合同管理文档审核与签署流程模板

合同管理文档审核与签署流程模板适用业务场景全流程操作步骤第一步：合同需求发起与立项操作主体：业务部门（如销售部、采购部、项目部）操作内容：业务部门根据业务需求（如合作洽谈、采购需求、项目启动），填写《合同立项申请表》，明确合同目的、合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合同标的、预估金额、履行期限等核心要素。部门负责人对立项申请进行初审，确认业务必要性及预算匹配性，签字批准后提交至法务部门或合同管理部门（如行政部/综合管理部）。输出成果：《合同立项申请表》（含部门负责人审批意见）第二步：合同起草与内容审核操作主体：业务部门（起草）、法务部门（合规审核）、财务部门（财务条款审核）、相关业务专家（技术/条款审核）操作内容：合同起草：业务部门根据立项内容，使用企业标准合同模板（或参考行业范本）起草合同文本，明确双方权利义务、合同价款（或收费标准）、履行方式、违约责任、争议解决方式、保密条款等核心条款。内部多维度审核：法务审核：法务部门重点审核合同主体合法性（如合作方资质、授权代表权限）、条款合规性（是否符合法律法规、行业监管要求）、法律风险点（如违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰）、争议解决方式是否约定明确（如仲裁机构/法院管辖地）。财务审核：财务部门审核合同价款构成是否合理、付款方式与进度是否匹配企业资金管理要求、税费承担条款是否合规、是否涉及保函/保证金等财务安排。业务/技术审核：涉及技术服务的合同，由业务部门或技术专家审核技术参数、交付标准、验收流程等专业条款的准确性和可执行性。修改与反馈：审核部门提出修改意见后，业务部门根据意见调整合同文本，直至所有审核部门无异议。输出成果：审核通过后的合同定稿（含各部门审核意见记录）第三步：合同审批与授权操作主体：根据合同金额、重要性划分审批层级（如部门负责人→分管领导→总经理/董事长）操作内容：业务部门将审核通过后的合同定稿及《合同审批表》（附各环节审核意见）提交至对应审批层级。审批人重点审核：合同是否符合企业战略及业务发展需求；合同金额是否在预算范围内，成本效益是否合理；履行风险是否可控（如合作方履约能力、市场波动影响）。审批通过后，由法定代表人或其授权代表签署《合同审批表》，明确签署权限及生效条件。输出成果：《合同审批表》（含完整审批链签字）第四步：用印申请与合同签署操作主体：行政部（用印管理）、授权签署人操作内容：用印申请：业务部门持审批通过的《合同审批表》及合同定稿，向行政部提出用印申请，明确用印份数（如正本X份、副本Y份）、用印位置（如骑缝章、签字章）。用印审核：行政部核对用印材料与审批表一致性，确认用印权限（如是否为法定代表人授权签署），无误后加盖企业公章或合同专用章（严禁空白合同用印）。合同签署：线下签署：由授权签署人（法定代表人或授权代表）与合作方当面签署，保证双方签字/盖章清晰、完整，骑缝章加盖连续；线上签署：通过企业认可的电子签约平台（如e签宝、法大大）完成签署，具有法律效力的电子合同，并同步归档电子版。输出成果：签署完成的有效合同文本（纸质+电子版）第五步：合同履行与过程跟踪操作主体：业务部门（履行主体）、财务部门（付款跟踪）、法务部门（风险监控）操作内容：业务部门根据合同约定履行义务（如交付货物、提供服务、支付款项），建立《合同履行台账》，记录关键节点（如交付日期、验收时间、付款进度）。财务部门根据合同约定的付款条件（如预付款、进度款、尾款）审核付款申请，保证款项支付与履行进度匹配。履行过程中若出现变更（如标的、金额、期限变更），需按原审批流程签订《合同补充协议》；若发生违约，业务部门及时收集证据（如逾期通知函、验收不合格证明），报法务部门评估处理方案（如协商、仲裁、诉讼）。输出成果：《合同履行台账》《合同补充协议》（如有）、《违约处理记录》（如有）第六步：合同归档与后续管理操作主体：行政部/档案管理部门、法务部门操作内容：归档收集：合同签署完成后，业务部门将纸质合同正本（或扫描件）、电子合同、审批文件、履行记录（如验收单、付款凭证）等材料整理齐全，提交至档案管理部门。分类归档：档案管理部门按合同类型（如采购合同、服务合同）、签订年度、合作方名称等分类编号，建立《合同归档台账》，保证档案可追溯。保管期限：根据合同性质及法律法规要求确定保管期限（如一般合同保管10年，重要合同保管20年以上或永久保管），到期前按流程鉴定销毁。借阅管理：建立合同借阅登记制度，内部因工作需要借阅合同需经部门负责人及档案管理部门批准，借阅期限不超过15天，严禁擅自复制或外传。输出成果：《合同归档台账》、规范化存储的合同档案配套模板工具模板一：合同审批表合同名称编号签订日期合作方名称统一社会信用代码法定代表人合同标的预估金额（元）履行期限起草部门起草人联系方式审核意见业务部门审核（签字）：日期：意见：法务部门审核（签字）：日期：意见：财务部门审核（签字）：日期：意见：分管领导审批（签字）：日期：意见：总经理/董事长审批（签字）：日期：意见：模板二：合同归档台账归档编号合同名称合同编号签订日期合作方合同类型保管期限存放位置归档人归档日期借阅记录（含借阅人、日期、归还情况）关键风险提示主体资格审查风险：合作方需提供加盖公章的营业执照复印件、法定代表人证件号码明书、授权委托书（如非法定代表人签署），并通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实其经营状态（是否存续、吊销、注销）及经营范围，避免与无资质主体签约。条款完整性风险：合同必须包含《民法典》规定的必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等），避免因条款缺失导致合同无效或履行争议。用印规范性风险：严禁在空白合同、空白纸张或未经审批的合同文本上加盖公章；用印前需核对合同内容与审批表一致，骑缝章需保证每页连续，防止合同被篡改或拆分。履行监控风险：业务部门需定期跟踪合同履行进度，对逾期履行、质量不合格等情况及时预警并留存证据，避免因未及时主张权