消防生产档案管理制度

PAGE消防生产档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司消防生产档案管理，规范档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保消防生产相关信息的完整性、准确性和可追溯性，有效预防和应对火灾事故，保障公司生产经营活动的安全有序进行，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及消防生产活动的部门、车间、班组及个人，包括但不限于消防设施设备的采购、安装、维护、使用，消防演练计划与实施，火灾隐患排查与整改等相关工作形成的各类文件、记录、资料等档案管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关消防法律法规以及行业标准规范，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：档案内容应真实反映消防生产活动的实际情况，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.科学分类原则：按照消防生产活动的不同类别和阶段，对档案进行科学合理的分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，防止档案丢失、损坏、泄露，确保档案信息安全。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司消防生产档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划公司消防生产档案管理工作，指导各部门、车间做好档案的收集、整理、归档工作。3.集中保管公司重要的消防生产档案，建立档案目录和索引，方便查询利用。4.定期对档案进行检查、清理和鉴定，确保档案的质量和安全。5.负责组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）各部门、车间职责1.负责本部门、车间消防生产档案的收集、整理、分类和保管工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.明确专人负责档案管理工作，按照公司档案管理制度的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门。3.在消防生产活动中，严格按照规定做好各类文件、记录的填写和保存工作，为档案管理提供原始资料。4.积极配合档案管理部门的工作，接受档案管理部门的指导和监督，及时整改档案管理中存在的问题。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理工作流程和制度。2.负责档案的日常收集、整理、装订、编目、上架等工作，确保档案整齐有序、便于查找。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。4.按照规定为公司内部各部门及人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。5.协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，对销毁的档案进行详细记录。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.消防设施设备档案消防设施设备的采购合同、发票、技术资料、说明书等。消防设施设备的安装调试记录、验收报告。消防设施设备的日常巡检记录、维护保养记录、维修记录。消防设施设备的定期检测报告、校准证书。消防设施设备的报废申请、报废处理记录。2.消防演练档案消防演练计划、方案。消防演练活动的组织实施记录，包括参与人员、演练时间、演练内容、演练过程中的照片、视频等。消防演练效果评估报告，包括演练目标达成情况、存在的问题及改进措施等。3.火灾隐患排查与整改档案火灾隐患排查计划、方案。火灾隐患排查记录，包括排查时间、排查人员、排查区域、发现的火灾隐患情况等。火灾隐患整改通知书、整改方案、整改措施落实情况记录。火灾隐患整改复查记录，包括复查时间、复查人员、整改情况等。4.消防安全培训档案消防安全培训计划、教材。消防安全培训活动记录，包括培训时间、培训地点、培训讲师、参与人员、培训内容等。员工消防安全培训考核记录。5.其他与消防生产相关的文件、记录、资料，如消防应急预案、消防工作会议纪要、消防奖惩记录等。（二）收集要求1.各部门、车间应在消防生产活动结束后及时收集相关档案资料，确保档案的时效性。2.档案资料应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全，不得有涂改、伪造等情况。3.对于电子文件，应确保其格式规范、存储安全，并与纸质文件内容一致，同时做好备份工作。（三）整理方法1.按照档案类别进行分类，如消防设施设备档案、消防演练档案等。2.每一类档案再按照时间顺序或重要程度进行排列。3.对每份档案进行编号，编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.对于同一事件或项目形成的系列档案，应进行装订成册，并在封面注明档案名称、日期、保管期限等。四、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管：涉及公司消防生产活动重大决策、重要事件、关键技术资料等对公司长期发展具有重要价值的档案，应永久保管。2.定期保管：30年保管：消防设施设备的采购合同、重要的消防演练记录、火灾隐患排查与整改的重要文件等，保管期限为30年。10年保管：消防设施设备的日常巡检记录、维护保养记录、消防安全培训记录等，保管期限为10年。（二）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁等条件。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找，档案应分类存放，标识清晰。（三）保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况。2.定期对档案进行盘点，确保账实相符。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并采取相应措施。3.对电子档案应采用安全可靠的存储设备进行备份，并定期进行数据检查和恢复测试，防止数据丢失。4.对于纸质档案，应采取防虫、防霉措施，如放置防虫药、干燥剂等。5.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员离开库房时应确保门窗关闭、电源切断。五、档案的利用（一）查阅1.公司内部各部门因工作需要查阅消防生产档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请表提供的信息，及时查找并提供相应档案，查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅消防生产档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等，经部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。借阅期满后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。（三）复制1.如需复制消防生产档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，由档案管理人员进行复制。2.复制的档案应与原件内容一致，复制件应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。3.复制档案的申请和审批记录应与复制件一同保存。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司主管领导批准后进行销毁。（二）销毁1.档案销毁应指定专人负责，严格按照批准的销毁清单进行销毁。2.销毁档案时，应采用