调研报告档案管理制度

PAGE调研报告档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织调研报告档案的管理，确保调研报告档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门在工作过程中形成的调研报告档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：调研报告档案由公司/组织指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：调研报告应如实反映调研过程和结果，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集和整理与调研相关的各类资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的调研报告档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善调研报告档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织的调研报告档案，建立档案目录和索引，便于查阅和检索。3.对调研报告档案进行分类、整理、编目、装订和保管，确保档案的安全和完整。4.定期对调研报告档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.负责向公司/组织内部各部门提供调研报告档案的查阅、借阅服务，并做好登记和记录。6.开展档案管理业务培训和指导，提高公司/组织整体档案管理水平。（二）调研部门职责1.负责本部门调研报告的起草、审核和报送工作。2.按照档案管理部门的要求，及时整理和移交本部门形成的调研报告档案，并确保档案的质量。3.配合档案管理部门做好调研报告档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。（三）其他部门职责1.各部门应积极配合档案管理部门的工作，在工作中形成的与调研报告相关的资料，应及时移交档案管理部门。2.涉及调研报告档案查阅、借阅的部门和人员，应严格遵守档案管理制度，履行相关手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.各类调研项目的立项报告、调研方案、调查问卷、访谈记录、数据分析报告、调研报告等。2.与调研项目相关的会议纪要、文件、信函、图表、照片、音像资料等。3.调研过程中形成的其他有保存价值的资料。（二）收集要求1.调研部门应在调研项目结束后[X]个工作日内，将完整的调研报告档案移交档案管理部门。2.移交的档案应内容完整、字迹清晰、格式规范，并按照档案管理部门的要求进行分类整理。3.对于重要的调研报告档案，应同时提交电子文档，确保电子文档与纸质文档内容一致。（三）整理方法1.分类：根据调研报告的主题、内容、来源等因素，进行分类。一般可分为市场调研、行业调研、政策调研等类别。2.编号：为每份调研报告档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和查询。3.编目：编制调研报告档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对纸质调研报告档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保护档案的原貌，避免损坏档案内容。四、档案的保管（一）保管期限1.调研报告档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.具有重要历史价值、涉及公司/组织核心机密或对公司/组织发展具有重大影响的调研报告档案，应列为永久保管。3.对公司/组织经营管理有一定参考价值，保管期限在[X]年以上的调研报告档案，列为长期保管。4.保管期限在[X]年以下的调研报告档案，列为短期保管。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.对电子调研报告档案，应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，如磁带、光盘、硬盘等。备份数据应异地存放，防止数据丢失。（三）档案保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、保管、借阅、归还等情况。2.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和质量与保管台账一致。3.对破损、褪色、变质等档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.严格遵守档案保管的各项规定，防止档案丢失、损坏、泄密等事故的发生。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅调研报告档案，应填写《调研报告档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责查阅服务。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。查阅时应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改乱画、抽取、撤换等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《调研报告档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要借阅调研报告档案，应填写《调研报告档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、时间、归还日期等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因工作需要确需复制档案资料的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理复制手续。4.借阅人员应在规定的归还日期前将档案归还档案管理部门，如逾期未还，档案管理部门应及时催还。对逾期不还的，档案管理部门有权暂停其借阅权限，并视情节轻重给予相应的处理。（三）保密规定1.查阅和借阅涉及公司/组织机密的调研报告档案，应严格遵守公司/组织的保密制度，履行保密手续。2.档案管理部门应对查阅和借阅档案的人员进行保密教育，提醒其注意保护档案内容的安全。3.查阅和借阅人员不得向无关人员泄露档案内容，如因违反保密规定造成公司/组织损失的，应依法承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对调研报告档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理，避免过度保管或保管不足。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、调研部门及相关业务部门人员组成的档案鉴定小组，负责对调研报告档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案的保管期限、内容价值、现实利用情况等因素，对档案进行综合评估。2.对于保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有保存价值。如认为仍有保存价值的，应重新确定保管期限；如认为已不具有保存价值的，应提出销毁意见。3.对于涉及公司/组织机密的档案，在鉴定过程中应严格保密，确保机密信息不泄露。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的调研报告档案，由档案管理部门编制《调研报告档案销毁清单》，详细列出档案的编号、题名、日期、来源等信息。2.《调研报告档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核签字后，报公司/组织主管领导审批。3.经批准后，档案管理部门应指定专人负责销毁工作。销毁时应采用适当的方式，确保档案内容无法恢复。4.销毁过程应进行记录，记录