高考学生档案管理制度

PAGE高考学生档案管理制度一、总则（一）目的为了加强高考学生档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，保障考生合法权益，为高校招生录取提供准确依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于参与高考学生档案管理工作的各级教育行政部门、招生考试机构、中学及相关工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和教育招生考试政策，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映考生的学习经历、成绩、奖惩等情况，保证信息准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案信息安全，防止档案丢失、泄露和篡改。4.规范有序原则：建立健全档案管理流程，明确各环节职责和操作规范，保证档案管理工作有序进行。二、档案内容（一）考生基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、身份证号、户籍所在地、家庭住址、联系电话等。（二）学习经历1.小学、初中、高中各阶段就读学校名称、入学时间、毕业时间、学籍号等。2.各阶段学习成绩、奖惩情况，如优秀学生、三好学生、学科竞赛获奖等。（三）综合素质评价1.思想品德：包括政治态度、道德品质、行为习惯等方面的评价。2.学业水平：对学生各学科学习能力、学习成绩及发展潜力的评价。3.身心健康：涵盖体育锻炼、心理健康等方面的表现。4.艺术素养：如音乐、美术等艺术特长及参与活动情况。以上内容应根据学校实际情况，按照相关评价标准进行客观记录。（四）体格检查表考生参加高考体检的相关报告，包括身体各系统的检查结果、疾病史、体检结论等。（五）志愿表考生填报的高考志愿信息，包括报考院校、专业、批次等。（六）其他材料1.考生参加各类考试的成绩证明，如学业水平测试成绩、外语口语测试成绩等。2.考生获得的各类荣誉证书、资格证书复印件。3.其他与考生高考相关的重要材料，如特殊招生申请材料、加分证明材料等。三、档案建立与整理（一）档案建立1.中学负责组织本校考生档案的建立工作。在高考报名结束后，按照档案内容要求，指导考生如实填写相关信息，并收集整理各类证明材料。2.考生应认真核对所填信息及提交材料的真实性和准确性，签字确认后交学校审核。学校对考生提交的材料进行逐一审核，确保无误后统一汇总。（二）档案整理1.学校按照档案内容分类，将考生材料进行有序排列，依次为考生基本信息、学习经历、综合素质评价、体格检查表、志愿表、其他材料等。2.每份材料应加盖学校公章，并注明日期。对于复印件材料，学校要进行原件核对，并在复印件上注明“此件与原件核对无误”字样及核对人签名。3.档案材料应使用A4纸张打印或复印，左侧装订，确保整齐牢固。装订后的档案应编制页码，并填写档案目录，注明每份材料的名称、页码及所在位置。四、档案移交（一）移交时间中学应在规定时间内将考生档案移交至当地招生考试机构。一般在高考录取工作开始前完成档案移交，具体时间由省级招生考试机构确定并通知。（二）移交流程1.中学按照招生考试机构要求，填写档案移交清单，详细列出每位考生档案的内容及份数。2.将整理好的考生档案装入专用档案袋，在档案袋上注明考生姓名、考号、学校名称等信息，并密封档案袋。3.中学安排专人将档案送至招生考试机构指定地点，与接收人员办理交接手续，双方在档案移交清单上签字确认。（三）特殊情况处理1.如考生档案在移交过程中发现问题，如材料缺失、信息错误等，中学应及时进行补充或更正，并重新移交。2.对于因特殊原因未能按时移交档案的考生，中学应向招生考试机构说明情况，并尽快完成档案移交工作。五、档案保管（一）保管机构省级招生考试机构负责统一保管高考学生档案。招生考试机构应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案安全存放。（二）保管要求1.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案应分类存放，按照考生考号顺序排列，便于查找和管理。对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护，确保数据安全可靠。3.建立档案保管登记制度，详细记录档案的接收、存放、查阅、借阅等情况。档案管理人员应定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、内容完整。（三）档案保密1.严格遵守档案保密规定，未经授权，任何单位和个人不得擅自查阅、复制、传播考生档案信息。2.档案管理人员应严格履行保密职责，不得泄露考生个人隐私信息。在档案管理工作中，涉及考生信息的操作应在规定的保密环境下进行。3.对因工作需要接触考生档案的人员，要进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.高校招生工作人员因招生录取工作需要查阅考生档案的，应持所在高校出具的介绍信，经省级招生考试机构同意后，在指定地点查阅。2.省级教育行政部门、招生考试机构工作人员因工作需要查阅档案的，可在本机构内部按照规定程序查阅。3.中学因核实考生信息等特殊情况需要查阅本校考生档案的，应向招生考试机构提出申请，经批准后由专人查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、考生姓名、考号等信息。2.申请表经所在单位负责人签字并加盖公章后，提交至档案保管机构审批。3.档案保管机构审核通过后，安排专人陪同查阅人员在指定地点查阅档案。查阅人员应在规定时间内完成查阅工作，不得擅自摘抄、复制档案内容。4.查阅结束后，查阅人员应在档案查阅登记表上签字确认查阅情况。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅考生档案。如因特殊原因确需借阅的，必须经省级招生考试机构负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人员应按时归还档案。借阅期间，借阅人员要妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自更改档案内容。3.档案归还时，档案保管机构应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失或信息篡改等情况，应及时追究借阅人员责任。七、档案转递（一）转递条件1.考生被高校录取后，招生考试机构应按照高校要求，及时将考生档案转递至录取高校。2.考生未被高校录取或放弃录取资格的，招生考试机构应将档案退回考生毕业中学。（二）转递方式1.档案转递一般采用邮政特快专递（EMS）方式，确保档案安全、及时送达。2.招生考试机构应在档案转递清单上详细注明档案内容、转递日期、收件人及地址等信息，并留存转递凭证复印件。（三）转递流程1.高校在规定时间内将录取考生名单及档案接收要求提供给省级招生考试机构。2.省级招生考试机构根据高校要求，整理考生档案，填写档案转递清单，密封档案袋，并在封口处加盖公章。3.将档案交邮政部门按照规定地址投递。邮政部门应及时反馈档案投递情况，如出现档案退回等问题，招生考试机构应及时查明原因并处理。（四）档案退回1.对于未被高校录取或放弃录取资格的考生，招生考试机构在收到高校退回档案通知后，及时与考生毕业中学联系，安排档案退回事宜。2.中学收到退回档案后，应认真核对档案内容，如发现问题及时与招生考试机构沟通解决。同时，中学应将档案妥善保管，以备考生后续需要。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立高考学生档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化采集、存储、查询、统计和分析，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息采集与录入1.中学在档案建立过程中，应按照信息化管理系统要求，对考生信息进行电子化采集，并确保录入信息的准确性和完整性。2.招生考试机构在接收中学移交档案后，应及时将档案信息录入信息化管理系统，建立电子档案数据库。（三）系统功能与应用1.信息化管理系统应具备档案信息查询、统计分析、档案转递跟踪、权限管理等功能，方便各级教育行政部门、招生考试机构及高校工作人员使用。2.通过系统，高校可以提前了解考生档案信息，为招生录取工作提供参考；教育行政部门可以对档案管理工作进行监督和指导；招生考试机构可以及时掌握档案动态，提高工作效率。（四）数据安全与维护1.加强信息化管理系统的数据安全防护，采取数据加密、访问控制、备份恢复等措施，防止数据泄露、丢失和损坏。2.定期对系统数据进行维护和更新，确保数据的时效性和准确性。同时，做好系统的日常运行管理和故障排除工作，保障系统正常运行。九、监督与检查（一）监督主体各级教育行政部门负责对高考学生档案管理工作进行监督检查。省级教育行政部门应定期组织对招生考试机构、中学档案管理工作的专项检查，确保档案管理工作规范有序。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案建立、整理、移交、保管、查阅、借阅、转递等环节是否符合规定。2.档案内容的真实性、完整性和准确性，检查档案材料是否齐全、信息是否一致。3.档案信息化管理工作情况，包括信息采集、录入、系统运行及数据安全等方面。4.档案管理人员的工作纪律和保密意识，是否存在违规操作和泄露考生信息的情况。（三）问题处理