档案保密管理制度上墙

PAGE档案保密管理制度上墙一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，维护公司的合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本档案保密管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，依法进行档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。2.保密安全原则：确保档案信息不被泄露、篡改或丢失，采取有效措施保障档案的安全与保密。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理，明确各级管理人员的职责和权限。4.方便利用原则：在确保档案安全保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，为公司各项工作提供便利。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹管理公司各类档案。其主要职责包括：1.制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.对档案的利用进行审核和登记，确保档案的合理使用。4.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和安全性。5.指导和监督各部门的档案管理工作，提供档案管理方面的培训和咨询服务。（二）档案管理人员档案管理人员应具备专业的档案管理知识和技能，熟悉档案管理流程和相关法律法规。其主要职责包括：1.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、分类、编目、上架等。2.严格遵守档案保密制度，确保档案信息的安全。3.及时处理档案利用申请，做好档案借阅、归还等登记工作。4.定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时报告并处理。5.协助档案管理部门开展档案鉴定和销毁工作。（三）各部门职责各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和保管工作，并按照公司档案管理部门的要求，及时将档案移交至档案管理部门。其主要职责包括：1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整和准确。2.按照档案管理部门规定的时间和要求，将本部门应归档的文件材料移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的利用工作，提供必要的协助和支持。4.对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，公司规章制度，行政公文，工作计划与总结，人事档案，印章管理档案等。2.财务审计类：包括财务预算、决算报告，财务报表，会计凭证，审计报告，税务资料，资金管理档案等。3.业务合同类：包括采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同、服务合同等各类业务合同及其相关文件。4.项目管理类：包括项目立项、可行性研究报告，项目计划、进度报告，项目验收报告，项目文档等。5.技术研发类：包括研发项目资料，技术方案，技术图纸，专利申请文件，科研成果报告等。6.市场营销类：包括市场调研报告，营销策划方案，广告宣传资料，客户资料，市场活动记录等。7.其他类：不属于以上分类的其他档案，如荣誉证书、资质证书、诉讼档案等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用“大类代码+流水号”的方式，具体编号规则如下：1.行政管理类：代码为“XG”，流水号从0001开始依次编排。2.财务审计类：代码为“CW”，流水号从0001开始依次编排。3.业务合同类：代码为“HT”，流水号从0001开始依次编排。4.项目管理类：代码为“XM”，流水号从0001开始依次编排。5.技术研发类：代码为“JS”，流水号从0001开始依次编排。6.市场营销类：代码为“SC”，流水号从0001开始依次编排。7.其他类：代码为“QT”，流水号从0001开始依次编排。例如，行政管理类的第10份档案编号为“XG0010”。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等。具体收集范围如下：1.反映本部门职能活动和历史沿革的文件材料。2.本部门工作中形成的各类业务文件、会议记录、工作计划与总结等。3.与公司业务相关的合同、协议、订单、报表等文件材料。4.本部门获得的荣誉证书、资质证书、奖励文件等。5.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保其可读性和可利用性。4.对于重要的文件材料，应进行备份，防止数据丢失。（三）整理原则档案整理应遵循以下原则：1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，进行分类整理。对于重要的、具有长期保存价值的文件材料，应重点整理和保管。3.便于档案的保管和利用，按照档案分类编号规则进行分类、编号、编目等工作。（四）整理方法1.纸质档案整理：按照档案分类要求，对纸质文件进行分类、排序、编目等工作。编目应包括文件编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。2.电子档案整理：对电子文件进行分类存储，建立电子文件目录，注明文件的名称、日期、来源、格式等信息。同时，应定期对电子文件进行备份，确保数据的安全。3.声像档案整理：对照片、录音、录像等声像档案进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并配以文字说明。声像档案应存储在安全可靠的介质上，并进行备份。五、档案的保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药、除湿机等，以满足档案保管的需要。（三）档案上架档案整理完毕后，应及时上架保管。上架时应按照档案分类编号顺序排列，便于查找和利用。同时，应在档案架上标明档案类别、编号范围等信息。（四）档案清查档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。清查结果应形成报告，对发现的问题及时进行处理。（五）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：凡是在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。3.短期保管：凡是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。档案保管期限自档案形成之日起计算。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循以下原则：1.严格遵守档案保密制度，确保档案信息不被泄露。2.按照规定的程序和权限进行利用，不得擅自扩大利用范围。3.优先满足公司内部工作需要，同时兼顾外部合法利用需求。（二）利用申请公司内部人员因工作需要利用档案的，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号、利用期限等信息，经所在部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。档案管理部门对申请进行审核，符合条件的予以批准，并安排档案管理人员提供档案。公司外部单位或个人因特殊原因需要利用公司档案的，应提交正式的申请函，说明利用目的、范围、方式等，并提供相关证明材料。档案管理部门对申请进行严格审核，报公司领导批准后，方可提供档案。（三）利用方式档案利用方式主要包括查阅、借阅、复制等。1.查阅：档案管理人员应在档案查阅室为利用者提供档案查阅服务，利用者不得擅自将档案带出查阅室。查阅档案时，利用者应保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应按照规定办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。3.复制：利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等信息，经档案管理部门审核批准后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明复制日期、份数等信息。（四）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用目的、档案名称、编号、利用方式、利用时间、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定工作应依据国家有关规定和公司档案保管期限的划分标准，对档案的价值进行全面评估。鉴定时应考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其是否仍具有保存价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案，鉴定工作小组应填写《档案销毁鉴定表》，注明档案名称、编号、形成时间、保管期限、鉴定意见等信息，并签字确认。4.《档案销毁鉴定表》经公司领导审批后，作为档案销毁的依据。（四）销毁实施经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。八、档案保密措施（一）人员管理1.档案管理人员应签订保密协议，明确其保密义务和责任。2.加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高其保密意识和业务水平。3.档案管理人员应定期进行岗位轮换，防止因长期接触档案而产生泄密风险。（二）环境管理1.档案库房应安装门禁系统、监控设备等安全设施，确保档案库房的安全。2.档案查阅室应保持安静、整洁，不得存放与档案无关的物品。3.对档案管理场所的计算机、网络设备等进行安全防护，防止信息泄露。（三）文件管理1.严格控制档案的接触范围，未经批准，非档案管理人员不得进入档案库房。2.对档案的借阅、查阅、复制等操作进行严格登记，确保档案流向可追溯。3.档案管理人员在工作中应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。（四）信息安全1.对电子档案进行加密存储，设置访问权限，防止电子档案被非法获取。2.定期对档案管理系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。3.加强对移动存储设备的管理，禁止在未经安全检查的设备上存储档案信息。九、监督与检查（一）监督检查部门公司设立档案管理监督检查小组，由公司领导、档案管理部门负责人以及相关部门代表组成。监督检查小组负责对公司档案管理工作进行定期或不定期的监督检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节。2.档案管理人员的工作情况，包括岗位职责履行、保密制度执行等情况。3.档案库房的安全管理情况，包括防火、防潮、防虫、防盗等措施的落实情况