水利局工程档案管理制度

PAGE水利局工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强水利局工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为水利工程建设、运行管理、维护改造以及相关决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于水利局负责的各类水利工程项目档案的管理，包括但不限于防洪工程、灌溉工程、供水工程、排水工程、水土保持工程等从项目规划、设计、施工到竣工验收及运行管理全过程中形成的各类文件材料。（三）基本原则1.真实性原则：工程档案应如实反映水利工程建设和管理活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集工程建设各阶段形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。3.系统性原则：对工程档案进行科学分类、编号和整理，使其条理清晰、层次分明，便于查找和利用。4.规范性原则：严格按照国家和行业有关档案管理的规范、标准进行档案的形成、整理、归档和保管，确保档案质量。5.安全性原则：采取有效措施保障工程档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善水利局工程档案管理制度，并组织实施。2.对全局工程档案管理工作进行监督、指导和检查，定期开展档案管理工作评估。3.集中统一管理水利局各类工程档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。4.组织开展工程档案信息化建设，建立健全工程档案信息管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索和共享。5.参与水利工程项目的验收工作，对工程档案的完整性、准确性进行审查，并出具档案验收意见。6.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流。（二）项目建设单位职责1.负责本单位承担的水利工程项目档案管理工作的组织和实施，明确档案管理责任人，配备必要的档案管理人员和设施设备。2.按照档案管理要求，组织项目各参建单位做好工程文件材料的形成、积累和整理工作，确保项目档案的质量。3.负责对项目各参建单位的档案管理工作进行监督、检查和指导，协调解决档案管理工作中存在的问题。4.在项目建设过程中，及时向档案管理部门移交应归档的工程档案，并办理交接手续。5.配合档案管理部门做好工程档案的验收、鉴定、销毁等工作。（三）项目参建单位职责1.负责本单位承担的水利工程项目文件材料的收集、整理、归档工作，确保文件材料的完整、准确、系统。2.按照项目建设单位和档案管理部门的要求，及时向项目建设单位移交工程档案，并对移交档案的质量负责。3.接受项目建设单位和档案管理部门的监督、检查和指导，积极配合做好工程档案管理的各项工作。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.水利工程项目建设过程中，各参建单位应按照国家和行业有关规定，及时形成项目建设各阶段所需的文件材料。文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，采用耐久性强的书写材料和载体。2.项目建设单位应加强对文件材料形成过程的管理，建立健全文件材料形成的质量控制机制，确保文件材料符合档案管理要求。（二）文件材料的收集1.项目建设单位应组织各参建单位按照档案管理范围和要求，全面收集项目建设过程中形成的各类文件材料，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。2.收集的文件材料应齐全完整，不得遗漏。对重要文件材料应进行备份，确保档案的安全性。3.项目建设单位应定期对文件材料的收集情况进行检查，发现问题及时督促整改。四、档案的整理与归档（一）整理要求1.工程档案应按照分类标准进行科学分类，一般可分为工程前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件、工程竣工验收文件等大类，每大类下再根据具体内容进行细分。2.对每份文件材料应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.工程档案应按照卷、册、盒等形式进行装订，装订应整齐牢固，便于保管和利用。4.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。（二）归档流程1.项目各参建单位在完成文件材料的整理后，应及时向项目建设单位移交。项目建设单位对接收的档案进行审核，审核合格后，按照档案管理部门的要求进行汇总整理。2.项目建设单位将整理好的工程档案报送档案管理部门，档案管理部门对报送的档案进行再次审核，审核通过后办理归档手续，并将档案纳入集中统一管理。3.归档后的工程档案应建立详细的档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查询和统计。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管期限1.工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对水利工程建设、运行管理和维护改造具有重要凭证和参考价值的档案；长期保管的档案是指在一定时期内对工程建设和管理有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指保存期限较短的档案。2.具体保管期限应根据国家和行业有关规定以及工程实际情况确定，并在档案整理归档时明确标注。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、变质的档案应及时进行修复或复制。2.做好档案库房的温湿度控制，保持适宜的温湿度环境。一般库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.采取有效的防虫、防霉措施，定期对档案进行消毒处理，防止档案受到虫害和霉菌侵害。4.加强档案的安全管理，配备必要的安全设施设备，如监控系统、门禁系统等，防止档案被盗、被篡改或丢失。六、档案的利用与服务（一）利用范围1.本单位内部工作人员因工作需要查阅、借阅工程档案的，应按照规定办理相关手续。2.外单位因工作需要查阅、借阅工程档案的，应经本单位档案管理部门负责人批准，并办理查阅、借阅登记手续。查阅、借阅的档案应妥善保管，不得擅自涂改、转借、损毁。（二）利用方式1.档案管理部门应建立健全工程档案查阅、借阅制度，明确查阅、借阅的流程和要求。2.提供档案查阅服务时，应根据利用者的需求，及时准确地提供档案资料。对查阅的档案应进行登记，记录查阅时间、利用者姓名、查阅内容等信息。3.如需借阅档案，应严格控制借阅期限，并要求借阅者出具借条。借阅者归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，确保档案完好无损。（三）档案信息开发与利用1.档案管理部门应积极开展工程档案信息的开发与利用工作，通过对档案信息的整理、分析和研究，为水利工程建设、管理和决策提供有价值的参考依据。2.利用现代信息技术手段，对工程档案进行数字化处理，建立工程档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享，提高档案利用效率。3.结合水利工程建设和管理的实际需求，编写工程档案编研资料，如工程大事记、工程建设成果汇编等，为宣传水利工程建设成就、总结经验教训提供资料支持。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.工程档案的鉴定应遵循全面审查、科学判定、严格把关的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.根据国家和行业有关规定以及工程实际情况，对保管期限已满的档案进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。（二）鉴定组织1.成立工程档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目建设单位相关人员、工程技术专家等组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审核鉴定，并提出鉴定意见。2.鉴定小组应定期开展档案鉴定工作，对档案的保管期限、保存价值等进行全面审查。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，详细列出档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经鉴定小组审核签字后，报本单位分管领导批准。3.批准后的档案销毁清册应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交本单位监察部门备案。4.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并确保销毁彻底。销毁过程中应有两人以上在场监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。八、档案管理人员职责与培训（一）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责工程档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等。3.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能，不断提高档案管理水平。4.积极开展档案信息化建设，推进档案管理工作的现代化。5.协助做好工程档案的验收、鉴定、销毁等工作。（二）档案管理人员培训1.档案管理部门应定期组织档案管理人员参加业务培训，培训内容包括档案管理法律法规、行业标准、