政府采购管理制度及规范

PAGE政府采购管理制度及规范一、总则（一）目的为了加强本公司/组织的政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督。3.公平竞争原则：为供应商创造公平的竞争环境，确保采购项目能够获得优质的货物、工程和服务。4.公正原则：采购活动应按照既定的程序和标准进行，保证采购结果的公正性。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号（如有）数量、预算金额、资金来源等内容，并确保预算的准确性和完整性。3.采购预算编制应参考历史采购数据、市场价格行情以及相关行业标准，结合实际需求进行合理估算。（二）预算审核与调整1.财务部门对各部门提交的采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、资金来源的合规性以及与公司/组织整体预算的协调性。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。调整申请应说明调整的原因、调整的内容以及对预算执行的影响等。3.经批准的采购预算调整应及时通知相关部门和人员，并相应调整采购计划和资金安排。三、采购组织与实施（一）采购组织形式1.本公司/组织的政府采购组织形式分为集中采购和分散采购。2.集中采购是指纳入集中采购目录的采购项目，由本公司/组织设立的集中采购机构统一组织采购。3.分散采购是指采购未纳入集中采购目录的采购项目，可以由本公司/组织自行采购，也可以委托采购代理机构代理采购。（二）采购方式1.政府采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价以及国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。2.公开招标应作为政府采购主要采购方式，符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。（三）采购程序1.采购计划制定根据批准的采购预算和实际工作需要，各部门制定采购计划，明确采购项目的具体要求、采购时间、采购方式等内容。采购计划应报经本公司/组织采购管理部门审核备案。2.采购文件编制根据采购方式和采购项目的特点，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。采购文件应保证内容完整、准确、清晰，符合法律法规和行业标准的要求，不得含有歧视性、倾向性条款。3.采购信息发布采用公开招标方式的采购项目，应按照规定在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购项目的名称、用途、数量、简要技术要求、采购人和采购代理机构的名称、地址和联系方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式的采购项目，应向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请。4.供应商资格审查对报名参加采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码）、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等方面是否符合采购文件要求。资格审查可以采用资格预审和资格后审两种方式，资格预审应在采购文件发售前进行，资格后审应在评标过程中进行。5.开标、评标或谈判按照采购文件规定的时间和地点组织开标、评标或谈判活动。开标时，应邀请所有投标人参加，开标过程应记录并存档。评标或谈判应按照预先确定的评标标准或谈判程序进行，评标委员会或谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会或谈判小组应按照公平、公正、科学、择优的原则进行评审，推荐中标候选人或成交供应商，并出具评标报告或谈判报告。6.中标、成交结果确定与公告根据评标报告或谈判报告，确定中标、成交供应商。中标、成交结果应在指定的政府采购信息发布媒体上公告，公告内容包括采购项目名称、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、主要中标（成交）标的规格型号、数量、服务要求等内容。中标、成交供应商确定后，采购人应向中标、成交供应商发出中标、成交通知书，并同时将中标、成交结果通知所有未中标的投标人。7.采购合同签订中标、成交供应商应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标、成交供应商投标文件的约定，与采购人签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等内容，合同条款应符合法律法规和采购文件的要求。采购合同签订后，采购人应将合同副本报本公司/组织采购管理部门备案。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购人与中标、成交供应商双方签字（盖章）确认。2.采购合同签订前，采购管理部门应对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、完整性、准确性以及与采购文件的一致性。审核通过后，方可签订合同。（二）合同履行1.采购人和中标、成交供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付货款，中标、成交供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物、工程和服务。2.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容，应按照规定的程序进行协商和签订补充合同。补充合同的金额不得超过原合同采购金额的百分之十，并应报本公司/组织采购管理部门备案。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应按照采购合同约定的验收标准和方法组织验收。验收可以邀请专业技术人员、质量检测机构等参与，也可以委托具有相应资质的第三方机构进行验收。2.验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、性能指标、服务的内容和质量等方面是否符合采购合同要求。验收合格后，采购人应出具验收报告。3.如验收不合格，采购人应及时通知中标、成交供应商进行整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格为止。整改或重新提供货物、工程和服务所产生的费用由中标、成交供应商承担。（四）合同付款1.采购人应按照采购合同约定的付款方式和时间支付货款。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关证明材料。2.财务部门对付款申请进行审核，审核通过后，按照规定的程序办理付款手续。五、采购监督与管理（一）内部监督1.本公司/组织内部设立采购监督管理部门，负责对政府采购活动进行全过程监督管理。监督管理部门应定期对采购项目进行检查和评估，发现问题及时督促整改。2.采购监督管理部门应重点监督采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核情况、评标标准的制定与执行情况、采购合同的签订与履行情况等方面是否符合法律法规和本制度的要求。3.建立健全采购项目档案管理制度，采购项目档案应包括采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料，采购项目档案应妥善保管，以备查阅。（二）外部监督1.接受政府采购监督管理部门、审计部门、监察部门等外部机构的监督检查，积极配合外部机构的工作，如实提供有关资料和情况。2.对外部机构提出的监督检查意见和建议，应认真研究，及时整改，并将整改情况报告外部机构。（三）投诉处理1.供应商对政府采购活动有疑问或异议的，可以向采购人或采购代理机构提出询问或质疑。采购人或采购代理机构应在规定时间内作出答复。2.供应商对采购人或采购代理机构的答复不满意或采购人或采购代理机构未在规定时间内作出答复的，可以向本公司/组织采购监督管理部门投诉。采购监督管理部门应在规定时间内受理投诉，并按照规定的程序进行调查处理。3.投诉处理结果应及时通知投诉人和相关当事人，并将投诉处理情况报本公司/组织领导和上级主管部门备案。六、采购人员管理（一）人员配备1.根据政府采购工作需要，配备相应的采购人员，采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉政府采购法律法规和业务流程。2.采购人员应包括采购项目负责人、采购文件编制人员、评标专家、合同管理人员等，各岗位人员应明确职责分工，相互协作，共同做好政府采购工作。（二）培训与考核1.定期组织采购人员参加政府采购法律法规、业务知识、职业道德等方面的培训，提高采购人员的业务水平和综合素质。2.建立采购人员考核制度，对采购人员的工作业绩、业务能力、职业道德等方面进行考核评价，考核结果作为采购人员晋升、奖励、处