宁夏声像档案管理制度

PAGE宁夏声像档案管理制度一、总则（一）目的为加强宁夏地区声像档案的管理，确保声像档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥声像档案在各项工作中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于宁夏地区各级党政机关、企事业单位、社会团体等组织形成的声像档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则声像档案由各单位档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则声像档案应如实反映当时的实际情况，不得进行篡改或伪造。3.完整性原则全面收集、整理与本单位工作相关的声像资料，确保档案内容完整。4.规范性原则按照国家和地方有关档案管理的法律法规及行业标准，规范声像档案的管理流程。二、声像档案的定义与范围（一）定义声像档案是指各单位在各项工作活动中形成的，以声音、图像为载体，具有保存价值的历史记录。（二）范围1.会议类包括各类重要会议、座谈会、研讨会等的录音、录像资料。2.活动类如重大庆典、文艺演出、体育赛事、外事活动等的声像记录。3.工程建设类工程项目从规划、设计、施工到竣工验收全过程的声像资料，包括施工现场照片、录像，工程进度汇报视频等。4.业务工作类业务培训、技术交流、产品研发、市场调研等活动中的声像资料。5.人物类本单位重要领导、先进人物的工作、生活场景记录，以及来访嘉宾、专家学者的相关影像资料。6.其他类反映本单位历史变迁、文化特色、社会活动等具有保存价值的声像资料。三、声像档案的形成与收集（一）形成要求1.各部门在开展工作过程中，应指定专人负责声像资料的拍摄、录制工作。拍摄、录制人员要熟悉业务，掌握拍摄、录制技术，确保声像资料的质量。2.声像资料的形成应遵循客观、真实、全面的原则，准确记录工作活动的全过程。拍摄画面要清晰、稳定，声音要清晰可辨，重要场景要多角度、多方位拍摄。3.对于涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的声像资料，要严格按照相关法律法规进行管理，采取必要的保密措施。（二）收集职责1.各部门负责本部门工作活动中声像资料的收集，并及时移交本单位档案管理部门。2.档案管理部门应定期对各部门声像资料的收集情况进行检查和指导，确保声像档案的及时、完整收集。3.对于重大活动或重要项目，档案管理部门应提前介入，参与声像资料收集方案的制定，确保档案资料的全面性和系统性。（三）收集时间1.一般工作活动形成的声像资料，应在活动结束后一周内收集整理完毕，并移交档案管理部门。2.重大活动或重要项目形成的声像资料，应在活动结束后半个月内完成收集整理工作，并移交档案管理部门。对于持续时间较长的项目，应按项目进度分阶段收集整理。（四）收集内容1.拍摄、录制的原始素材，包括录像带、录音带、数码照片、电子文件等。2.相关的文字说明材料，如拍摄时间、地点、内容、人物、背景等。文字说明应简洁明了，准确反映声像资料的主要信息。四、声像档案的整理（一）分类声像档案按照其形成的领域和内容进行分类，一般可分为以下几类：1.党群工作类包括党组织活动、工会活动、共青团活动等方面的声像资料。2.行政管理类如机关办公会议、工作汇报、政务接待等声像记录。3.业务工作类涵盖本单位各项业务工作的声像资料，如生产经营、科研项目、教学活动等。4.基本建设类工程项目建设过程中的声像资料，包括项目规划、设计、施工、验收等环节的记录。5.外事工作类对外交往活动中的声像资料，如外事接待、出国访问、国际合作项目等。6.文化体育类本单位组织或参与的文化、体育活动的声像记录。（二）编号1.声像档案应进行编号管理，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“年度类别顺序号”的格式，如“2023行政管理001”。2.编号应标注在声像档案的载体上，同时在档案目录中注明。（三）编目1.声像档案应编制详细的目录，目录内容包括编号、题名、日期、来源、载体形式、保管期限等。2.题名应准确概括声像档案的主要内容，一般应包括事由、时间、地点、人物等要素。日期应填写声像档案的形成时间。来源应注明声像资料的拍摄、录制部门或个人。载体形式应注明是录像带、录音带、数码照片还是电子文件等。保管期限应根据声像档案的重要程度和保存价值确定。（四）装订与装盒1.对于纸质照片，应进行分类整理，按照一定顺序排列后粘贴在相册或照片册中，并在每张照片下方注明编号、题名、日期等信息。2.对于录像带、录音带等磁性载体档案，应装入特制的档案盒中，并在盒面标注编号、题名、日期等信息。3.电子文件应进行分类存储，建立相应的文件夹结构，并按照编号规则命名文件，同时将文件的元数据信息整理成电子表格与文件一同保存。五、声像档案的保管（一）保管场所1.声像档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防磁等条件。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、防磁柜、温湿度计、空调、除湿机、灭火器等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）保管期限1.声像档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的声像档案主要是反映本单位重大历史事件、重要业务活动、具有重要文化价值或对社会有重大影响的资料。3.长期保管的声像档案一般是保存30年以上的资料，主要是反映本单位一般工作活动、具有一定历史价值的资料。4.短期保管的声像档案是保存10年以下的资料，主要是一些时效性较强、利用价值相对较低的资料。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对声像档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、载体质量等。2.检查中发现问题应及时采取措施进行处理，如对损坏的载体进行修复或复制，对褪色的照片进行技术处理等。（五）数字化管理1.对重要的声像档案应进行数字化处理，建立声像档案数据库，实现档案的信息化管理。2.数字化过程应遵循相关标准和规范，确保数字化成果的质量。数字化副本应与原始载体同时保存，并定期进行数据备份。六、声像档案的利用（一）利用原则1.声像档案的利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全和正确使用。2.严格按照档案查阅、借阅制度办理相关手续，未经批准，不得擅自提供利用声像档案。（二）利用方式1.查阅单位内部人员因工作需要查阅声像档案，应填写《声像档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自复制、拍摄、传播档案内容。2.借阅外单位因特殊需要借阅声像档案，应提前向本单位档案管理部门提交借阅申请，说明借阅目的、内容、期限等。经本单位分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应对档案的安全负责，不得转借他人，不得擅自更改、涂抹、污损档案内容。3.出具证明根据工作需要，档案管理部门可向有关单位或个人出具声像档案证明。出具证明应严格按照规定程序进行，确保证明内容真实、准确。（三）利用登记1.建立声像档案利用登记制度，对每一次利用情况进行详细记录。登记内容包括利用时间、利用者姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案的名称及数量、归还时间等。2.利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计。七、声像档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立声像档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期的声像档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据声像档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家和地方有关档案鉴定的标准和规范进行鉴定。2.对已失去保存价值的声像档案，应及时予以销毁；对仍有保存价值但保管期限已满的档案，经鉴定小组审核后，可延长保管期限。（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的声像档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写《声像档案销毁清册》。2.《声像档案销毁清册》经本