如何规范学校采购制度

PAGE如何规范学校采购制度学校采购制度规范方案一、总则（一）目的为了加强学校采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受学校内部监督和社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和产品，确保采购性价比最优。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购政策、采购计划、重大采购项目等，对采购工作进行宏观决策和指导。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责具体采购工作。其职责包括：1.制定采购计划和采购方案。2.组织实施采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标等。3.与供应商进行沟通谈判，签订采购合同。4.协调采购过程中的各种问题，确保采购任务顺利完成。5.建立采购档案，保存采购相关资料。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。（四）监督部门学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明，对违规行为进行查处。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制采购预算。采购预算应详细列出采购项目、数量、金额等内容。2.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑市场价格波动等因素，确保预算的准确性和可行性。（二）预算审批采购预算由采购部门汇总后报学校采购领导小组审批。审批通过后的采购预算作为年度采购计划的依据。（三）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如有特殊情况需要调整预算，应按规定程序办理审批手续。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金使用情况进行检查和分析，确保预算资金合理使用。四、采购方式（一）公开招标1.达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式。公开招标应通过法定媒介发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.公开招标应按照规定的程序进行，包括招标公告发布、资格预审、招标文件编制与发售、投标、开标、评标、中标公示等环节。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物或服务事宜进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应与供应商进行协商，达成一致意见后签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表应提交给采购部门，采购部门对采购申请进行初步审核，审核通过后进入采购流程。（二）采购计划制定采购部门根据采购申请，结合采购预算和库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、采购责任人等内容。（三）采购信息发布1.根据采购计划，采购部门按照不同采购方式发布采购信息。公开招标和邀请招标应发布招标公告或投标邀请书；竞争性谈判、单一来源采购和询价应发布采购邀请函。2.采购信息应在学校内部网站、公告栏等渠道发布，同时也可根据需要在相关媒体上发布，确保潜在供应商能够及时获取采购信息。（四）供应商选择与邀请1.采购部门对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。2.根据采购项目特点和要求，从符合条件的供应商中选择若干家邀请其参加采购活动。对于公开招标项目，应通过资格预审确定入围供应商名单。（五）采购文件编制与发放1.采购部门根据采购项目要求编制采购文件，采购文件应包括采购需求、采购方式、评标标准、合同条款等内容。2.将采购文件发放给被邀请的供应商，供应商应在规定时间内领取采购文件，并按照要求编制投标文件或响应文件。（六）开标、评标或谈判1.按照采购文件规定的时间和地点组织开标、评标或谈判活动。开标应公开进行，由采购人或采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。评标或谈判应按照事先确定的评标标准或谈判原则进行，确保评审过程公正、公平。2.评标委员会或谈判小组由学校相关部门代表、技术专家、经济专家等组成，人数应符合规定要求。评标委员会或谈判小组应独立开展工作，对投标文件或响应文件进行评审，并出具评审报告。（七）中标或成交供应商确定1.根据评标委员会或谈判小组的评审报告，采购部门确定中标或成交供应商，并发布中标或成交公告。2.将中标或成交结果通知所有参加采购活动的供应商，并向中标或成交供应商发出中标或成交通知书。（八）合同签订1.采购部门与中标或成交供应商按照采购文件和中标或成交结果签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，应报学校相关部门备案。（九）验收1.需求部门负责组织对采购物品或服务进行验收。验收应按照采购合同约定的质量标准和验收方法进行，确保采购物品或服务符合要求。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告，并将验收情况反馈给采购部门和财务部门。（十）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间向中标或成交供应商支付采购款项。2.付款前，财务部门应审核采购合同执行情况、发票等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，由采购部门与供应商协商一致后签订。合同内容应符合法律法规和采购文件要求，明确双方的权利和义务。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务，确保合同顺利执行。采购部门应及时跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等提供采购物品或服务，并提交相关证明文件。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，具有同等法律效力。2.合同变更涉及采购预算调整的，应按规定程序办理预算审批手续。（四）合同终止1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同终止。采购部门应组织对合同执行情况进行总结和评价，确保合同终止工作妥善处理。2.合同终止后，采购部门应妥善保管合同相关资料，按照学校档案管理规定进行归档。七、采购监督与审计（一）内部监督1.学校纪检监察部门应加强对采购活动的全程监督，重点监督采购程序的合规性、采购过程的公正性、采购结果的合理性等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，规范采购操作流程，防止采购过程中的违规行为。（二）审计监督学校审计部门应定期对采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、采购合同签订与履行情况、采购资金使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、采购计划、采购文件、投标文件或响应文件、评标报告、中标或成交通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与