应急管理档案规范制度

PAGE应急管理档案规范制度一、总则（一）目的为加强应急管理档案工作，确保应急管理档案的完整、准确、系统和有效利用，提高应急管理工作的规范化、科学化水平，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本规范制度。（二）适用范围本规范制度适用于本公司/组织在应急管理活动中形成的各类档案，包括应急预案、应急演练记录、突发事件应对过程中产生的文件、资料、数据等。（三）基本原则1.真实性原则：应急管理档案应如实反映应急管理活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理应急管理活动中产生的各类档案，保证档案的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据记录应真实可靠，避免出现错误或歧义。4.规范性原则：档案的形成、整理、保管和利用应遵循统一的规范和标准，确保档案管理工作的规范化。5.安全性原则：采取有效措施确保应急管理档案的安全，防止档案损坏、丢失或泄露。（四）管理职责1.应急管理部门负责组织、协调应急管理档案的收集、整理、归档工作。对应急管理档案的真实性、完整性和准确性负责。定期对本部门形成的应急管理档案进行自查，发现问题及时整改。2.档案管理部门负责指导、监督应急管理档案的整理、归档工作，确保档案符合规范要求。负责应急管理档案的集中保管，提供档案查阅、借阅等服务。对档案管理工作进行定期检查和评估，提出改进意见和建议。3.各部门负责本部门应急管理档案的收集、整理和初步归档工作，并及时移交档案管理部门。配合应急管理部门和档案管理部门做好应急管理档案的相关工作。二、档案收集（一）收集范围1.应急预案：包括综合应急预案、专项应急预案、现场处置方案等，以及应急预案的修订记录。2.应急演练：演练计划、演练方案、演练记录、演练评估报告等。3.突发事件应对事件报告、现场照片、视频、音频等资料。事件调查、处理过程中形成的文件、报告、记录等。应急救援行动中的指挥调度记录、物资调配记录、人员伤亡情况记录等。4.应急物资管理应急物资清单、采购合同、出入库记录、维护保养记录等。应急物资储备库的建设、布局规划等相关资料。5.应急培训与教育培训计划、培训教材、培训记录、考核成绩等。应急教育宣传资料、活动记录等。6.其他与应急管理相关的文件、资料、数据：如应急管理工作会议纪要、领导批示、专家意见等。（二）收集要求1.及时收集：各部门应在应急管理活动结束后及时将相关档案资料收集整理，确保档案的时效性。2.全面收集：按照收集范围，全面收集各类应急管理档案，不得遗漏重要信息。3.真实准确：收集的档案资料应真实反映应急管理活动的实际情况，数据准确，内容完整。4.清晰完整：档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，确保档案的完整性和可读性。（三）收集渠道1.内部文件流转：通过公司/组织内部的文件收发系统、电子邮件等渠道收集各部门报送的应急管理档案。2.现场收集：应急管理部门和相关工作人员在突发事件现场直接收集有关照片、视频、音频等资料，以及现场记录、报告等文件。3.会议记录：通过参加应急管理工作会议、研讨会等，收集会议纪要、领导讲话、专家意见等相关档案。4.培训与演练：在应急培训和演练活动中，收集培训教材、培训记录、演练方案、评估报告等档案资料。三、档案整理（一）分类标准1.按事件类型分类：分为自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等类别，再根据具体事件进一步细分。2.按时间顺序分类：按照事件发生的时间先后顺序进行排列，便于查找和追溯。3.按文件性质分类：分为预案类、记录类、报告类、物资管理类、培训教育类等。（二）整理方法1.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持文件的原有顺序，不得随意颠倒或遗漏。2.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索和查找档案。3.编号：为每份档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和识别。4.编页：对档案中的页面进行编号，标注页码，确保档案页码的连续性和准确性。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于存放和查找。（三）整理要求1.遵循分类标准：严格按照分类标准对档案进行分类整理，确保档案分类清晰、合理。2.保持文件原貌：在整理过程中，不得擅自修改、涂抹、损毁档案内容，保持文件的原始状态。3.规范编目编号：编目编号应准确、规范，符合档案管理的要求，便于档案的管理和利用。4.确保整理质量：整理后的档案应整齐、规范，便于查阅和保管，确保档案整理工作的质量。四、档案归档（一）归档时间1.定期归档：各部门应在每年年底前将本年度形成的应急管理档案整理归档，并移交档案管理部门。2.即时归档：对于突发事件应对过程中形成的重要档案，应在事件处理结束后及时整理归档，确保档案的及时性和完整性。（二）归档程序1.部门初审：各部门对应急管理档案进行初步整理和审核，确保档案内容完整、准确、规范。2.部门移交：各部门将初审合格的档案移交档案管理部门，并填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门接收：档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，检查档案的数量、质量、整理情况等是否符合要求。4.入库保管：验收合格的档案按照规定的分类和编号顺序入库保管，建立档案保管台账。（三）归档要求1.齐全完整：归档的档案应齐全完整，涵盖应急管理活动的各个方面，不得有遗漏。2.规范整理：档案应按照整理要求进行规范整理，编目编号准确，装订整齐，便于保管和查阅。3.手续完备：档案移交过程中应办理完整的移交手续，明确双方责任，确保档案交接的准确性和规范性。五、档案保管（一）保管场所1.档案库房：应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.温湿度控制：库房内温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间，定期对库房温湿度进行监测和记录。3.安全设施：库房内应配备消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备等安全设施，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。（二）保管方式1.纸质档案保管：采用档案盒、档案架等方式进行存放，按照档案类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案保管：建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类进行分类存储，设置备份机制，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。3.特殊载体档案保管：对于照片、视频、音频等特殊载体档案，应采取相应的保管措施，如冲印、刻录、存储等，确保档案的质量和安全。（三）保管期限1.短期保管：保管期限为15年的档案，主要包括一般性的应急演练记录、临时性的应急工作文件等。2.中期保管：保管期限为510年的档案，如部分应急预案的修订记录、重要应急培训资料等。3.长期保管：保管期限为10年以上的档案，包括综合应急预案、重大突发事件应对档案、应急物资管理档案等重要档案。（四）档案清查1.定期清查：档案管理部门应每年对档案进行一次全面清查，检查档案的数量、质量、保管情况等，确保档案的安全和完整。2.不定期清查：根据实际需要，对特定类别或时间段的档案进行不定期清查，及时发现和解决档案管理中存在的问题。3.清查记录：清查过程中应做好记录，包括清查时间、清查人员、清查范围、发现的问题及处理情况等，形成清查报告。六、档案利用（一）利用范围1.内部查阅：本公司/组织内部工作人员因工作需要，可查阅应急管理档案中的相关资料，了解应急管理工作情况，为应急决策、应急处置、应急培训等提供参考依据。2.外部查阅：因法律法规要求、合作项目需要等，经公司/组织批准，外部单位或个人可查阅应急管理档案中的部分资料，但应严格履行查阅手续，确保档案安全。（二）利用程序1.申请：内部工作人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人审批后提交档案管理部门。外部单位或个人查阅档案，应提交查阅申请函，说明查阅理由、查阅范围等，经公司/组织主管领导审批后，由档案管理部门安排查阅。2.登记：档案管理部门对查阅申请进行审核登记，记录查阅申请人、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅：档案管理部门根据查阅申请，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程规范、有序。查阅人员不得擅自涂改、损毁、抽取、复制档案内容。4.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理部门对归还的档案进行核对检查，确保档案完整无损。（三）利用要求1.合法合规：档案利用应符合国家法律法规和公司/组织的相关规定要求，不得利用档案从事违法违规活动。2.保护隐私：在档案利用过程中，应注意保护涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息，不得泄露档案内容。3.做好记录：档案管理部门应对档案利用情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用效果等，以便对档案利用工作进行统计分析和评估。七、档案保密（一）保密范围1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的应急管理档案：如突发事件调查处理过程中涉及的敏感信息、应急物资储备的关键数据、应急培训中的个人信息等。2.尚未公开的应急预案、应急演练方案等重要档案：在应急预案正式发布、应急演练实施前，应严格保密，防止信息泄露。（二）保密措施1.人员管理：对接触应急管理档案的工作人员进行保密教育和培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.环境管理：档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案查阅场所应具备保密条件，防止档案信息在查阅过程中被泄露。3.技术手段：采用加密存储、访问控制、数据备份等技术手段，保障电子档案的安全保密。对纸质档案进行密封保管，防止档案内容被私自复制或传播。4.保密制度：建立健全档案保密制度和监督检查机制，定期对档案保密工作进行检查，发现问题及时整改。对违反保密规定的行为，依法依规追究责任。八、档案信息化建设（一）建设目标1.实现档案数字化管理：将应急管理档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。2.提高档案管理效率：利用信息化手段，优化档案管理流程，减少人工操作环节，提高档案收集、整理、归档、保管和利用的工作效率。3.加强档案安全保障：通过信息化技术手段，对档案数据进行加密存储、备份恢复、访问控制等，确保档案信息的安全可靠。（二）建设内容1.档案数字化加工：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等数字化加工，形成电子档案。2.电子档案管理系统建设：建立涵盖档案收集、整理、归档、保管、利用、统计等功能的电子档案管理系统，实现档案管理的信息化、自动化。3.档案数据存储与备份：建设安全可靠的档案数据存储系统，对电子档案数据进行定期备份，防止数据丢失。4.档案信息安全防护：采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，保障档案信息系统的安全，防止信息泄露和被非法篡改。（三）实施步骤1.规划设计阶段：制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和技术要求，进行系统设计和方案论证。2.系统建设阶段：按照规划设计方案，组织实施档案数字化加工、电子档案管理系统开发建