团队会议议程及决策记录模板

适用场景与价值模板使用全流程指南第一步：会前准备——明确目标与框架确定会议核心目标主持人需提前明确本次会议要解决的核心问题（如“确定项目下一阶段里程碑”“解决跨部门协作卡点”等），避免议题发散。目标建议遵循SMART原则（具体、可衡量、可达成、相关性、时限性）。制定会议议程并提前分发根据目标梳理会议议题，按重要性排序，明确每个议题的负责人、预计讨论时间（建议单个议题不超过30分钟，总时长控制在90分钟内）。提前至少1个工作日将议程通过团队协作工具（如企业钉钉等）发送给参会人员，并提醒相关人员准备议题材料（如数据报告、方案初稿等）。确认参会人员与角色分工明确必须参会的人员（决策相关方）和可列席的人员（支持角色），指定记录人（建议由非主持人担任，负责实时记录讨论要点和决策结果）。第二步：会中执行——聚焦讨论与决策开场与目标重申（5分钟内）会议开始时，主持人简要重申会议目标、议程及时限规则，提醒参会人员围绕议题发言，避免偏离主题。按议程逐项推进讨论每个议题由负责人先简要介绍背景（如“当前项目进度滞后，需分析原因并调整计划”），再引导参会人员讨论。记录人需同步记录“讨论要点”（如不同观点、关键数据、待确认问题），而非逐字转录发言内容。主持人需控制讨论节奏，对无争议的议题快速达成共识，对存在分歧的议题引导各方充分表达后，通过投票、协商或负责人拍板等方式形成决策。明确决策结果与行动项每个议题讨论结束后，主持人需当场确认“决策结果”（如“同意调整项目截止日期至X月X日”）和“行动项”（需包含具体任务、负责人、完成时间），例如：“负责在X月X日前完成客户需求调研报告，并同步给审核”。第三步：会后跟进——落地与追溯整理会议记录并分发会议结束后24小时内，记录人需根据会议笔记整理成《会议议程及决策记录》，内容包括：会议基本信息、各议题讨论要点、决策结果、行动项（含负责人、时间）。经主持人审核无误后，发送给所有参会人员及相关方，并抄送团队负责人。跟踪行动项执行进度记录人需在团队协作工具中创建“行动项跟踪表”，定期（如每周例会）更新各行动项的完成状态（“进行中”“已完成”“受阻”），对逾期未完成的任务提醒负责人，必要时协调资源解决。会议议程及决策记录模板结构一、会议基本信息项目内容说明会议名称[例如：项目Q3进度推进会]会议日期[YYYY-MM-DD]会议时间[开始时间]-[结束时间]会议地点[会议室/线上会议]主持人姓名记录人姓名必须参会人员姓名1、姓名2、姓名3列席人员姓名4、姓名5（可选）缺席人员及原因姓名6（事由：[说明]）二、会议议程与讨论记录序号议题名称负责人时间分配讨论要点（关键观点、数据、分歧点）决策结果/结论行动项1[议题1：项目进度同步]**20分钟1.当前完成60%，滞后原计划10%；2.设计环节因需求变更导致返工；3.开发资源不足，需协调支持。同意申请2名开发人员支援，**负责协调，本周内确认。1.：X月X日前确认开发资源；2.：X月X日前更新进度计划。2[议题2：市场推广方案调整]**30分钟1.原方案获客成本高于预期20%；2.短视频渠道转化率优于图文；3.预算需优先倾斜短视频平台。通过短视频渠道预算增加30%，削减部分图文推广预算，**负责3日内更新方案。1.**：X月X日前完成推广方案修订；2.赵六：审核修订后方案。3[议题3：下阶段目标对齐]**25分钟1.需明确Q3核心KPI（用户增长、营收）；2.各部门目标需与公司战略对齐。确定Q3核心KPI：新增用户10万，营收500万，**牵头各部门分解目标，X月X日前提交。1.**：X月X日前组织目标对齐会；2.各部门负责人：X月X日前提交部门目标。三、后续跟进事项行动项描述负责人计划完成时间当前状态备注（如所需支持、风险提示）确认开发资源支援**X月X日进行中需人力资源部配合更新市场推广方案**X月X日未开始预算调整需财务部审批分解Q3部门目标**X月X日未开始需提前收集公司战略文件使用要点与常见问题规避议程设计：聚焦“做决策”而非“听汇报”避免将会议变成单向信息同步，对于仅需告知的事项，可通过邮件或文档提前分享，会议中重点讨论需要共同决策的问题，每个议题预留10-15分钟讨论时间，避免超时。记录原则：客观简洁，突出“谁、做什么、何时完成”讨论要点记录关键观点和分歧即可，避免冗长描述；决策结果需明确结论而非过程；行动项必须包含“具体任务+负责人+时间节点”，避免使用“尽快”“适时”等模糊表述。会后跟进：责任到人，闭环管理会议记录发出后，需在团队周报或协作工具中行动项负责人，定期更新进度；对未按时完成的任务，需在下次会议中优先复盘原因，避免“议而不决”