协会档案印章管理制度

PAGE协会档案印章管理制度一、总则（一）目的为加强协会档案与印章管理，确保档案的完整、安全和有效利用，规范印章的使用流程，维护协会的正常秩序和合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于协会内部各部门及全体工作人员在档案管理和印章使用方面的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保档案管理和印章使用合法合规。2.安全保密原则：保障档案信息安全，防止档案丢失、损坏、泄露；严格印章使用审批，防止印章滥用。3.规范有序原则：明确档案管理和印章使用的流程、职责，做到操作规范、流程清晰、责任明确。4.高效服务原则：在确保安全规范的前提下，提高档案利用效率，满足协会内外部对档案信息的合理需求，及时、准确地为印章使用提供服务。二、档案管理（一）档案分类1.行政管理类：包括协会的章程、制度、会议纪要、工作计划与总结、重要文件、人事档案等。2.业务活动类：涵盖协会组织的各类活动方案、活动记录、项目申报材料、业务往来文件等。3.财务审计类：包含财务报表、账目凭证、审计报告等。4.会员管理类：涉及会员信息、会员申请与审批材料、会员活动记录等。5.其他类：如协会获得的荣誉证书、资质证明、对外宣传资料等。（二）档案收集与整理1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整。在业务活动或工作完成后，相关责任人应在规定时间内将形成的档案材料移交至档案管理部门。2.档案管理部门对收集到的档案进行分类整理，按照档案类别和时间顺序进行编号、编目，编制档案目录索引，便于查找和利用。对纸质档案应进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固；对电子档案应进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，并做好备份。（三）档案归档与存储1.整理后的档案应及时归档，按照档案类别和保管期限分别存放。档案保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）。2.档案存储应具备安全、适宜的环境，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照编号顺序排列；电子档案应存储在服务器或专用存储设备上，并定期进行数据备份，备份数据应异地存放。（四）档案借阅与利用1.协会内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、用途、借阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。档案管理部门根据申请内容进行审核，对于符合借阅规定的申请予以批准，并登记借阅档案的相关信息。2.借阅档案时，借阅人应在档案管理人员的陪同下查阅，不得擅自将档案带出指定场所。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。3.外单位人员因特殊原因需要查阅协会档案，须持有单位介绍信，经协会秘书长批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并按照规定办理查阅登记手续。查阅内容仅限于经批准的范围，严禁复制、拍照、录像等。（五）档案保管与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量与档案目录一致。发现档案丢失或损坏，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级领导报告。2.对于已到保管期限且无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，经协会秘书长审核、会长批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和彻底性。监销人员应在销毁清单上签字确认，销毁清单应作为档案管理的重要资料留存。三、印章管理（一）印章种类协会印章主要包括协会公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门印章等。（二）印章刻制与启用1.协会印章的刻制必须严格按照国家有关规定办理，由专人负责到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻制完成后，应及时将印章样式报协会备案，并在印章启用前进行登记。2.新印章启用前，应在协会内部发布启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等相关规定。同时，将印章印模分发给相关部门和人员，便于识别和使用。（三）印章保管1.协会公章、法定代表人章由秘书长指定专人保管；财务专用章由财务部门负责人指定专人保管；合同专用章由负责合同管理的部门指定专人保管；部门印章由各部门负责人指定专人保管。印章保管人员应相对固定，如有变动，应及时办理交接手续。2.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。印章应存放在专用的保险柜或安全的印章存放盒内，钥匙由保管人员专人负责保管，不得随意转交他人。（四）印章使用审批1.协会各类印章的使用必须经过严格的审批程序，填写《印章使用申请表》，注明用印事项、用印内容、用印时间、用印份数等信息。2.用印申请应根据印章的使用范围，由相关部门负责人或具体业务经办人签字后，按照审批权限报协会领导审批。一般事项用印由秘书长审批；重要事项用印由会长审批；涉及财务、合同等重要文件的用印，应分别经财务负责人、合同管理部门负责人审核后，再报秘书长或会长审批。（五）印章使用登记1.印章保管人员应建立印章使用登记台账，对每一次印章使用情况进行详细记录，包括用印日期、用印事项、用印文件名称、用印份数、审批人、经办人等信息。2.印章使用登记台账应定期进行核对，确保登记信息的准确性和完整性。如有发现登记错误或遗漏，应及时进行更正和补充。（六）印章使用规范1.印章使用应在协会办公场所内进行，不得携带印章外出使用。如遇特殊情况确需外出用印，必须经协会秘书长批准，并由印章保管人员陪同前往。2.用印时，印章保管人员应认真核对用印文件内容，确保用印事项与审批意见一致。在用印过程中，应注意印章的正、反、位置等，保证用印清晰、端正、完整。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖协会印章。如因工作需要必须先行加盖印章的，应在盖章后及时填写相关内容，并确保填写内容与审批事项相符。（七）印章停用与销毁1.因机构变动、印章损坏、遗失等原因需要停用印章时，由印章保管人员填写《印章停用申请表》，经协会秘书长审核、会长批准后，宣布印章停用。2.停用的印章应及时收回，由协会统一保管。对于损坏或遗失的印章，应按照规定程序进行挂失和补办，并将相关情况记录在案。3.对于已停用且无保存价值的印章，由协会办公室提出销毁意见，填写《印章销毁申请表》，经协会秘书长审核、会长批准后，指定专人负责销毁。销毁过程应进行详细记录，监销人员应在销毁清单上签字确认。四、监督与检查（一）监督机制协会设立档案与印章管理监督小组，由协会秘书长担任组长，成员包括办公室负责人、财务负责人、审计人员等。监督小组定期对档案管理和印章使用情况进行检查和监督，确保制度的有效执行。（二）检查内容1.档案管理方面：检查档案的收集、整理、归档、存储、借阅、保管与销毁等环节是否符合规定；档案数量、质量与档案目录是否一致；档案存储环境是否安全适宜；档案利用是否规范有序等。2.印章管理方面：检查印章的刻制、启用、保管、使用审批、登记、使用规范、停用与销毁等环节是否合规；印章使用登记台账是否准确完整；印章保管是否安全等。（三）问题处理1.监督检查过程中发现的问题，监督小组应及时向相关部门或人员发出整改通知，明确整改要求和整改期限。2.相关部门或人员应按照整改通知要求，认真进行整改，并在规定期限内将整改情况书面报告监督小组。监督小组对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。3.对于违反档案与印章管理制度的行为，协会将视情节