培训档案如何管理制度

PAGE培训档案如何管理制度一、总则（一）目的为规范公司培训档案管理，确保培训档案的完整性、准确性和安全性，为公司培训工作的开展、员工职业发展以及公司人力资源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的各类培训活动所涉及的档案管理，包括但不限于新员工入职培训、岗位技能培训、管理能力培训、专项业务培训等。（三）基本原则1.真实性原则：培训档案应如实记录培训过程和相关信息，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖培训活动的各个环节，包括培训计划、培训教材、培训记录、考核成绩、培训总结等，保证档案资料的全面性。3.保密性原则：对涉及公司机密、员工个人隐私的培训档案信息予以严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行培训档案的整理、归档和保管，确保档案管理工作规范有序。二、培训档案管理职责分工（一）培训管理部门1.负责制定培训档案管理制度和流程，并监督执行。2.组织培训档案的收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案资料的完整性和规范性。3.建立培训档案目录和索引，便于查询和使用。4.定期对培训档案进行检查和盘点，确保档案的安全保管。5.根据公司需求，提供培训档案的查阅、借阅服务，并做好相应记录。（二）培训讲师1.在培训结束后，及时向培训管理部门提交培训教案、讲义、考核试卷等相关资料。2.协助培训管理部门做好培训过程中相关记录的整理和补充工作。（三）参训员工1.按照培训要求，积极参与培训活动，并配合培训管理部门完成相关培训记录的填写。2.妥善保管个人培训资料，如有遗失或损坏应及时向培训管理部门报告。（四）其他相关部门1.在各自职责范围内，配合培训管理部门做好培训档案管理工作，如提供培训场地、设备等相关支持。2.根据工作需要，有权查阅与本部门业务相关的培训档案资料。三、培训档案的内容（一）培训计划1.年度培训计划：包括培训目标、培训对象、培训内容、培训时间、培训方式、培训预算等。2.专项培训计划：针对特定项目或业务需求制定的培训计划，详细说明培训的具体内容、时间安排、参与人员等。（二）培训教材1.自编教材：公司内部培训讲师编写的培训教材、讲义、课件等。2.外购教材：购买的各类专业书籍、培训光盘、在线课程等资料。（三）培训记录1.培训签到表：记录每次培训的参训人员姓名、部门、岗位、签到时间等信息。2.培训过程记录：包括培训课程的内容摘要、培训方法、培训互动情况、培训效果反馈等，可采用文字记录、图片、视频等形式。3.培训考勤记录：统计参训人员的出勤情况，对迟到、早退、旷课等情况进行详细记录。（四）考核成绩1.理论考核成绩：包括笔试、机试等考核方式的成绩记录。2.实践考核成绩：如实际操作、项目作业等考核的成绩评定。3.综合考核成绩：根据理论考核和实践考核结果综合评定的成绩。（五）培训总结1.培训讲师总结：对培训课程的教学目标达成情况、教学方法的有效性、学员学习效果等进行总结分析。2.培训管理部门总结：从培训计划执行情况、培训效果评估、存在问题及改进措施等方面对整个培训活动进行全面总结。（六）员工培训档案1.员工个人培训档案：记录员工参加各类培训的情况，包括培训名称、培训时间、培训成绩、培训证书等信息。2.培训证书复印件：员工获得的各类培训证书的复印件，作为培训档案的重要组成部分。四、培训档案的收集与整理（一）收集要求1.培训管理部门应明确各类培训档案资料的收集责任人，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.培训讲师应在培训结束后[X]个工作日内，将培训教案、讲义、考核试卷等资料提交给培训管理部门。3.参训员工应在培训结束后[X]个工作日内，将个人培训记录等相关资料交至培训管理部门。（二）整理流程1.分类：按照培训档案的内容类别进行分类，如培训计划、培训教材、培训记录、考核成绩、培训总结、员工培训档案等。2.编号：对每一份培训档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号规则如下：培训计划：[年份][计划序号]，如202301表示2023年第1号培训计划。培训教材：[教材类别代码][年份][教材序号]，教材类别代码可根据教材性质设定，如自编教材为ZB，外购教材为WG。例如，ZB202301表示2023年第1号自编教材。培训记录：[年份][培训期数][记录序号]，如202302[X]表示2023年第2期培训的第[X]份记录。考核成绩：[年份][培训期数][学员编号]，如202302001表示2023年第2期培训的第1号学员的考核成绩。培训总结：[年份][培训期数][总结类别代码]，总结类别代码可分为讲师总结（JS）和管理部门总结（GL）。例如，202302JS表示2023年第2期培训的讲师总结。员工培训档案：[员工编号][年份][培训序号]，如001202301表示员工编号为001的2023年第1次培训记录。3.装订：将整理好的培训档案资料按照编号顺序进行装订，确保资料整齐、牢固。对于纸张较多的资料，可采用活页夹或档案盒装订。4.编目：编制培训档案目录，目录应包含档案编号、资料名称、日期、页码等信息，以便快速查找和核对档案内容。五、培训档案的归档与保管（一）归档要求1.培训管理部门应定期将整理好的培训档案进行归档，归档时间为每季度末。2.归档后的培训档案应存放在专门的档案柜或档案室中，按照类别和编号顺序排列存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.培训计划、培训总结等档案资料的保管期限为[X]年。2.培训教材、培训记录、考核成绩等档案资料的保管期限为[X]年。3.员工培训档案应长期保管，直至员工离职后[X]年。（三）保管措施1.档案存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件，确保档案资料的安全。2.定期对档案进行检查和盘点，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复和补充，并记录相关情况。3.对电子培训档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。六、培训档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要，可查阅与本人相关的培训档案资料。查阅时，应填写《培训档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到培训管理部门查阅。2.公司中层及以上管理人员因工作需要，可查阅公司整体培训档案资料。查阅时，应填写《培训档案查阅申请表》，经分管领导签字同意后，到培训管理部门查阅。3.外部单位因合作、调研等原因需要查阅公司培训档案资料的，应提前向公司提出书面申请，经公司总经理批准后，由培训管理部门安排专人陪同查阅，并做好相关记录。（二）借阅权限1.公司内部员工因工作需要借阅培训档案资料的，应填写《培训档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到培训管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.公司中层及以上管理人员因工作需要借阅培训档案资料的，应填写《培训档案借阅申请表》，经分管领导签字同意后，到培训管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.外部单位因合作、调研等原因需要借阅公司培训档案资料的，应提前向公司提出书面申请，经公司总经理批准后，由培训管理部门安排专人陪同借阅，并做好相关记录。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（三）查阅与借阅规定1.查阅和借阅培训档案资料时，应在培训管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出公司或转借他人。2.查阅和借阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。3.查阅和借阅人员应按时归还档案资料，如逾期未还，培训管理部门应及时催还，并记录相关情况。如因特殊原因不能按时归还，应提前办理续借手续。4.培训管理部门应对查阅和借阅培训档案资料的情况进行登记，记录查阅和借阅人员姓名、部门、时间、档案名称等信息，以备查询和统计。七、培训档案信息化管理（一）建立培训档案电子数据库培训管理部门应建立培训档案电子数据库，将培训档案资料进行电子化存储，实现档案信息的快速检索和查询。电子数据库应包含培训档案的基本信息、详细内容、查阅借阅记录等。（二）数据录入与维护1.安排专人负责培训档案电子数据的录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。录入的数据应与纸质档案内容一致。2.定期对培训档案电子数据库进行维护和更新，及时录入新的培训档案资料，删除过期或无效的档案信息。同时，对数据库进行备份，防止数据丢失。（三）信息化安全管理1.加强培训档案电子数据库的安全管理，设置用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作数据库。2.采取数据加密、防火墙、防病毒等安全措施，防止电子数据被非法窃取、篡改或破坏。3.定期对培训档案电子数据库进行安全检查和评估，及时发现和解决安全隐患。八、培训档案的销毁（一）销毁条件培训档案资料超过保管期限或因其他原因需要销毁的，应按照本制度规定进行销毁。（二）销毁流程1.培训管理部门定期对已到保管期限的培训档案进行清理，列出拟销毁档案清单，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.