2025-2026秋学校档案管理工作总结报告：规范档案管理保存历史资料服务学校发展

2025-2026学年秋季学期学校档案管理工作总结报告：规范档案管理保存历史资料服务学校发展档案是学校办学历史的原始记录，是传承校园文化、留存发展印记、服务教育教学的重要载体，规范档案管理、妥善保存历史资料，既是学校精细化管理的重要内容，也是推动学校高质量发展的重要保障。2025-2026学年秋季学期，我校档案管理工作以“规范管理、留存史实、服务发展”为核心目标，严格遵循《档案法》《学校档案管理办法》相关要求，立足学校办学实际，健全管理制度、细化管理流程、强化责任落实，扎实推进档案收集、整理、归档、保管、利用等各项工作，有效提升了档案管理规范化、标准化水平，充分发挥了档案服务教育教学、服务学校管理、服务师生发展的重要作用。现将本学期档案管理工作开展情况、存在的问题及下一步计划总结如下：一、本学期档案管理工作开展情况（一）健全管理制度，夯实管理基础本学期，我校高度重视档案管理工作，将其纳入学校重点工作部署，进一步完善档案管理体系，夯实工作基础。一是修订完善管理制度，结合学校发展实际和档案管理新要求，对原有《学校档案管理细则》《档案收集归档制度》《档案保管保密制度》《档案利用借阅制度》等进行修订完善，明确档案管理工作的职责分工、工作标准和操作流程，细化各部门档案联络员的职责，确保档案管理工作有章可循、有规可依。二是健全管理网络，成立以校长为组长、分管副校长为副组长、各部门负责人及档案联络员为成员的档案管理工作领导小组，明确校办公室为档案管理牵头部门，负责全校档案的统筹管理、指导协调和督促检查，各部门指定专人担任档案联络员，负责本部门档案的初步收集、整理和移交工作，形成“校长负总责、分管领导具体抓、各部门协同配合、专人负责落实”的工作格局。三是强化责任落实，召开档案管理工作专题会议，明确各部门档案管理工作责任，将档案管理工作纳入各部门学期绩效考核，定期对各部门档案收集、归档情况进行检查通报，倒逼责任落实，确保档案管理工作有序推进。（二）规范工作流程，提升管理质量围绕档案“收集、整理、归档、保管、利用”五大核心环节，严格规范操作流程，着力提升档案管理规范化、标准化水平。一是扎实推进档案收集工作，明确档案收集范围和要求，重点收集本学期学校各项工作形成的各类资料，包括行政公文、会议纪要、规章制度、人事档案、教学档案、德育档案、后勤档案、财务档案、校园活动资料、荣誉证书、照片视频等，做到全面收集、应收尽收。针对不同类型档案的特点，采取“日常收集+定期移交”相结合的方式，日常由各部门档案联络员及时收集本部门形成的档案资料，每月月底向校办公室移交一次；学期末开展集中收集，对各部门未移交的档案资料进行全面排查、督促移交，确保档案资料不遗漏、不缺失。二是严格规范档案整理归档，安排专人负责档案的整理归档工作，按照档案管理标准化要求，对收集到的档案资料进行分类、编号、装订、编目。根据档案类型，将其分为行政类、教学类、德育类、人事类、财务类、基建类、声像类等七大类别，每一类档案按照时间顺序、内容逻辑进行整理，规范填写档案封面、卷内目录、备考表等，采用标准化档案盒、档案袋进行装订存放，确保档案整理规范、目录清晰、便于查阅。本学期，共收集各类档案资料1200余件，整理归档1180件，归档率达98%以上，其中行政类档案230件、教学类档案450件、德育类档案180件、其他类档案320件。三是规范档案保管保密工作，优化档案保管环境，对档案库房进行升级改造，配备档案密集架、防潮机、除湿机、灭火器、防虫药品等保管设备，控制库房温湿度，做好防火、防潮、防虫、防盗、防破损、防泄密工作，定期对档案库房进行检查维护，及时排查安全隐患。严格执行档案保密制度，明确档案保密责任，对涉及国家秘密、学校机密、师生个人隐私的档案资料，实行专人保管、严格借阅审批，严禁私自查阅、复制、传播，确保档案资料的安全完整。四是规范档案利用借阅，严格执行档案利用借阅制度，明确借阅流程、借阅期限和注意事项，师生员工因工作、学习需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人签字、校办公室审批同意后，方可借阅，借阅期限一般不超过7天，逾期未归还的，及时督促归还。借阅档案期间，严禁涂改、损毁、丢失档案资料，归还时由档案管理人员核对检查，确保档案资料完好无损。本学期，共办理档案借阅36人次，借阅档案58件，均按时归还、无损坏丢失情况。（三）强化队伍建设，提升业务能力档案管理工作的质量，关键在于管理人员的业务能力。本学期，我校高度重视档案管理队伍建设，着力提升档案管理人员和各部门档案联络员的业务水平。一是加强专人培训，选派学校档案管理人员参加上级部门组织的档案管理业务培训，学习档案管理新知识、新规范、新技能，重点学习档案数字化管理、档案保密工作等相关内容，提升档案管理人员的专业素养和业务能力。培训结束后，组织档案管理人员进行交流学习，分享培训心得，结合学校档案管理实际，梳理工作重点和难点，针对性地改进工作方法。二是开展校内指导，由校办公室档案管理人员牵头，定期对各部门档案联络员进行业务指导，讲解档案收集、整理、归档的操作流程和注意事项，现场指导档案整理工作，及时解决各部门档案管理工作中遇到的问题，提升各部门档案联络员的业务能力，确保各部门移交的档案资料符合整理规范。三是注重队伍稳定，合理调配档案管理工作人员，明确档案管理人员的岗位职责和工作任务，关心档案管理人员的工作和成长，为其提供必要的工作条件和支持，确保档案管理队伍稳定，保障档案管理工作持续有序开展。（四）聚焦服务需求，发挥档案价值坚持“服务为先”的理念，积极拓宽档案利用渠道，充分发挥档案服务学校发展、服务教育教学、服务师生的作用。一是为学校管理提供支撑，及时为学校行政决策、制度修订、工作总结、评优评先等工作提供档案查阅服务，本学期，为学校撰写学期工作总结、申报各类荣誉、修订规章制度等提供档案资料28份，为学校管理决策提供了有力的历史依据和数据支撑。二是为教育教学提供服务，整理归档本学期教学计划、教案、课件、试卷、教学反思、教研活动记录等教学档案，为教师备课、教研活动、教学评估等提供查阅便利，助力教师提升教学质量；为学生学籍管理、评优评先、升学参考等提供相关档案证明，本学期，为学生开具学籍证明、评优证明等12份，切实服务学生成长。三是为校园文化建设提供素材，整理归档学校校园活动、重大事件、荣誉成果等相关档案资料，包括照片、视频、文字资料等，为校园文化墙建设、校史编写、校园宣传等提供丰富素材，传承校园文化，展现学校办学成果。四是优化服务方式，简化档案借阅流程，提高档案查阅效率，对常用档案资料进行分类存放、重点管理，方便师生快速查阅；建立档案查询咨询服务机制，及时解答师生关于档案查阅、借阅的疑问，提升服务满意度。二、存在的问题与不足本学期，我校档案管理工作虽然取得了一定的成效，在规范化、标准化建设方面有了明显提升，但对照档案管理工作的更高要求和学校发展的实际需求，仍存在一些问题和不足，主要表现在以下几个方面：1.档案收集的全面性和及时性仍有欠缺：部分部门对档案收集工作重视程度不够，档案联络员责任心不强，存在档案资料收集不及时、不全面的情况，尤其是一些临时性活动、专项工作形成的资料，容易出现遗漏；个别教职工档案意识薄弱，不注重及时移交工作中形成的档案资料，导致部分档案资料未能及时收集归档。2.档案整理的精细化水平有待提升：虽然档案整理整体规范，但部分档案资料的分类不够细致，卷内目录填写不够规范、清晰，部分声像档案（照片、视频）缺乏详细说明，未能准确标注拍摄时间、地点、人物、事件等信息，不利于档案的查阅和利用；少数部门移交的档案资料存在装订不规范、纸张破损等问题。3.档案数字化建设进展缓慢：目前，我校档案管理仍以纸质档案为主，数字化建设推进滞后，仅对少量重要档案进行了数字化扫描，大部分档案仍未实现数字化管理，导致档案查阅、检索效率不高，难以满足师生快速查阅档案的需求，也不利于档案的长期保存和共享利用。4.档案利用的深度和广度不足：档案利用主要集中在简单的查阅、借阅方面，对档案资料的挖掘、分析和利用不够深入，未能充分发挥档案的历史参考、经验总结、决策支撑作用；针对档案的宣传、展示不够，师生对学校档案的了解不多，档案的育人价值未能充分体现。5.档案管理队伍业务能力仍需提升：虽然开展了相关培训，但部分档案联络员和档案管理人员的业务能力仍有待提升，对档案管理新规范、新技能的掌握不够熟练，在档案精细化整理、数字化管理等方面存在短板，难以适应新时代档案管理工作的要求。三、下一步工作计划针对本学期档案管理工作中存在的问题和不足，结合学校发展实际，下一步，我们将聚焦问题整改、强化措施落实，着力补齐工作短板，不断提升档案管理质量和水平，充分发挥档案服务学校发展的重要作用，重点做好以下几方面工作：（一）强化宣传引导，提升档案意识通过校园广播、宣传栏、主题会议、教职工培训等多种形式，广泛宣传档案管理相关法律法规和学校档案管理规章制度，讲解档案管理的重要意义、收集范围和要求，提升全体教职工和学生的档案意识，引导教职工自觉重视档案收集、移交工作，主动配合档案管理工作，形成“人人关心档案、人人支持档案、人人参与档案”的良好氛围。定期开展档案管理工作先进部门和先进个人评选活动，对工作表现突出的部门和个人进行表彰奖励，发挥示范引领作用。（二）整改突出问题，规范管理流程针对本学期档案管理工作中存在的收集不及时、整理不精细等问题，制定专项整改方案，明确整改措施、整改时限和责任人，逐项落实整改。加强对各部门档案收集、移交工作的督促检查，增加检查频次，对未按时移交、收集不全面的部门进行重点督促，确保档案资料应收尽收、及时归档。进一步规范档案整理归档流程，加强对档案整理工作的指导，细化分类标准，规范卷内目录填写、装订格式等，提升档案整理精细化水平；重点规范声像档案的整理，要求每一份声像档案都标注详细说明，确保档案信息完整、便于查阅。（三）推进数字化建设，提高利用效率将档案数字化建设纳入学校重点工作，制定档案数字化建设工作计划，逐步推进纸质档案数字化转换工作。配备必要的数字化设备，安排专人负责档案数字化扫描、录入、整理工作，按照“先重要后一般、先常用后冷门”的原则，优先对行政公文、教学档案、人事档案等常用档案进行数字化处理，建立学校档案数字化管理系统，实现档案的线上检索、查阅和共享，提高档案利用效率。加强数字化档案的管理，建立数字化档案备份制度，定期对数字化档案进行备份，严防数据丢失、损坏，确保数字化档案的安全完整。（四）深化档案利用，发挥档案价值进一步拓宽档案利用渠道，深化档案利用内涵，不仅做好日常查阅、借阅服务，还要加强对档案资料的挖掘、分析和研究，梳理学校办学历史中的宝贵经验，为学校行政决策、教育教学改革、校园文化建设等提供有力支撑。加强档案宣传展示，利用校园文化墙、学校公众号等平台，展示学校重要档案资料、办学成果，传承校园文化，发挥档案的育人价值。建立档案利用反馈机制，及时收集师生对档案利用服务的意见和建议，不断优化服务方式、提升服务质量。（五）加强队伍建设，提升业务能力持续加强档案管理队伍建设，定期组织档案管理人员和各部门档案联络员参加业务培训，邀请档案管理专家来校指导，重点学习档案数字化管理、档案精细化整理、档案保密等相关知识和技能，提升队伍业务能力和专业素养。建立档案管理队伍交流学习机制，组织档案管理人员到档案管理工作先进学校交流学习，借鉴先进经验和做法，结合学校实际优化工作方法。稳定档案管理队伍，合理调配工作人员，为档案管理人员提供必要的工作支持和发展空间，激发工作积极性和主动性。四、总结2025-2026学年秋季学期，我校档案管理工作在学校领导的高度重视和各部门的协同配合下，扎实推进各项工作，健全了管理制度、规范了工作流程、提升了管理质量，有效发挥了档案服务学校发展