批准。档案管理部门应按照申请表的要求，提供相应的合同档案，并做好查阅记录。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保合同档案的安全。3.查阅合同档案时，查阅人员应遵守档案管理的相关规定，不得擅自涂改、复印、拍照、损毁合同档案。如需复印合同档案的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理复印手续。五、合同纠纷管理（一）合同纠纷的预防1.公司各部门应加强合同管理，提高合同风险意识，在合同签订、履行过程中，严格按照法律法规和公司制度的要求，认真审查合同条款，确保合同的合法性、有效性和完整性，预防合同纠纷的发生。2.合同承办部门应建立合同纠纷预警机制，及时发现合同履行过程中可能存在的纠纷隐患，并采取相应的措施加以防范。对于可能引发合同纠纷的重大问题，应及时向公司管理层和法律事务部门报告，共同研究解决方案。（二）合同纠纷的处理1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时与合同对方沟通协商，了解纠纷的原因和对方的诉求，争取通过友好协商解决纠纷。2.如协商不成，合同承办部门应及时向公司法律事务部门或法律顾问咨询，寻求法律支持和解决方案。法律事务部门或法律顾问应根据纠纷的具体情况，制定相应的处理策略，并指导合同承办部门收集相