档案及物品管理制度汇编

PAGE档案及物品管理制度汇编一、总则（一）目的为加强公司档案及物品管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，规范物品的采购、使用、保管和处置等流程，提高公司运营效率，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案及物品管理工作实行集中统一领导，由综合管理部门负责统筹协调，确保管理工作的规范性和一致性。2.分类分级管理原则根据档案及物品的类别、重要程度等进行分类分级管理，便于查找、使用和维护。3.安全保密原则加强档案及物品的安全保密措施，防止信息泄露、物品损坏或丢失，确保公司利益不受损害。4.高效利用原则充分发挥档案及物品的作用，提高其利用效率，为公司决策、业务开展等提供有力支持。二、档案管理（一）档案分类1.行政档案包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等；公司行政办公文件，如通知、报告、请示、批复等；公司与外部单位签订的各类行政协议、合同等。2.人事档案员工个人基本信息资料，如身份证复印件、学历证书、学位证书、入职申请表等；员工劳动合同、薪酬福利文件、绩效考核记录、培训记录、奖惩记录等；员工职业发展规划、岗位变动记录等。3.财务档案会计凭证、账簿、报表等财务核算资料；税务申报资料、发票存根等税务相关文件；财务审计报告、资产评估报告等审计评估文件；资金管理文件，如预算、决算、资金审批等。4.业务档案公司各类业务项目的策划方案、可行性研究报告、项目合同、招投标文件等；业务往来信函、客户资料、市场调研报告等；业务成果文件，如产品说明书、技术文档、销售数据等。5.其他档案公司获得的荣誉证书、资质证书、专利证书等；公司内部规章制度、工作流程、会议纪要等；公司重要活动的照片、视频、音频等资料。（二）档案收集与整理1.收集要求各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。档案形成后，承办人员应在规定时间内将档案移交至综合管理部门。对于重要档案，应同时提交电子文档。2.整理规范综合管理部门按照档案分类标准对收集到的档案进行整理。档案应保持原件的完整性，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。对档案进行编号、编目，编制档案目录清单，便于查找和管理。（三）档案归档与保管1.归档流程整理后的档案按照类别和时间顺序进行归档，存入专门的档案柜或档案库房。建立档案索引，注明档案的存放位置，方便快速查阅。2.保管期限根据档案的重要性和时效性，确定不同档案的保管期限。分为永久保管、定期保管（如10年、20年等）。定期保管的档案到期后，经鉴定确无保存价值的，按照规定程序进行销毁。3.保管环境档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。定期对档案库房进行检查和维护，确保档案安全。（四）档案查阅与借阅1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到综合管理部门查阅。涉及重要机密档案的查阅，需经公司分管领导审批。2.借阅规定因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和综合管理部门负责人审批，报公司分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（五）档案鉴定与销毁1.鉴定工作定期对保管期满的档案进行鉴定，由综合管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》，报公司分管领导批准后，由综合管理部门指定专人负责销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录资料保存[X]年。三、物品管理（一）物品分类1.办公用品办公桌椅、文件柜、电脑、打印机、复印机、传真机、电话机等办公设备；笔、纸（包括打印纸、复印纸、便签纸等）、文件夹、订书机、胶水、计算器等办公文具。2.固定资产房屋及建筑物、机器设备、运输工具、电子设备等单位价值在规定标准以上，使用期限超过一年的资产。3.低值易耗品单位价值较低、使用期限较短的物品，如扫帚、拖把、垃圾桶、一次性纸杯等。4.劳保用品为员工工作提供劳动保护的用品，如安全帽、工作服、手套、防护鞋等。5.其他物品公司用于业务开展、活动举办等的各类物品，如礼品、宣传资料（包括海报、宣传单页、画册等）、活动道具等。（二）物品采购1.采购计划各部门根据工作需要，提前制定物品采购计划，注明采购物品的名称、规格、数量、预算等。采购计划经部门负责人审核后，报综合管理部门汇总。2.采购流程综合管理部门根据汇总的采购计划，按照公司采购管理制度进行采购。对于金额较大的采购项目，应通过招标、询价等方式确定供应商，签订采购合同。采购过程中应严格控制成本，确保采购物品的质量。3.验收与入库采购物品到货后，由综合管理部门会同使用部门进行验收。验收内容包括物品的规格、数量、质量等。验收合格的物品办理入库手续，填写《物品入库单》，注明物品名称、规格、数量、供应商等信息。（三）物品领用与发放1.领用流程员工因工作需要领用物品时，应填写《物品领用申请表》，注明领用物品的名称、规格、数量等，经所在部门负责人审批后，到综合管理部门领取。2.发放标准综合管理部门按照规定的发放标准为员工发放物品。对于办公用品，根据员工岗位和工作需求进行合理配置；对于劳保用品，按照劳动保护规定定期发放。（四）物品保管1.保管责任综合管理部门负责物品的统一保管，指定专人负责物品的日常管理工作。建立物品保管台账，记录物品的出入库情况、库存数量等。2.保管措施根据物品的特性，采取相应的保管措施。对于贵重物品、易燃易爆物品等，应单独存放，并设置明显的标识。定期对物品进行盘点，确保账实相符。（五）物品盘点与清查1.盘点计划综合管理部门制定物品盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员等。盘点计划应提前通知各部门，以便做好准备工作。2.盘点实施按照盘点计划组织人员进行盘点。盘点过程中，应认真核对物品的数量、规格、质量等，如实记录盘点结果。对于盘盈盘亏的物品应查明原因，填写《物品盘点报告》。3.清查处理根据盘点结果，对盘盈盘亏的物品进行处理。对于盘盈的物品，应及时办理入库手续；对于盘亏的物品，应查明责任，属于正常损耗的，按照规定程序核销；属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任。（六）物品处置1.报废处理对于已损坏无法修复、已过使用期限或不再使用的物品，由使用部门提出报废申请，填写《物品报废申请表》，注明报废物品的名称、规格、数量、报废原因等。经综合管理部门审核、公司分管领导批准后，进行报废处理。报废物品可采取变卖、捐赠等方式进行处置，处置收入应及时上缴公司财务。2.转让与出借公司内部各部门之间如需转让或出借物品，应填写《物品转让/出借申请表》，注明转让/出借物品的名称、规格、数量、期限等，经双方部门负责人和综合管理部门审批后，办理相关手续。转让物品应