行政奖励档案规范制度

PAGE行政奖励档案规范制度一、总则（一）目的为加强公司行政奖励档案管理，确保行政奖励工作的规范化、科学化、制度化，充分发挥行政奖励的激励作用，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有行政奖励活动及相关档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：行政奖励档案应如实反映奖励活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与行政奖励相关的各类文件、资料，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：对涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的行政奖励档案，严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理应遵循统一的标准和规范，确保档案的整理、存储、检索等工作有序进行。二、行政奖励档案的分类与内容（一）奖励申报材料1.奖励申请表：详细记录被奖励人员或集体的基本信息、奖励事由、申请奖励的类别等。2.事迹材料：全面、具体地描述被奖励对象的突出表现、工作成果、先进事迹等，应具有真实性、典型性和说服力。3.证明材料：包括相关的业绩数据、荣誉证书、工作成果报告、客户反馈、媒体报道等能够证明奖励事由的各类文件。（二）奖励审批文件1.各级审批意见：从部门主管到公司高层领导对奖励申请的审核意见、批示等，明确是否同意给予奖励及奖励的等级。2.会议纪要：记录行政奖励评审会议的讨论内容、决策过程等，确保奖励审批过程的透明和可追溯。（三）奖励决定文件1.正式奖励通知：明确奖励的类别、等级、被奖励对象、奖励依据等内容，是行政奖励的正式书面决定。2.奖励证书：公司颁发给受奖人员或集体的荣誉凭证，应包含公司名称、奖励名称、受奖对象、颁奖日期等信息。（四）奖励表彰活动资料1.活动策划方案：包括活动的主题、时间、地点、参与人员、活动流程、宣传方案等内容，确保奖励表彰活动的顺利开展。2.活动照片、视频：记录奖励表彰活动现场的照片、视频资料，直观反映活动的氛围和受奖人员的风采。3.活动新闻报道：公司内部刊物、网站、外部媒体对行政奖励表彰活动的报道，扩大活动影响力。（五）奖励后续跟踪资料1.受奖人员或集体的工作表现跟踪记录：观察受奖对象在获得奖励后的工作态度、业绩提升等情况，评估奖励的激励效果。2.经验推广资料：总结受奖对象的成功经验和做法，形成可供公司内部学习和推广的资料，促进整体工作水平的提高。三、行政奖励档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责行政奖励档案资料的收集工作，确保在奖励活动结束后及时将相关资料提交至公司档案管理部门。2.收集的档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文档，应确保格式规范、内容准确，并进行备份存储，防止数据丢失。（二）整理方法1.分类整理：按照行政奖励档案的分类标准，对收集到的资料进行分类，同一类别的资料集中存放。2.编号编目：为每份档案资料编制唯一的编号，并建立详细的目录清单，注明资料名称、编号、日期、来源等信息，便于查找和管理。3.装订成册：对于纸质档案资料，应进行整齐装订，确保页面牢固、不易散落。装订时应去除金属物，采用统一规格的封面和封底。4.数字化处理：对重要的行政奖励档案资料进行数字化扫描，建立电子档案库，实现档案资料的电子化存储和检索，提高档案管理效率。四、行政奖励档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，按照档案类别和年度顺序进行存放，配备必要的档案柜、货架等存储设备，并保持库房干燥、通风、整洁。2.电子档案：采用服务器存储和光盘备份相结合的方式，对电子档案进行分类存储，并定期进行数据备份，防止数据丢失。同时，建立电子档案的访问权限管理系统，确保只有授权人员能够访问和操作电子档案。（二）保管期限1.短期档案：对于一般性的行政奖励档案，保管期限为[X]年，期满后经鉴定可进行销毁处理。2.长期档案：涉及公司重大决策、重要人物、关键业务等具有长期保存价值的行政奖励档案，保管期限为[X]年以上，甚至永久保存。（三）保管责任1.档案管理部门应指定专人负责行政奖励档案的日常保管工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全和完整。2.如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或追查，并向上级报告。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案在流转过程中出现丢失、泄密等问题。五、行政奖励档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅行政奖励档案的，应填写《行政奖励档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应在收到申请表后的[X]个工作日内安排查阅，并指定专人负责陪同查阅，确保查阅过程规范、有序。3.查阅人员应严格遵守档案查阅纪律，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案资料，不得擅自将档案带出查阅场所。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅行政奖励档案的，必须填写《行政奖励档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经公司分管领导审批后方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。逾期未还的，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应处理。3.借阅人员应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和保密性，如发现问题，应及时追究借阅人员的责任。六、行政奖励档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据行政奖励档案的保管期限和实际价值，定期对档案进行鉴定，确保档案的留存与销毁符合公司的利益和法律法规要求。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，由档案管理部门牵头，会同相关业务部门共同进行。（二）鉴定方法1.组成档案鉴定小组，成员包括档案管理部门负责人、业务专家、法务人员等，对行政奖励档案进行逐份审查评估。2.审查档案的内容是否仍具有参考价值、是否涉及公司机密或法律纠纷等，结合档案的保管期限，确定档案的存毁。3.对于拟销毁的档案，应编制《行政奖励档案销毁清单》，详细记录档案名称、编号、日期、销毁理由等信息。（三）销毁程序1.《行政奖励档案销毁清单》经公司分管领导审批后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如粉碎、焚烧等，并确保销毁过程有专人监督，防止档案信息泄露。3.销毁工作完成后，监督人员应在《行政奖励档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档保存，以备查考。