生产部门档案管理制度

PAGE生产部门档案管理制度一、总则（一）目的为加强生产部门档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于生产活动的有效开展及相关信息的查阅利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产部门及所属各车间、班组在生产经营活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：生产部门档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映生产活动的实际情况。3.完整性原则：涵盖生产过程中的各种文件、记录，保证档案的全面性。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善生产部门档案管理制度，并监督执行。2.集中收集、整理、保管生产部门的各类档案，建立档案目录和索引。3.定期对档案进行鉴定、销毁、统计等工作。4.为生产部门及其他相关部门提供档案查阅、借阅等服务。5.对档案管理人员进行培训和考核。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、分类、装订等工作。2.按照档案管理制度对档案进行妥善保管，确保档案安全。3.准确登记档案的出入库情况，及时更新档案目录。4.协助档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作。5.为查阅、借阅档案的人员提供必要的帮助和服务。（三）各车间、班组职责1.负责本车间、班组生产活动中各类文件、记录的形成和积累，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、归档等工作。3.按照规定查阅、使用本车间、班组相关档案。三、档案的分类与编号（一）分类1.生产计划类：包括年度生产计划、月度生产计划、临时生产任务安排等。2.工艺文件类：工艺流程图、操作规程、作业指导书等。3.设备管理类：设备台账、设备维护记录、设备检修报告等。4.质量控制类：质量检验记录、不合格品处理记录、质量统计报表等。5.物资管理类：原材料采购清单、库存盘点记录、物资出入库凭证等。6.人员管理类：员工考勤记录、培训记录、绩效考核资料等。7.安全管理类：安全检查记录、事故报告、安全培训资料等。8.其他类：与生产活动相关的合同、协议、会议纪要等。（二）编号1.档案编号采用“分类代码+流水号”的形式。2.分类代码按照上述分类类别进行编制，如“SCJH”代表生产计划类。3.流水号为每类档案的顺序编号，从001开始依次递增。4.例如，一份生产计划类档案的编号为“SCJH001”。四、档案的收集与整理（一）收集1.各车间、班组应指定专人负责收集本部门在生产活动中产生的各类文件、记录，并及时移交档案管理部门。2.档案管理部门定期对各车间、班组的档案收集情况进行检查和督促。3.对于外来文件，如供应商提供的技术资料、客户反馈意见等，由相关业务人员及时收集并移交档案管理部门。（二）整理1.档案管理人员按照档案分类标准对收集到的档案进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息。3.对档案进行装订，确保档案整齐、牢固。4.剔除重复、无效的档案，对破损、褪色的档案进行修复或复制。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管方式1.档案应按照分类顺序上架存放，便于查找和管理。2.对重要档案应进行备份，备份存储介质应妥善保管，定期进行检查和维护。3.建立档案电子数据库，将档案目录及部分重要档案信息录入数据库，实现档案信息的电子化管理，便于快速查询和利用。（三）保管期限1.生产部门档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括公司生产活动中的重要文件、记录，如生产决策文件、重大质量事故报告等。3.长期保管的档案期限为10年以上，如年度生产计划、主要设备的维护记录等。4.短期保管的档案期限为110年，如月度生产计划、一般设备的检修报告等。（四）档案的清查与盘点1.档案管理部门定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时处理。3.同时，对档案进行盘点，确保账实相符。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因并采取相应措施。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应在指定地点提供档案查阅服务，并对查阅情况进行登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅档案名称等信息。3.查阅档案时应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。如需复印部分档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，并经所在部门负责人、档案管理部门负责人签字批准。2.根据批准的借阅申请，档案管理人员办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅人姓名、部门、档案名称及编号、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅期满，借阅人应按时归还档案。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失或逾期未还等情况，应及时报告并追究借阅人的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员及档案管理人员参加。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》。（二）销毁1.《档案销毁清单》经公司主管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。3.销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁情况报告档案管理部门负责人。八、档案的保密与安全（一）保密1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司机密的档案妥善保管，不得泄露给无关人员。2.查阅、借阅涉及公司机密的档案，应严格履行审批手续，查阅过程中不得擅自摘抄、复制档案内容。3.对档案管理工作中知悉的公司机密信息，档案管理人员应予以保密，不得利用工作之便谋取私利。（二）安全1.加强档案库房的安全管理工作，配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置等，并定期进行检查维护。2.档案管理人员应