中层档案管理制度

PAGE中层档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司中层档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司管理、决策、发展等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体中层管理人员，包括各部门经理、副经理等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司中层档案由公司综合档案室集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映中层管理人员的工作经历、业绩等情况，确保档案信息的准确性。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.学历、学位、毕业院校、所学专业、毕业时间等。3.参加工作时间、工作经历（包括起止时间、工作单位、担任职务等）。（二）任职文件1.公司任命中层管理人员的文件。2.中层管理人员岗位变动的相关文件。（三）考核评价材料1.年度考核表、考核评价意见等。2.任期考核材料。3.专项考核材料，如项目考核、重点工作考核等。（四）培训材料1.参加公司内部培训、外部培训的相关记录，包括培训时间、培训内容、培训证书等。2.学历教育、继续教育的相关材料。（五）奖惩材料1.获得公司及以上级别的奖励文件、证书等。2.受到公司及以上级别的处罚文件、记录等。（六）述职述廉报告1.年度述职述廉报告。2.任期述职述廉报告。（七）工作业绩材料1.个人工作总结、工作计划。2.主持或参与的重要项目、工作成果报告。3.发表的与工作相关的论文、著作等。（八）其他材料1.个人获得的荣誉称号、社会兼职等相关材料。2.其他与中层管理人员工作相关的重要材料。三、档案收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责收集本部门中层管理人员的档案材料，并及时移交公司综合档案室。2.中层管理人员本人应主动向所在部门提交与档案相关的材料，确保档案内容的及时更新。3.综合档案室定期对各部门提交的档案材料进行检查，对不符合要求的材料及时反馈并要求补充完善。（二）整理1.综合档案室按照档案内容的分类，对收集到的档案材料进行整理。2.每份档案材料应保持完整，不得擅自涂改、抽取或销毁。3.对破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制。4.按照档案管理的要求，编制档案目录，建立电子档案和纸质档案索引，便于查找和利用。四、档案保管（一）保管场所1.公司综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别、年度、保管期限等进行分类存放。（二）保管期限1.中层档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括任职文件、重要考核评价材料、重大奖惩材料等。3.长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括一般考核评价材料、培训材料等。4.短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要包括一般性的工作业绩材料等。（三）档案清查1.综合档案室每年对中层档案进行一次清查，核对档案数量、内容等是否准确完整。2.对清查中发现的问题，应及时进行处理，并做好记录。3.每五年对中层档案进行一次全面清查，对保管期限已满的档案，按照规定进行鉴定和处理。五、档案查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅中层档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人和综合档案室负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还综合档案室，并办理归还手续。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅中层档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人、综合档案室负责人和公司分管领导批准后，方可借阅。2.借阅档案应在规定的期限内归还，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得泄露档案内容。4.借阅人员归还档案时，综合档案室应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六、档案保密与安全（一）保密措施1.综合档案室工作人员应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。2.未经批准，任何人不得擅自复制、传播中层档案信息。3.对涉及公司机密的档案，应采取特殊的保密措施，如加密存储、限制查阅范围等。（二）安全管理1.加强档案室的安全防范工作，配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等。2.定期对档案室进行安全检查，及时消除安全隐患。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。七、档案信息化管理（一）建立电子档案系统1.公司应建立中层档案电子管理系统，实现档案的数字化存储和管理。2.电子档案应与纸质档案内容一致，确保档案信息的准确性和完整性。（二）电子档案的录入与维护1.综合档案室应安排专人负责电子档案的录入工作，确保录入信息的准确无误。2.定期对电子档案进行维护，更新档案信息，确保电子档案系统的正常运行。（三）电子档案的利用1.利用电子档案系统进行档案的查阅、借阅等工作，提高工作效率。2.加强电子档案的安全管理，设置不同的用户权限，防止电子档案信息的泄露。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.综合档案室定期对保管期限已满的中层档案进行鉴定，组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。2.鉴定小组应根据档案的保存价值，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁1.对经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等。2.《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，由综合档案室组织实施销毁。