幼儿园档案制度重要性

PAGE幼儿园档案制度重要性一、总则（一）目的本档案制度旨在规范幼儿园档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，为幼儿园的教育教学、管理决策、历史研究等提供有力支持，保障幼儿园各项工作的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于幼儿园全体教职工及与幼儿园相关的各类活动和事务所形成的档案资料管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园的各项工作实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集、整理幼儿园在各个方面产生的档案资料，确保档案的系统性和连贯性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、事实等应经过严格核实。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。5.保密性原则：对于涉及幼儿园机密、个人隐私等内容的档案，严格按照保密规定进行管理。二、档案管理职责分工（一）档案管理领导小组成立以园长为组长，副园长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹规划、指导和监督幼儿园档案管理工作，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员职责1.负责制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。2.收集、整理、分类、编目、装订、保管各类档案资料，确保档案的规范有序。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.对档案的借阅、查阅进行登记和管理，严格执行借阅审批手续。5.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。6.负责档案的数字化处理和信息化管理工作，提高档案管理效率。（三）各部门职责1.各部门负责本部门工作中形成的各类档案资料的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理人员。2.明确专人负责档案工作，配合档案管理人员做好档案管理相关工作。3.在工作中自觉遵守档案管理制度，确保本部门档案资料的及时、准确归档。三、档案分类及归档范围（一）行政管理类档案1.幼儿园章程、发展规划、年度工作计划与总结等。2.上级主管部门的文件、通知、批复等。3.幼儿园行政会议记录、纪要。4.幼儿园内部管理制度、规定、办法等。5.教职工人事档案（包括入职、离职、晋升、奖惩等材料）。6.幼儿园财务管理档案（预算、决算、财务报表、审计报告等）。7.幼儿园资产管理档案（固定资产登记、清查等资料）。8.幼儿园安全管理档案（安全制度、应急预案、检查记录等）。（二）教育教学类档案1.教学计划、教案、教学课件等。2.教师教学工作总结、教学反思。3.幼儿学籍档案（入园登记表、体检表、学籍变动记录等）。4.课程建设资料（课程标准、教材选用等）。5.教学活动记录（公开课、观摩课、教研活动等资料）。6.幼儿学习成果资料（作品、获奖证书等）。7.教育科研档案（课题申报、研究过程、成果鉴定等材料）。（三）后勤管理类档案1.食堂管理档案（食品采购、加工、留样记录等）。2.卫生保健档案（幼儿体检记录、预防接种记录、疾病防控资料等）。3.设施设备维护档案（设备采购合同、维修记录、保养计划等）。4.校园建设档案（规划图纸、施工资料、竣工验收报告等）。（四）家园共育类档案1.家长会记录、家长学校活动资料。2.家长意见反馈记录。3.家园沟通记录（家访记录、电话沟通记录等）。4.家长委员会活动资料。（五）其他类档案1.幼儿园举办的各类大型活动资料（文艺演出、运动会、亲子活动等）。2.幼儿园获得的荣誉证书、奖牌等。3.幼儿园与外部单位合作的相关协议、合同等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案归档范围，及时收集本部门工作中产生的各类档案资料，确保档案的齐全完整。2.对于重要活动、重大事件等形成的档案资料，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档。3.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、伪造。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照档案分类方案进行分类整理，做到分类准确、组卷合理。3.对每份档案资料进行编号、编目，编制目录清单，便于查找和管理。（三）整理方法1.行政管理类档案：按照文件的时间顺序、重要程度等进行排列，依次编号、编目。2.教育教学类档案：按照课程、教学活动等分类，将教案、课件、学生作业等分别整理成册。3.后勤管理类档案：按照不同的后勤业务类别进行分类整理，如食堂管理、卫生保健等。4.家园共育类档案：按照与家长沟通的方式、活动类型等进行分类整理。五、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）保管方式1.档案应按照分类顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对于纸质档案，应采用装订成册、装盒等方式进行保管；对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行检查维护。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅等情况。（三）保管期限根据档案的重要性和性质，确定不同档案的保管期限。一般分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。具体保管期限按照国家有关规定和幼儿园实际情况执行。六、档案利用（一）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理人员审批。2.档案管理人员根据审批意见，办理借阅手续，明确借阅期限，并要求借阅人妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅档案必须在档案室内查阅，如需带出档案室，须经档案管理领导小组批准。（二）查阅规定1.幼儿园教职工因工作需要查阅档案的，可直接到档案室查阅。2.外单位人员查阅档案，须持有单位介绍信，经幼儿园档案管理领导小组批准后，方可查阅。3.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。如需摘抄、复制，须经档案管理人员同意，并进行登记。（三）利用登记建立档案利用登记制度，详细记录档案的借阅、查阅时间、利用目的、利用人等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则定期对档案进行鉴定，按照档案保管期限和价值，确定档案的存毁。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、各部门负责人等组成。负责对档案进行鉴定工作，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其价值。2.参考档案的利用情况，对于利用率极低、已失去保存价值的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，提出拟销毁档案清单，报档案管理领导小组审批。2.档案管理领导小组批准后，由档案管理人员会同相关部门人员共同对拟销毁档案进行清点、登记。3.采用适当的销毁方式对档案进行销毁，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录。4.销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，由参与销毁人员签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，建立电子档案管理系统，提高档案管理的效率和服务水平。（二）电子档案的收集与整理1.各部门在工作中形成的电子文件，应按照档案管理要求进行整理，及时移交档案管理人员。2.档案管理人员对电子文件进行分类、编号、编目等处理，确保电子档案的规范有序。（三）电子档案的存储与备份1.建立电子档案存储服务器，采用安全可靠的存储设备，对电子档案进行集中存储。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。（四）电子档案管理系统的使用1.档案管理人员应熟练掌握电子档案管理系统的操作，利用系统进行档案的录入、查询、借阅等管理工作。2.对电子档案管理系统进行安全防护，设置用户权限，防止电子档案信息的泄露和篡改。九、监督与检查（一）监督机制1.档案管理领导小组定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案制度的有效执行。2.设立档案管理工作投诉举报渠道，接受教职工和家长对档案管理工作的监督。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作是否规范。3.档案信息化建设情况。4.档案鉴定与销毁工作是否符合规定。（三）检查结果处理对检查中发现的问题，及时下达整改通知