双随机档案管理制度

PAGE双随机档案管理制度一、总则（一）目的为规范公司双随机档案管理工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，依据相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内与双随机工作相关的各类档案管理，包括检查计划、检查记录、检查结果、整改情况等资料的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规及行业标准要求，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应真实反映双随机工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息不泄露，维护公司及相关方的利益。4.便于利用原则：优化档案管理流程，便于档案的查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责分工（一）管理部门公司设立专门的双随机档案管理部门，负责统筹协调双随机档案管理工作。其职责包括：1.制定和完善双随机档案管理制度及流程。2.指导、监督各部门双随机档案的收集、整理、归档工作。3.负责双随机档案的集中保管和维护，确保档案安全。4.定期对双随机档案进行清查和统计，向上级领导汇报档案管理情况。（二）业务部门各业务部门负责本部门双随机工作档案的收集、整理、初步审核，并及时移交至档案管理部门。具体职责如下：1.明确专人负责本部门双随机档案的日常管理，确保档案资料及时、准确收集。2.按照档案管理要求，对收集的资料进行分类整理，确保资料齐全、完整。3.对整理后的档案进行初步审核，保证档案内容真实、准确，符合归档要求后移交档案管理部门。（三）档案管理人员档案管理人员应具备专业的档案管理知识和技能，负责双随机档案的具体管理工作。其职责包括：1.接收各业务部门移交的档案，进行详细核对和登记。2.按照档案分类标准，对档案进行科学分类、编号、装订，确保档案整齐规范。3.负责档案的存储、保管，定期检查档案保管状况，及时发现并处理档案损坏、丢失等问题。4.为档案的查询、借阅等提供服务，做好相关记录。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.双随机检查计划：包括年度检查计划、专项检查计划等，明确检查对象、检查内容、检查时间等信息。2.检查通知书：向被检查对象发出的检查通知，记录通知时间、内容、送达方式等。3.检查记录：检查过程中形成的各类记录，如现场检查记录、询问笔录、抽样记录等。4.检查结果：对检查情况进行总结和评价，形成的检查结论，包括合格、不合格及整改要求等。5.整改情况报告：被检查对象针对检查结果进行整改的情况汇报，包括整改措施、整改时间、整改效果等。6.相关证明材料：如被检查对象的营业执照、资质证书、产品检验报告等与检查相关的证明文件。（二）收集要求1.各业务部门应在双随机工作开展过程中同步收集相关资料，确保资料的及时性和完整性。2.收集到的资料应真实、有效，不得伪造、篡改。3.对于电子文档，应确保其格式规范、内容清晰，便于长期保存和查阅。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，将双随机档案分为检查计划类、检查通知书类、检查记录类、检查结果类、整改情况报告类、证明材料类等类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年份、顺序号等信息，便于管理和查询。例如，检查记录类档案编号格式为：JL[年份][顺序号]，其中JL代表检查记录。3.装订：对纸张较多的档案进行装订，确保整齐牢固。装订时应去除金属物，采用左侧装订方式，页号编写准确。4.编目：编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于快速查找档案。四、档案的归档与存储（一）归档流程1.各业务部门整理好的档案，经部门负责人审核签字后，定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门接收档案时，应认真核对档案数量、内容及整理质量，对不符合要求的档案及时退回业务部门重新整理。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，无误后进行归档，并在档案管理系统中录入相关信息。（二）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，按照档案类别和保管期限进行分类存放。档案应存放在档案架上，排列整齐，便于查找。库房应保持清洁、干燥、通风良好，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.电子档案：建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储。电子档案应按照与纸质档案一致的分类和编号规则进行命名和存储，确保电子档案与纸质档案一一对应。同时，定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管期限双随机档案的保管期限根据相关法律法规及行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。具体保管期限如下：1.短期档案：保管期限为[X]年，主要包括临时性检查记录、一般性整改情况报告等。2.中期档案：保管期限为[X]年，如年度检查计划、专项检查记录等。3.长期档案：保管期限为[X]年以上，涉及重要检查结果、重大整改事项等档案。档案保管期限届满后，由档案管理部门提出销毁意见，报公司领导审批后进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等。五、档案的查询与借阅（一）查询权限1.公司内部人员因工作需要查询双随机档案的，应填写《档案查询申请表》，注明查询目的、查询内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据申请内容进行审核，符合查询条件的，为申请人提供查询服务，并做好查询记录。查询记录应包括查询时间、查询人、查询内容等信息。（二）借阅流程1.因工作需要借阅双随机档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.档案管理人员根据批准的申请表，办理档案借阅手续，向借阅人提供档案，并登记借阅档案的编号、名称、数量、借阅时间、预计归还时间等信息。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。如需复印档案内容，应经档案管理部门同意，并在复印件上注明用途。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前向档案管理部门申请办理续借手续。（三）归还与注销1.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，检查档案是否有损坏、涂改等情况。如发现问题，应及时向借阅人核实并记录。2.档案归还无误后，档案管理人员在借阅登记记录上注明归还时间，并注销借阅记录。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高其保密意识，签订保密协议，明确保密责任。2.严格控制档案的查询和借阅范围，对涉及公司商业秘密、敏感信息的档案，应严格限制知悉人员，并做好保密措施。3.在档案管理系统中设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作相关档案信息。4.档案管理人员在工作过程中，应妥善保管档案资料，不得随意放置或泄露档案内容。（二）安全管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如防火设备、防盗报警装置、温湿度控制设备等，确保档案存储环境安全。2.定期对档案库房进行安全检查和维护，及时发现并排除安全隐患。3.加强对电子档案的安全管理，设置防火墙、防病毒软件等，防止电子档案被非法入侵、篡改或丢失。4.制定档案安全应急预案，并定期进行演练，确保在发生突发事件时能够及时采取措施，保护档案安全。七、档案的统计与分析（一）统计内容1.定期对双随机档案的数量、类别、保管期限等进行统计，掌握档案的总体情况。2.统计不同业务部门双随机档案的产生数量、移交情况等，分析各部门档案管理工作的开展情况。3.统计档案的查询、借阅情况，包括查询和借阅的频率、目的等信息，为档案利用情况分析提供数据支持。（二）分析方法1.通过对档案统计数据的分析，总结双随机工作的规律和特点，如检查重点领域、常见问题等。2.对比不同时期的档案数据，评估双随机工作的成效和改进方向，为制定工作计划和决策提供参考依据。3.结合业务部门的工作实际，分析档案管理与业务工作的关联度，提出优化档案管理流程、提高工作效率的建议。（三）结果应用1.根据档案统计与分析结果，及时调整双随机检查计划和重点，确保检查工作的针对性和有效性。2.将分析结果反馈给各业务部门，促进其加强档案管理工作，提高工作质量。3.为公司内部管理决策提供数据