挂墙档案管理制度

PAGE挂墙档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司挂墙档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅和利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有挂墙档案的管理，包括但不限于各类规章制度、业务流程、项目资料、荣誉证书等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：挂墙档案由公司指定的部门或专人进行集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.分类管理原则：根据档案的性质和用途，进行分类整理，便于查找和使用。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司的保密制度，确保档案的安全和保密。4.动态管理原则：根据公司业务发展和档案的变化情况，及时对挂墙档案进行更新和调整。二、档案的分类与编号（一）分类1.规章制度类：包括公司的各项规章制度、管理办法、实施细则等。2.业务流程类：涵盖公司各部门的业务操作流程、工作规范等。3.项目资料类：有关公司各类项目的立项报告、可行性研究报告、项目计划、项目总结等。4.荣誉证书类：公司获得的各类荣誉证书、奖项等。5.其他类：不属于以上分类的其他重要文件和资料。（二）编号1.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.编号采用数字与字母相结合的方式，例如：“GZ001”，其中“GZ”表示规章制度类，“001”为该类档案的顺序号。3.编号应在档案整理完成后及时进行标注，并记录在档案管理台账中。三、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.对于新形成的档案，应在文件办理完毕后及时收集，按照分类要求进行初步整理。3.涉及多个部门的档案，由主办部门负责收集，并协调相关部门提供资料。（二）整理1.收集到的档案应进行分类、排序、编目等整理工作。2.对每份档案进行编号，并填写档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.档案应保持整洁、完好，如有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。4.对于电子档案，应按照相同的分类方法进行整理，并确保电子档案与纸质档案内容一致。四、档案的挂墙展示（一）展示区域1.在公司办公区域设置专门的挂墙档案展示区，确保展示区位置醒目、便于观看。2.展示区应配备必要的展示设备，如展板、相框等，以保证档案的展示效果。（二）展示内容1.根据档案的重要性和使用频率，选择部分档案进行挂墙展示。2.展示的档案应保持最新版本，如有更新应及时更换。3.对于一些重要的规章制度和业务流程，应进行重点展示，并标注关键内容和注意事项。（三）展示方式1.档案应按照分类顺序进行排列展示，便于查阅和了解。2.对于较大的档案或文件，可以采用折叠、装订等方式进行处理，确保展示的整齐和美观。3.在档案展示区应设置索引标识，方便查找特定类别的档案。五、档案的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅挂墙档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.部门负责人及以上人员有权查阅本部门及相关部门的档案；普通员工查阅档案需经部门负责人批准。3.涉及公司机密的档案，查阅权限应严格按照公司保密制度执行，未经授权不得查阅。（二）查阅流程1.申请人填写《档案查阅申请表》，提交部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，申请人将申请表交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供档案，并做好查阅记录，记录内容包括查阅日期、查阅人、档案名称和编号等。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出展示区或进行复印、拍照等操作。如需复印或拍照，应另行申请并经档案管理部门同意。（三）使用规定1.查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、损坏等。2.使用完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门应进行核对，确保档案的完整和安全。3.对于因工作需要长期使用的档案，档案管理部门可根据实际情况提供复印件或电子文档，但查阅人应妥善保管，不得泄露。六、档案的更新与维护（一）更新频率1.对于规章制度类档案，应根据国家法律法规、政策变化以及公司实际情况，及时进行修订和更新，原则上每年至少进行一次全面审查。2.业务流程类档案应随着业务的发展和优化适时进行调整，确保流程的有效性和适应性。3.项目资料类档案应在项目结束后及时进行归档和更新，补充项目成果、经验教训等内容。4.荣誉证书类档案应在公司获得新的荣誉后及时进行更新展示。（二）更新流程1.档案更新由相关部门负责提出申请，填写《档案更新申请表》，说明更新的原因、内容和范围等。2.申请部门将申请表提交至档案管理部门审核，档案管理部门应检查更新内容是否符合相关规定和要求。3.审核通过后，档案管理部门组织对档案进行更新，并及时更换挂墙展示的档案。4.更新后的档案应重新进行编号、编目等整理工作，并记录在档案管理台账中。（三）维护措施1.定期对挂墙档案进行检查，查看档案是否有损坏、褪色、丢失等情况，如有问题应及时进行处理。2.对展示设备进行维护，确保展板、相框等完好无损，能够正常展示档案。3.保持展示区的清洁卫生，为档案查阅提供良好的环境。七、档案的保管与销毁（一）保管期限1.各类挂墙档案应根据其重要性和性质确定保管期限，保管期限分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为13年，中期保管期限为35年，长期保管期限为5年以上。3.具体保管期限参照国家有关法律法规和公司档案管理规定执行。（二）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案保管区域，确保档案存放安全、有序。2.档案应按照分类和编号顺序进行存放，便于查找和管理。3.对于电子档案，应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放。4.档案保管区域应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。（三）销毁1.超过保管期限的档案，由档案管理部门提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.申请部门将申请表提交至公司档案管理领导小组审批，档案管理领导小组应组织相关人员对申请销毁的档案进行审核。3.审核通过后，档案管理部门应按照审批意见进行销毁处理，并做好销毁记录，记录内容包括销毁日期、档案名称和编号、销毁方式等。4.销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。对于电子档案，应进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。八、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门应定期对挂墙档案的管理情况进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、挂墙展示、查阅使用、更新维护等环节。2.监督检查可采用现场检查、查阅记录、问卷调查等方式进行，发现问题应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.将挂墙档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门档案管理工作进行考核评价。2.考核指标包括档案的完整性、准确性、及时性、安全性等方