合同档案管理制度文本

PAGE合同档案管理制度文本一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，维护合同档案的完整与安全，提高合同管理效率，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经营活动中签订的各类合同档案的管理，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司合同档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则合同档案应如实反映合同签订、履行过程中的各项内容，保证档案信息的真实性和准确性。3.分类科学原则按照合同的性质、类别、时间等因素进行科学分类，便于档案的查找、利用和管理。4.安全保密原则加强合同档案的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏，确保公司商业秘密和合法权益不受侵害。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善合同档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门合同档案的收集、整理、归档工作，确保档案质量。3.集中统一保管公司合同档案，建立合同档案数据库，实现档案的信息化管理。4.定期对合同档案进行清查、核对，确保档案的完整与安全。5.根据公司需求，提供合同档案的查阅、借阅服务，并做好登记工作。6.按照规定的保管期限，对合同档案进行鉴定、销毁，并做好相关记录。（二）合同承办部门职责1.负责本部门合同的起草、审核、签订、履行等工作，并指定专人负责合同档案的收集、整理和初步归档工作。2.在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料移交档案管理部门归档。3.协助档案管理部门做好合同档案的查阅、借阅等工作，提供必要的信息和资料。（三）其他部门职责1.涉及合同签订、履行的部门应配合档案管理部门和合同承办部门做好合同档案的管理工作，及时提供相关资料和信息。2.公司内部审计、法务等部门有权对合同档案进行检查和监督，提出意见和建议。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围合同承办部门应收集以下与合同相关的资料，并移交档案管理部门归档：1.合同文本（包括正本、副本）。2.合同审批表、评审记录、授权委托书等相关审批文件。3.招投标文件、谈判记录、往来函件等合同签订过程中的资料。4.合同履行过程中的补充协议、变更协议、解除协议等。5.合同履行情况记录，如发货单、验收单、对账单、付款凭证等。6.与合同有关的其他资料，如公证文件、担保文件、鉴定报告等。（二）收集要求1.合同承办部门应在合同签订或履行完毕后及时收集相关资料，确保资料的完整性和准确性。2.收集的合同资料应字迹清晰、内容完整，签字盖章齐全，如有破损或褪色应进行修复或复制。3.对于电子文档形式的合同资料，应确保其格式规范、内容完整，并做好备份存储。（三）整理方法1.档案管理部门对收集的合同资料进行分类整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等因素进行编号和排列。2.每份合同档案应编制目录，目录内容包括合同名称、编号、签订日期、当事人、合同金额、履行期限、档案存放位置等信息，确保目录清晰、准确，便于查找。3.对于合同履行过程中的相关资料，应按照时间顺序进行排列，并与合同文本一一对应，形成完整的合同档案卷宗。四、合同档案的归档与保管（一）归档程序1.合同承办部门整理好合同资料后，填写《合同档案移交清单》，一式两份，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的合同资料进行核对，无误后在《合同档案移交清单》上签字，并将其中一份返还合同承办部门留存。3.档案管理部门按照整理好的顺序将合同档案装入档案盒或档案袋，并在档案盒或档案袋上标明合同名称、编号、归档日期等信息，存放在指定的档案库房。（二）保管期限合同档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。1.短期保管期限为[X]年，适用于一般性的合同档案，如一次性采购合同、短期租赁合同等。2.中期保管期限为[X]年，适用于重要的合同档案，如较大金额的买卖合同、长期服务合同等。3.长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大权益、具有长期法律效力的合同档案，如土地租赁合同、重大投资合同等。（三）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保合同档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度适宜，防止档案因环境因素受损。3.合同档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。对于电子档案，应做好备份存储，并定期进行检查和维护，确保数据的安全和完整。4.档案管理人员应定期对合同档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。对于超过保管期限的合同档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。五、合同档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、查阅时间等信息。3.查阅人员应在指定的档案查阅室进行查阅，不得擅自将合同档案带出查阅室。如需复印或摘录合同档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行办理。（二）借阅程序1.公司内部人员因工作需要借阅合同档案时，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案管理部门根据借阅申请，办理合同档案的借阅手续，填写《合同档案借阅登记表》，注明借阅人姓名、所在部门、借阅合同名称、编号、借阅时间、归还时间等信息，并将合同档案交付借阅人。3.借阅人应妥善保管所借阅的合同档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录、销毁合同档案内容。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经同意后方可延期。4.借阅人应在规定的归还时间内将合同档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对归还的合同档案，确保档案的完整与安全。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。（三）查阅、借阅限制1.涉及公司商业秘密、机密信息的合同档案，未经公司授权，不得查阅、借阅。2.查阅、借阅合同档案应严格遵守公司的保密制度，不得泄露合同档案中的敏感信息。3.对于重要合同档案的查阅、借阅，应经公司高层领导批准后方可进行。六、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定程序1.档案管理部门定期对合同档案进行清查，根据合同档案的保管期限和实际价值，确定需要鉴定的档案清单。2.档案管理部门组织相关人员（包括合同承办部门、法务部门、审计部门等）对需要鉴定的合同档案进行鉴定，重点审查合同档案的完整性、准确性、真实性以及是否仍具有保存价值。3.鉴定人员根据鉴定结果，填写《合同档案鉴定意见书》，注明合同档案的名称、编号、鉴定日期、鉴定意见等信息，并签字确认。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的合同档案，由档案管理部门编制《合同档案销毁清单》，报公司领导审批。2.公司领导批准后，档案管理部门组织专人对合同档案进行销毁。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁日期、销毁合同档案名称、编号、数量等信息，并由监销人员签字确认。3.对于电子合同档案的销毁，应采用安全可靠的方式进行，确保数据彻底删除，无法恢复。（三）销毁监督1.合同档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。2.监销人员应对销毁的合同档案进行认真核对，防止遗漏或误销。3.销毁工作完成后，监销人员应在《合同档案