档案鉴定分级制度改革

PAGE档案鉴定分级制度改革一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，提高档案质量，确保档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案鉴定分级制度改革方案。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.科学准确原则：运用科学的方法和标准，对档案进行准确鉴定和分级，保证档案价值判断的科学性。3.全面客观原则：全面考量档案的内容、来源、形成时间、历史背景等因素，客观公正地确定档案的价值和级别。4.便于利用原则：以方便公司各部门和人员利用档案为出发点，合理划分档案级别，提高档案检索和利用效率。二、档案鉴定组织与职责（一）鉴定委员会公司成立档案鉴定委员会，由公司分管领导担任主任，各部门负责人为成员。鉴定委员会负责领导和组织公司档案鉴定工作，审定档案鉴定标准和方案，对重大档案鉴定事项进行决策。（二）鉴定小组各部门成立档案鉴定小组，由部门负责人担任组长，指定专人负责具体鉴定工作。鉴定小组负责本部门档案的初步鉴定，提出档案存毁意见，配合公司鉴定委员会开展工作。（三）职责分工1.鉴定委员会职责制定和修订档案鉴定分级制度及相关标准。审核档案鉴定工作计划和方案。对档案鉴定工作中的重大问题进行决策。监督档案鉴定工作的实施情况。2.鉴定小组职责负责收集、整理本部门的档案资料。按照档案鉴定标准和方法，对本部门档案进行初步鉴定。提出本部门档案的存毁意见，填写档案鉴定意见书。协助公司鉴定委员会开展档案鉴定的复查和审核工作。三、档案鉴定标准（一）文书档案鉴定标准1.重要性标准反映公司重大决策、重要活动、关键业务等方面的文件材料，具有较高的历史价值和现实意义，应列为重要档案。涉及公司核心业务流程、关键技术、商业秘密等方面的文件材料，对公司发展具有重要影响，应重点保存。2.时间标准建国前形成的文件材料，原则上全部留存。建国后至公司成立前，反映公司前身或相关历史沿革的重要文件材料，予以留存。公司成立以来形成的文件材料，根据其保存价值和时效性，确定留存期限。一般业务文件保存[X]年，重要业务文件保存[X]年，长期重要文件保存[X]年以上。3.完整性标准对反映公司某项工作或活动具有重要查考价值的系列文件，应保持其完整性，一并留存。涉及同一问题的正件与附件、请示与批复、转发件与被转发件等，应配套保存。（二）科技档案鉴定标准1.项目重要性标准公司承担的重大科研项目、重点工程项目、技术改造项目等形成的档案，具有重要的技术价值和经济价值，应列为重点科技档案。涉及公司核心技术、关键工艺、专利技术等方面的档案，对公司技术创新和竞争力提升具有关键作用，应严格保存。2.技术生命周期标准处于技术研发、应用推广阶段的科技项目档案，应根据项目进展情况，适时进行鉴定和留存。已进入技术淘汰期或不再具有实际应用价值的科技档案，经鉴定后可按规定销毁。3.完整性标准科技项目档案应包括项目立项、研究开发、试验测试、验收鉴定等全过程形成的文件材料，确保档案的完整性。对科技成果转化、应用推广过程中产生的相关档案，如技术合同、用户反馈等，也应妥善保存。（三）会计档案鉴定标准1.财务重要性标准涉及公司年度财务预算、决算、财务审计报告等重要财务文件，对公司财务管理和决策具有重要依据作用，应长期保存。反映公司重大财务收支、资产处置、税务处理等方面的会计凭证、账簿、报表等档案，应重点保存。2.保管期限标准会计凭证保管[X]年，会计账簿保管[X]年，财务会计报告保管[X]年，其他会计资料按照国家规定的保管期限执行。对于涉及未了事项的会计档案，应待事项完结后按照规定进行鉴定和处理。3.完整性标准会计档案应按照会计核算的要求，保持其凭证、账簿、报表等之间的逻辑关系和数据的准确性、完整性。对会计电算化形成的电子档案，应确保其数据的安全性和可读取性，并按照规定进行备份和存储。（四）人事档案鉴定标准1.人员重要性标准公司高层管理人员、核心技术人才、关键岗位人员的人事档案，记录了公司重要人力资源信息，应重点保管。对公司发展具有重要贡献或在行业内具有一定影响力的人员档案，应长期留存。2.工作经历标准完整记录员工从入职到离职全过程工作经历、业绩表现、奖惩情况等的人事档案，具有重要的查考价值，应妥善保存。涉及员工岗位变动、职务晋升、薪酬调整等关键环节的相关文件材料，应与人事档案配套保存。3.法律法规标准按照国家有关人事档案管理的法律法规和政策要求，对人事档案进行鉴定和管理，确保档案内容合法合规。对涉及员工权益保障、劳动纠纷等方面的人事档案，应严格按照规定保存，以备查阅。（五）业务档案鉴定标准1.业务重要性标准公司核心业务领域形成的档案，如市场营销、客户服务、生产运营等方面的档案，对公司业务发展具有关键支撑作用，应列为重点业务档案。反映公司业务创新、市场拓展、行业竞争等方面的重要业务文件材料，应重点保存。2.业务流程标准按照公司业务流程，对业务活动中形成的各个环节的文件材料进行梳理和鉴定，确保档案与业务流程的一致性和完整性。对业务活动中的重要合同、协议、订单等档案，应根据合同履行情况和时效性进行鉴定和留存。3.时效性标准对时效性较强的业务档案，如短期促销活动档案、临时项目档案等，根据业务活动结束后的一定期限进行鉴定，确定留存期限。对长期持续开展的业务档案，应定期进行复查和鉴定，确保档案的有效性和准确性。四、档案鉴定程序（一）准备阶段1.鉴定委员会制定档案鉴定工作计划，明确鉴定范围、时间安排、人员分工等事项。2.各部门鉴定小组按照公司鉴定工作计划，收集、整理本部门的档案资料，填写档案鉴定清册，详细记录档案的名称、形成时间、来源、保管期限等信息。3.鉴定委员会组织鉴定人员进行培训，使其熟悉档案鉴定标准和方法，明确鉴定工作要求。（二）初步鉴定阶段1.各部门鉴定小组依据档案鉴定标准对本部门档案进行初步鉴定，提出档案存毁意见。对于拟销毁的档案，应详细说明销毁理由。2.鉴定小组填写档案鉴定意见书，经部门负责人审核签字后，提交公司鉴定委员会。（三）复查审核阶段1.鉴定委员会对各部门提交的档案鉴定意见书进行复查审核，组织相关人员对重点档案进行集中会审。2.对于存疑的档案或鉴定意见不一致的情况，鉴定委员会进行深入调查和分析，必要时可组织专家论证，确保鉴定结果的准确性和公正性。（四）审批决定阶段1.经复查审核后的档案鉴定意见，报公司分管领导审批。公司分管领导根据鉴定委员会的意见，做出最终的档案存毁决定。2.对于批准销毁的档案，应编制档案销毁清册，明确档案名称、数量、销毁时间等信息。档案销毁清册经审批后存档备查。（五）销毁实施阶段1.按照档案销毁清册，由公司档案管理部门组织实施档案销毁工作。销毁过程应进行记录，可采用拍照、录像等方式留存证据。2.参与档案销毁的人员应在档案销毁清册上签字确认，确保销毁工作的真实性和严肃性。五、档案分级管理（一）档案级别划分根据档案鉴定结果，将公司档案划分为永久保存档案、长期保存档案、短期保存档案三个级别。1.永久保存档案：对公司具有重要历史价值、法律凭证作用或长期查考利用价值的档案，列为永久保存档案。如公司成立以来的重要章程、制度、决议、合同协议、财务审计报告、重大项目档案等。2.长期保存档案：对公司一定时期内的工作具有重要查考价值的档案，列为长期保存档案。保存期限一般为[X]年以上。如公司年度工作计划、总结、业务报表、一般性项目档案等。3.短期保存档案：对公司近期工作具有一定参考价值，但保存期限较短的档案，列为短期保存档案。保存期限一般为[X]年以下。如临时性文件、一般性业务资料等。（二）分级管理措施1.保管场所永久保存档案应存放在专门的档案库房，配备完善的安全防护设施，确保档案的安全保管。长期保存档案可存放在相对独立的档案柜架，便于集中管理和查阅。短期保存档案可根据实际情况，在各部门临时存放，但应定期进行整理和移交。2.保管条件永久保存档案和长期保存档案应保持适宜的温度、湿度环境，防止档案受潮、霉变、虫蛀等。定期对档案进行检查和维护，对破损、褪色等档案进行修复或复制。3.检索利用建立完善的档案检索系统，根据档案级别和分类，为利用者提供便捷的检索服务。对于永久保存档案和重要的长期保存档案，应严格限制查阅范围，履行必要的审批手续。短期保存档案可根据工作需要，适当放宽查阅权限，但应做好查阅登记。六、档案鉴定工作的监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对档案鉴定工作进行审计监督，检查档案鉴定程序是否合规、鉴定标准是否执行到位、档案销毁是否符合规定等。2.档案管理部门对各部门档案鉴定工作进行日常监督，及时发现和纠正鉴定工作中存在的问题，确保档案鉴定