档案室安全保密制度

PAGE档案室安全保密制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的安全保密管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，防止档案信息泄露、丢失或损坏，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及档案管理工作的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关档案管理和保密工作的法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：将档案安全保密工作放在首位，采取有效措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理，明确各级管理职责。4.便捷高效原则：在确保安全保密的前提下，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司/组织各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案室管理部门职责1.负责制定和完善档案室安全保密管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等日常管理工作。3.负责档案库房的安全管理，确保档案存放环境符合要求。4.负责对档案管理人员进行安全保密教育和培训，提高其安全保密意识和业务水平。5.负责对涉及档案安全保密的事项进行监督检查，及时发现和处理安全隐患。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并按照规定的时间和要求移交档案室。2.负责对本部门形成的档案进行保密审查，确保档案内容不涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私。3.负责配合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。4.负责对本部门档案管理人员进行安全保密教育，督促其遵守档案安全保密制度。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案安全保密制度，认真履行岗位职责，确保档案管理工作安全有序。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等，保证档案资料的完整、准确和系统。3.负责档案库房的日常管理，定期检查档案存放情况，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案安全。4.负责档案的查阅、借阅登记和管理工作，严格按照规定的程序和权限办理查阅、借阅手续，确保档案信息不被非法获取或泄露。5.负责对档案管理系统进行维护和管理，确保档案信息的安全存储和有效利用。6.积极参加安全保密教育和培训，不断提高自身的安全保密意识和业务水平。三、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门形成的各类文件材料，确保档案资料的齐全完整。2.档案形成部门应明确专人负责档案收集工作，定期对本部门的文件材料进行清理和整理，按照分类标准进行初步分类，并及时移交档案室。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应实行跟踪收集，确保档案资料的及时、完整归档。（二）档案整理1.档案室应按照国家有关档案分类标准和本公司/组织的实际情况，对收集到的档案进行科学分类、编号和编目。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。3.对于纸质档案，应进行装订、编页、编目等整理工作；对于电子档案，应进行分类存储、命名规范、元数据著录等整理工作。4.档案整理过程中，应认真核对档案资料的内容，确保档案信息的准确无误。四、档案保管（一）档案库房管理1.档案库房应选择安全、干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件良好的地点，并配备必要的安全设施和设备，如消防器材、监控设备、温湿度调节设备等。2.档案库房应实行专人管理，无关人员未经许可不得进入。库房管理人员应定期对库房进行巡查，确保库房安全。3.档案库房应设置专门的档案架（柜），按照档案分类存放档案，做到排列有序、标识清晰。档案架（柜）应牢固可靠，便于档案的存放和查找。4.档案库房应保持适宜的温度和湿度条件，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。库房管理人员应定期对温湿度进行监测和记录，并根据实际情况采取相应的调节措施。（二）档案存储方式1.纸质档案应采用纸质载体进行存储，并存放在档案架（柜）中。对于重要的纸质档案，可采取备份存储的方式，如制成缩微胶片、电子副本等，以防止档案原件损坏或丢失。2.电子档案应采用电子存储设备进行存储，如硬盘、光盘、磁带等。电子档案应进行分类存储，并建立相应的目录索引，便于查找和利用。同时，应定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.磁性载体档案应按照国家有关规定进行管理，定期进行检测和维护，防止数据丢失或损坏。（三）档案保管期限1.档案保管期限应根据国家有关规定和本公司/组织的实际情况确定，分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本公司/组织的重要历史文件、规章制度、合同协议、财务报表等；长期保管的档案一般为10年以上，主要包括一般性的文件材料、业务档案等；短期保管的档案一般为10年以下，主要包括临时性的文件材料、事务性档案等。3.档案管理人员应定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际价值，提出档案的存毁意见，并报经批准后进行处理。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员查阅档案，应根据工作需要，按照规定的程序和权限进行申请。查阅一般性档案，需经所在部门负责人批准；查阅重要档案，需经分管领导批准。2.外部单位或个人查阅档案，必须持有单位介绍信或相关证明文件，并经本公司/组织主管领导批准。查阅档案时，应严格遵守本公司/组织的档案安全保密制度，不得擅自摘抄、复制、拍照等。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的、查阅时间等信息，并按照审批权限提交相关领导审批。2.档案室根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅人员查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、污损等。如需摘抄、复制档案，应经档案室同意，并按照规定的程序进行办理。（三）借阅权限1.本公司/组织内部人员借阅档案，应根据工作需要，按照规定的程序和权限进行申请。借阅一般性档案，需经所在部门负责人批准；借阅重要档案，需经分管领导批准。2.外部单位或个人借阅档案，必须持有单位介绍信或相关证明文件，并经本公司/组织主管领导批准。借阅档案时，应签订《档案借阅协议书》，明确借阅期限、归还时间、保密责任等事项。（四）借阅程序1.借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、目的、借阅时间等信息，并按照审批权限提交相关领导审批。2.档案室根据审批意见，为借阅人员提供相应的档案，并办理借阅登记手续。借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员借阅档案期间，应妥善保管档案，不得转借他人或擅自扩大使用范围。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案室，并承担相应的赔偿责任。六、档案保密措施（一）人员保密管理1.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。2.对涉及档案管理工作的人员，应定期进行安全保密教育和培训，提高其安全保密意识和业务水平。3.档案管理人员在工作期间，不得在非工作场所谈论档案内容，不得在私人通信中涉及档案信息。（二）环境与设备保密管理1.档案库房应采取必要的安全保密措施，如安装门禁系统、监控设备、防盗报警装置等，确保档案库房的安全。2.档案管理设备应专人专用，定期进行维护和检查，防止设备故障导致档案信息泄露。3.对存储档案信息的计算机、服务器等设备，应设置必要的安全防护措施，如防火墙、杀毒软件、用户认证等，防止网络攻击和病毒感染。（三）信息保密管理1.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。2.在档案查阅、借阅等利用过程中，应严格控制档案信息的传播范围，不得擅自将档案信息提供给无关人员。3.对档案管理系统中的信息，应进行严格的权限管理，确保只有授权人员才能访问和操作。同时，应定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地、发展地考察档案价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.档案鉴定应根据档案的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，综合判断档案的价值，确定档案的存毁。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案室管理人员、相关业务部门人员和档案专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。2.档案鉴定小组应定期召开会议，对档案进行逐卷审查，根据档案的实际情况，确定档案的保管期限和存毁意见。（三）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并报经批准。2.档案销毁应在指定的地点进行，由专人负责监销。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。八、监督与检查（一）监督检查职责1.公司/组织内部审计部门负责对档案室安全保密制度的执行情况进行定期审计和监督检查，确保制度的有效执行。2.档案室管理部门负责对档案管理工作进行日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。3.各部门负责人负责对本部门档案管理工作进行监督检查，确保本部门档案管理工作符合安全保密制度的要求。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、查阅、借阅、保密、鉴定、销毁等环节的操作是否规范。2.档案库房的安全管理情况，包括库房环境、安全设施、设备运行等是否符合要求。3.档案管理人员的工作情况，包括岗位职责履行、安全保密意识、业务水平等是否达标。4.档案信息的安全保密情况，包括档案信息是否泄露、丢失或损坏等。（三）问题处理与改进1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令