物业档案资料保管制度

PAGE物业档案资料保管制度一、总则（一）目的为加强物业档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在物业管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本物业管理区域内各类档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。（三）定义物业档案资料是指在物业管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于物业规划设计资料、业主及物业使用人资料、物业承接查验资料、设施设备档案、物业服务合同及相关文件、维修养护记录、财务档案等。（四）管理原则物业档案资料管理遵循集中统一、分类管理、安全保密、方便利用的原则。二、档案资料管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善物业档案资料管理制度，并组织实施。2.负责物业档案资料的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、编目、鉴定、销毁等工作。3.建立物业档案资料管理信息系统，实现档案资料的信息化管理，提高档案资料的查询、利用效率。4.定期对物业档案资料的管理情况进行检查和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。5.组织开展物业档案资料管理的培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门形成档案资料的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交档案管理部门。2.按照档案管理部门的要求，提供档案资料的利用服务，配合档案管理部门做好档案资料的查阅、借阅等工作。3.协助档案管理部门做好档案资料的鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案资料管理的各项规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案资料的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案资料的规范、有序。3.做好档案资料的保管工作，定期对档案资料进行检查、核对，确保档案资料的安全、完整。4.负责档案资料的信息化录入和维护工作，及时更新档案资料的信息，提高档案资料的查询、利用效率。5.按照规定办理档案资料的查阅、借阅等手续，做好档案资料的利用登记工作。6.协助档案管理部门做好档案资料的鉴定、销毁等工作。三、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.物业规划设计资料，包括规划图纸、设计说明书、环境影响评价报告等。2.业主及物业使用人资料，包括业主登记表、身份证复印件、联系方式、房屋租赁合同等。3.物业承接查验资料，包括物业承接查验协议、查验记录、整改报告等。4.设施设备档案，包括设备清单、安装图纸、使用说明书、维修保养记录、运行记录等。5.物业服务合同及相关文件，包括物业服务合同、前期物业服务合同、服务标准、收费标准、服务方案等。6.维修养护记录，包括维修申请单、维修工单、维修记录、更换零部件清单等。7.财务档案，包括财务报表、会计凭证、发票、收费记录等。8.其他与物业管理相关的文件、资料，如会议纪要、通知、报告、投诉处理记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。3.对收集到的档案资料应进行分类整理，按照档案管理的要求进行编号、编目。（三）整理方法1.分类：按照档案资料的性质、内容等进行分类，如分为综合管理类、业主及物业使用人类、设施设备类、物业服务类、财务类等。2.编号：对每一类档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.编目：编制档案资料目录，目录应包括档案资料的编号、名称、日期、来源等信息，以便于查阅和利用。4.装订：对纸质档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于保存和查阅。四、档案资料的保管（一）保管场所1.设立专门的档案资料保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。3.库房应保持清洁、整齐，通风良好，温度、湿度应符合档案资料保管的要求。（二）保管方式1.纸质档案资料应采用纸质载体进行保管，按照分类、编号顺序存放于档案柜或货架上。2.电子档案资料应采用电子载体进行保管，存储于专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份。3.声像档案资料应采用相应的载体进行保管，如录像带、录音带、光盘等，并注明录制时间、内容、来源等信息。（三）保管期限1.物业档案资料的保管期限应根据档案资料的性质、重要程度等因素确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.具体保管期限如下：物业规划设计资料、物业承接查验资料、物业服务合同及相关文件等重要档案资料应长期保管。业主及物业使用人资料、设施设备档案、维修养护记录等档案资料应中期保管。财务档案等档案资料应按照国家有关财务档案管理的规定进行保管，一般为10年以上。其他与物业管理相关的文件、资料，如会议纪要、通知、报告、投诉处理记录等档案资料应短期保管。（四）保管要求1.档案管理人员应定期对档案资料进行检查、核对，确保档案资料的安全、完整。2.对破损、褪色、变质等档案资料应及时进行修复或复制，确保档案资料的可读性。3.对电子档案资料应定期进行维护，检查存储设备的运行情况，防止数据丢失或损坏。4.对声像档案资料应定期进行播放、检查，确保音像资料的质量。5.严格遵守档案资料的保密制度，对涉及业主及物业使用人隐私、商业秘密等档案资料应妥善保管，不得泄露。五、档案资料的利用与借阅（一）利用原则1.档案资料的利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案资料的正确使用。2.档案资料的利用应有利于物业管理工作的开展，为解决实际问题提供依据。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案资料的查阅服务。查阅档案资料应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案资料带出查阅场所。2.借阅：因工作需要借阅档案资料的，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借、涂改、损坏、丢失档案资料。（三）利用登记1.档案管理人员应对档案资料的利用情况进行登记，登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、利用目的、档案资料名称、编号等信息。2.利用登记应及时、准确，确保档案资料利用情况的可追溯性。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案资料的鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则。2.鉴定工作应定期进行，确保档案资料的保管价值与实际需求相适应。（二）鉴定组织成立档案资料鉴定小组，由档案管理部门负责人、各相关部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案资料的保管价值进行鉴定。（三）鉴定方法1.鉴定小组应根据档案资料的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案资料进行全面审查。2.对保管期限已满且确无保存价值的档案资料，鉴定小组应提出销毁意见。3.对仍有保存价值但保管期限已满的档案资料，鉴定小组应提出延长保管期限的意见。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确需销毁的档案资料，应填写档案资料销毁申请表，经公司领导批准后，方可进行销毁。2