规范财务工作报销制度

PAGE规范财务工作报销制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项经济活动合法、合规、有序进行，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本报销制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职人员等。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际发生情况。2.合理性原则：费用报销应符合公司的经营活动需要，遵循合理性、必要性的原则，杜绝不合理的开支。3.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保报销行为符合财务制度和税务要求。4.及时性原则：员工应在经济业务发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写《费用申请表》，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息，并按照公司审批流程提交相关部门负责人审批。2.部门负责人应根据工作实际情况对费用申请进行审核，确保费用支出的合理性和必要性，审核通过后签字确认。（二）费用报销1.费用发生后，员工应及时收集整理相关报销凭证，包括发票、收据、清单等，并确保凭证的真实性、完整性和合法性。2.员工将整理好的报销凭证粘贴在《费用报销单》上，按照公司规定的格式填写报销单，注明费用明细、报销金额、报销日期等信息，并签字确认。3.将填写完整的《费用报销单》及相关凭证提交给部门财务审核人员进行初步审核。（三）财务审核1.财务审核人员收到报销单据后，应按照本制度及相关财务规定对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。2.审核内容包括：报销凭证是否符合规定格式、发票是否真实有效、费用项目是否与申请一致、报销金额是否合理等。3.对于不符合要求的报销单据，财务审核人员应及时通知报销人进行补充或更正，直至审核通过。（四）审批签字1.经财务审核通过的报销单据，按照公司审批权限提交各级领导审批签字。2.审批流程一般为：部门负责人→财务负责人→总经理（根据费用金额大小确定是否需要总经理审批）。3.各级领导应认真履行审批职责，对报销事项的真实性、合理性、合规性进行全面审查，签字确认后承担相应的审批责任。（五）报销支付1.审批通过的报销单据由财务部门进行报销支付。2.财务人员根据公司资金状况和报销规定，选择合适的支付方式，如现金支付、银行转账等。3.对于通过银行转账支付的报销款项，财务人员应确保收款信息准确无误，及时完成转账操作，并将转账凭证附在报销单据后。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用飞机票：员工因公务需要乘坐飞机的，应根据公司规定的等级标准选择相应舱位，经审批后实报实销。火车票：按照实际乘坐的车次、座位等级报销，特殊情况需乘坐软卧的，需提前申请并经批准。长途汽车票：根据实际发生金额报销，但应避免不必要的长途汽车出行。市内交通费：员工在出差地市内因公务活动需要乘坐出租车、公交车等交通工具的，应保留有效票据，按照实际发生金额报销。市内交通费实行限额报销制度，具体标准根据出差地区不同设定，一般为每天[X]元。2.住宿费用员工出差应根据公司规定的住宿标准选择相应档次的酒店或住宿场所。住宿标准根据出差地区的经济水平和业务需求分为不同等级，一般一线城市为[X]元/天，二线城市为[X]元/天，三线及以下城市为[X]元/天。实际发生的住宿费用超过标准的部分，由员工自行承担；低于标准的，按照实际发生金额报销。3.餐饮补贴出差期间给予员工餐饮补贴，补贴标准为每天[X]元。餐饮补贴已包含员工在出差期间的早餐、午餐和晚餐费用，不再另行报销餐饮发票。如因业务需要发生招待费用，应按照公司招待费管理规定单独报销，不得与餐饮补贴重复计算。（二）业务招待费1.业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用支出。2.业务招待费应遵循必要性、合理性、合规性的原则，严格控制支出规模。3.招待费用报销时，应提供详细的招待事由、招待对象、招待时间、招待地点等信息，并附上相应的发票、消费清单等凭证。4.业务招待费实行限额控制制度，年度业务招待费支出不得超过公司当年销售（营业）收入的[X]%。具体报销标准根据招待对象和业务性质分为不同档次，如招待客户一般每次不超过[X]元，招待重要合作伙伴或上级领导等特殊情况需提前申请并经批准。（三）办公用品及设备购置1.办公用品的购置应遵循勤俭节约的原则，根据实际工作需要合理配置。2.办公用品采购应通过公司指定的供应商进行，采购人员应严格按照采购流程办理采购手续，确保采购物品的质量和价格合理。3.办公用品购置报销时，应提供发票、清单等凭证，并在清单上注明办公用品的名称、规格、数量、单价等信息。属于固定资产的办公用品，应按照公司固定资产管理制度进行登记和管理。4.办公设备的购置应按照公司固定资产购置审批流程进行，经相关部门审核和领导批准后实施。办公设备购置报销时，除提供发票、清单外，还应提供设备验收报告等相关资料。（四）通讯费1.公司根据员工工作岗位和业务需求，制定通讯费补贴标准。通讯费补贴分为固定补贴和按实际发生额报销两种方式。2.享受固定通讯费补贴的员工，每月按照规定标准发放补贴，不再另行报销通讯费用发票。补贴标准根据员工岗位分为不同档次，如管理人员每月补贴[X]元，销售人员每月补贴[X]元等。3.对于因工作需要发生的超出固定补贴标准的通讯费用，员工可凭有效发票按照实际发生额申请报销，但应注明通讯费用的用途和使用时间范围。（五）车辆费用1.车辆购置：公司车辆购置应按照公司固定资产购置审批流程进行，经相关部门审核和领导批准后实施。车辆购置费用报销时，应提供发票、车辆购置合同、车辆行驶证等相关资料。2.车辆保险：公司车辆保险费用按照实际发生额报销，但应选择正规保险公司投保，并确保保险条款符合公司要求。3.车辆维修保养：车辆维修保养应选择公司指定的维修厂家进行，维修人员应填写维修工单，详细记录维修项目、费用明细等信息。车辆维修保养费用报销时，应提供维修发票、维修工单等凭证。4.燃油费：公司车辆燃油费按照实际发生额报销，司机应保留加油发票，并在发票上注明加油车辆的车牌号。四、报销凭证要求（一）发票1.所有报销凭证必须是国家税务部门统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息。2.发票应加盖发票专用章，印章清晰、完整，与销售方名称一致。3.发票不得涂改、挖补，如发现发票有误，应及时联系销售方重新开具。（二）收据1.对于确实无法取得发票的业务，可使用财政部门监制的收据作为报销凭证。收据应填写完整、准确，包括收据名称、收据号码、开票日期、收款单位名称、付款单位名称、收款金额、收款事由等信息。2.收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，印章清晰、完整，与收款单位名称一致。（三）其他凭证1.除发票和收据外，其他报销凭证如清单、合同、协议、审批文件等也应真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。2.清单应详细列出所购商品或服务的名称、规格、数量、单价、金额等信息，并加盖销售方公章或财务专用章。3.合同、协议等应明确双方的权利义务关系，条款清晰、完整，具有法律效力。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，将填写完整的报销单据及相关凭证提交给财务部门审核。如因特殊原因无法及时报销的，应提前向财务部门说明情况，并在规定时间内完成报销。（二）差旅费报销员工出差归来后，应在[X]个工作日内整理好报销凭证，填写《差旅费报销单》，按照报销流程办理报销手续。（三）年终报销年终时，财务部门应提前通知员工清理个人当年的费用报销事项，员工应在规定时间内完成所有费用的报销工作。年终报销截止时间为[具体日期]，逾期未报销的费用将不再受理。六、报销审批权限（一）部门负责人审批权限部门负责人负责对本部门员工的费用报销申请进行初审，审核费用的真实性、合理性和必要性，确保费用支出符合本部门的工作需要和公司规定。部门负责人审批金额在[X]元以下的报销单据。（二）财务负责人审批权限财务负责人负责对报销单据进行财务审核，审核报销凭证的真实性、合法性、完整性，以及费用报销是否符合公司财务制度和相关规定。财务负责人审批金额在[X]元至[X]元之间的报销单据。（三）总经理审批权限总经理负责对重大费用支出、涉及公司重要决策或特殊事项的报销单据进行最终审批。总经理审批金额在[X]元以上的报销单据。七、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对公司财务报销制度的执行情况进行审计检查，重点检查报销凭证的真实性、合法性、合规性，以及报销流程的执行情况。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务部门日常监督财务部门在日常工作中应加强对报销业务的审核监督，对不符合规定的报销单据及时予以纠正。同时，定期对报销数据进行统计分析，发现异常情况及时进行调查处理。（三）员工监督公司鼓励全体员工对财务报销行为进行监督，如发现有违反报销制度的行为，可向公司内部审计部门或财务部门举报。对于举报属实的，公司将给予举报人一定的奖励，并对违规行为进行严肃处理。八、违规处理（一）对报销人的处理1.对于违反本制度规定的报销行为，如虚报、冒领、骗取报销款项等，公司将追回违规报销的款项，并视情节轻重给予相应的纪律处分。2.情节较轻的，给予警告、通报批评等处分；情节较重的，给予记过、记大过、降职、撤职等处