安全生产执法档案制度

PAGE安全生产执法档案制度一、总则（一）目的为加强安全生产执法工作的规范化、科学化管理，确保安全生产执法活动合法、公正、有效，保障人民群众生命财产安全，依据相关法律法规和行业标准，制定本安全生产执法档案制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在安全生产执法过程中形成的各类档案资料的管理，包括执法检查、行政处罚、事故调查等相关活动产生的文件、记录、证据等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家安全生产法律法规、行业标准以及本公司/组织内部的相关规定，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：档案内容必须真实反映安全生产执法活动的全过程，保证档案资料的完整性，不得遗漏重要信息。3.规范统一原则：对档案的分类、编号、整理、归档等工作实行统一标准，确保档案管理的规范性和一致性。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，防止档案信息泄露、损毁或丢失，同时严格遵守保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息予以妥善保管。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善安全生产执法档案管理制度，明确档案管理流程和要求。2.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的专业素质和业务能力。3.对安全生产执法档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作进行指导和监督。4.定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现和解决存在的问题。（二）执法部门职责1.负责本部门安全生产执法档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的真实性和完整性。2.在执法活动结束后，按照规定的时间和要求将档案移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.负责安全生产执法档案的具体收集、整理、归档、保管等工作，严格按照档案管理制度和操作流程进行操作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案的存储环境，确保档案的安全。4.按照规定办理档案的查阅、借阅手续，对查阅和借阅情况进行登记，及时催还档案。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.安全生产执法检查计划、方案、通知等文件。2.执法检查记录，包括现场检查记录、询问笔录、勘验笔录等。3.企业提交的安全生产相关资料，如安全生产许可证、应急预案、安全管理制度等。4.行政处罚决定书、整改指令书、复查意见书等执法文书。5.事故调查报告、处理决定等与事故相关的档案资料。6.其他与安全生产执法活动有关的文件、资料、证据等。（二）收集要求1.执法人员在执法活动过程中应及时收集相关档案资料，确保资料的及时性和准确性。2.对收集到的档案资料要进行认真核对，确保内容真实、完整，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应按照规定进行备份，并确保电子文件的格式规范、可读性强。（三）整理方法1.分类：按照执法活动的类别、时间顺序等对档案进行分类，如分为执法检查类、行政处罚类、事故调查类等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年份和顺序号等信息，便于档案的管理和查询。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行整理装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.执法部门应在执法活动结束后[X]个工作日内，将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门在收到档案后，应进行认真审核，对不符合要求的档案及时退回执法部门进行补充完善。3.审核通过的档案应按照分类、编号顺序进行归档，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、年份等信息。（二）保管期限1.短期档案：保管期限为[X]年，主要包括一般性的执法检查记录、整改情况跟踪记录等。2.中期档案：保管期限为[X]年，如行政处罚决定书、整改指令书等，在规定期限内可能涉及行政复议、行政诉讼等情况。3.长期档案：保管期限为[X]年以上，主要是事故调查报告、重大执法活动档案等，这些档案具有重要的历史价值和参考意义。（三）保管措施1.档案库房建设：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案存储环境安全。2.温湿度控制：库房内温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%之间。3.档案存储设备：使用符合标准的档案柜、档案盒等存储设备，对档案进行分类存放。4.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变等情况，及时采取措施进行处理。5.电子档案管理：对电子档案要进行定期备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，防止数据丢失。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅安全生产执法档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案进行查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料。3.查阅结束后，查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字确认，档案管理人员应及时将档案归还原位。（二）借阅规定1.外单位因工作需要借阅安全生产执法档案的，应提前向本公司/组织提出书面申请，说明借阅理由、借阅期限等内容，经本公司/组织负责人批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案时，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，并提供有效身份证明，经档案管理部门审核后，签订《档案借阅承诺书》，明确借阅人员的权利和义务。3.档案管理部门应按照规定的借阅期限进行催还，借阅人员应按时归还档案。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如因保管不善导致档案损坏、丢失的，借阅人员应承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对已到保管期限的安全生产执法档案进行鉴定，确保档案的留存价值与保管成本相匹配。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则，确保鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、执法部门负责人以及相关专业人员组成。鉴定小组负责对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.审查档案的内容，判断其是否仍具有查考利用价值，如是否涉及未完结的法律纠纷、是否对今后的安全生产工作有参考意义等。2.考虑档案的历史价值、现实意义以及与公司/组织业务的相关性。3.查阅相关法律法规和行业标准，确定档案的保管期限是否符合规定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等详细信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司/组织负责人批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在销毁现场进行监销，并在《档案销毁清单》上签字确认。