企业招投标档案管理制度

PAGE企业招投标档案管理制度一、总则（一）目的为加强企业招投标档案管理，规范招投标活动中的文件资料收集、整理、归档和保管，确保招投标档案的完整性、准确性和安全性，为企业招投标工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业内部所有涉及招投标活动的部门和项目，包括但不限于采购部门、工程建设部门、项目管理部门等在各类货物采购、工程建设、服务项目等招投标过程中产生的文件资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：企业招投标档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、归档和保管，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：招投标档案应如实反映招投标活动的全过程，文件资料应真实、准确、完整，不得篡改、伪造或隐匿。3.安全保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，加强招投标档案的安全保密管理，防止档案信息泄露，确保档案的安全性。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案管理信息化水平，便于档案的查询、借阅和利用，为企业招投标决策提供及时有效的支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善企业招投标档案管理制度，并组织实施。2.负责指导、监督和检查各部门招投标文件资料的收集、整理和归档工作。3.集中统一收集、整理、归档和保管企业各类招投标档案，建立健全档案目录索引和电子档案数据库。4.负责招投标档案的安全保管，定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。5.按照规定提供招投标档案的查询、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.负责组织招投标档案的鉴定、销毁工作，按照国家有关规定和企业内部流程进行档案处置。（二）招标部门职责1.负责本部门在招投标活动中产生文件资料的收集、整理和初步归档工作，确保文件资料的齐全、完整和准确。2.在招投标活动结束后，及时将整理好的文件资料移交档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好招投标档案的查询、借阅等相关工作，提供必要的协助和信息。（三）投标部门职责1.负责准备和编制投标文件，确保投标文件内容真实、准确、完整，并按照要求进行装订和密封。2.在投标活动结束后，对投标过程中产生的文件资料进行整理留存，按照档案管理部门的要求进行归档或移交。3.配合档案管理部门做好与投标相关档案的查询、借阅等工作，提供相关信息和资料。（四）其他相关部门职责1.各部门在参与招投标活动过程中，应妥善保管各自产生的文件资料，并按照档案管理部门的要求及时移交或归档。2.协助档案管理部门做好招投标档案的管理工作，提供必要的支持和配合。三、档案收集与整理（一）收集范围1.招标项目前期文件，包括招标申请、审批文件、招标公告、资格预审文件等。2.投标文件，包括投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等。3.开标、评标、定标文件，包括开标记录、评标报告、定标决议等。4.合同文件，包括中标通知书、合同文本、补充协议等。5.其他与招投标活动相关的文件资料，如往来函件、会议纪要、澄清文件、投诉处理文件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责招投标文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹或删除。如有补充、修改或变更，应提供相应的说明和证明材料。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份存储。（三）整理原则1.按照招投标活动的流程和文件形成的时间顺序进行整理，确保档案的系统性和逻辑性。2.对每份文件进行分类编号，建立清晰的档案目录索引，便于查找和管理。3.去除文件中的无关材料，如重复页、空白页等，保持文件的简洁性和规范性。（四）整理方法1.纸质文件：按照文件类别进行分类，每类文件按照时间顺序排列，依次编号，并编制文件目录。对于厚度较大的文件，可进行分页装订，并在每一页上标注页码。2.电子文件：按照文件类别建立文件夹，每个文件夹下按照项目名称和时间顺序建立子文件夹，将电子文件存储在相应的文件夹中，并按照纸质文件的编号规则进行命名。同时，建立电子文件索引目录，记录文件的名称、存储路径、日期等信息。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门应在招投标活动结束后[X]个工作日内，将整理好的文件资料移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门在接收归档文件时，应认真核对文件的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的文件应及时退回原部门进行补充或修正。3.归档文件应编制详细的归档清单，一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交移交部门备查。归档清单应包括文件名称、编号、日期、来源、页数等信息。（二）保管期限1.企业招投标档案的保管期限根据国家有关规定和企业实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为[X]年，主要包括一般性招投标项目的文件资料。中期档案保管期限为[X]年，适用于重要招投标项目或涉及企业重大利益的项目文件资料。长期档案保管期限为[X]年以上，主要为企业具有重要历史价值或长期保存意义的招投标档案。2.对于涉及企业商业秘密、知识产权等敏感信息的招投标档案，应按照保密规定确定保管期限，确保信息安全。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，保持适宜的温度和湿度。2.档案应按照类别、项目和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，记录档案的存放架位、箱号等信息。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类管理和检索查询。（四）档案保管检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、安全性以及保管环境等。2.每月至少进行一次常规检查，每季度进行一次全面检查，并做好检查记录。对于发现的问题应及时采取措施进行处理，确保档案的质量和安全。3.在档案保管期限届满前，档案管理部门应组织对档案进行鉴定，根据鉴定结果确定档案的处置方式。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.企业招投标档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的正确使用，不得损害企业利益和他人合法权益。2.档案利用应主要用于企业内部的招投标决策、项目管理、审计监督、法律纠纷处理等工作，不得用于商业目的或其他非法活动。（二）利用申请1.企业内部各部门因工作需要利用招投标档案时，应填写《招投标档案利用申请表》，注明利用目的、利用内容、利用期限等信息，并经部门负责人签字批准。2.涉及企业重大决策、重要项目或敏感信息的档案利用申请，应经企业主管领导审批同意。（三）借阅管理1.档案管理部门根据批准的利用申请，办理档案借阅手续。借阅人应在借阅登记表上签字，注明借阅档案的名称、数量、借阅日期、归还日期等信息。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、涂改、损坏或丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。4.借阅人归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。（四）查阅服务1.对于一般性的档案查阅需求，档案管理部门可提供现场查阅服务。查阅人应在指定的查阅地点进行查阅，不得将档案带出查阅场所。2.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记和收费。复印或摘录的档案内容应与原件一致，不得擅自篡改或断章取义。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织1.企业成立招投标档案鉴定工作小组，由档案管理部门、招标部门、法务部门等相关人员组成。鉴定工作小组负责对到期的招投标档案进行鉴定，提出档案处置意见。2.鉴定工作小组应定期召开会议，对档案鉴定工作进行研究和决策，确保鉴定工作的科学性和公正性。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面评估和鉴定。2.对于已失去保存价值的档案，如保管期限届满且无继续利用必要的档案，可考虑进行销毁。对于仍具有一定保存价值但已不涉及企业核心机密或敏感信息的档案，可进行降密处理或调整保管期限。（三）销毁程序1.鉴定工作小组根据鉴定结果，编制《招投标档案销毁清单》，明确拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《招投标档案销毁清单》经企业主管领导审批同意后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式销毁；对于电子档案，应进行彻底删除或格式化处理，并对存储介质进行物理销毁。4.销毁工作应在档案管理部门指定的地点进行，由专人负责监督销毁过程，并在销毁清单上签字确认。销毁清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立企业招投标档案管理信息系统，实现档案的电子化管理、自动化流程控制和信息化检索利用，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，确保招投标档案的安全性和保密性，防止档案信息泄露和非法访问。（二）系统功能模块1.档案录入模块：实现招投标档案的电子化录入，包括文件的基本信息、内容摘要、分类编号等，支持批量录入和在线编辑功能。2.档案存储模块：对录入的电子档案进行安全存储，采用分布式存储、备份存储等技术手段，确保档案数据的可靠性和完整性。3.档案检索模块：提供多种检索方式，如按关键词、日期、项目名称、文件类别等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。4.档案借阅模块：实现档案借阅流程的电子化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节，实时跟踪档案借阅状态。5.档案统计分析模块：对招投标档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类报表和图表，为企业决策提供数据支持。6.安全管理模块：设置用户权限管理、数据加密、访问日志记录等功能，保障档案信息的安全保密。（三）数据维护与更新1.档案管理部门应定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。2.对于新产生的招投标档案，应及时录入系统；对于档案信息发生变更的，应及时进行修改和更新；对于已销毁的档案，应及时在系统中进行删除标记。（四）系统安全保障1.建立健全档案管理信息系统安全管理制度，加强系统安全防护措施，防止网络攻击、病毒感染等安全事件的发生。