档案管理制度启动会通知

PAGE档案管理制度启动会通知各部门：为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，推动公司各项工作的规范化、科学化发展，经公司研究决定，召开档案管理制度启动会。现将有关事项通知如下：一、会议主题强化档案管理，助力公司发展二、会议目的通过此次会议，使全体员工深入了解档案管理制度的重要性，明确档案管理工作的职责和流程，确保档案管理制度的顺利实施。三、会议时间[具体日期]，上午[X]点下午[X]点四、会议地点公司会议室[会议室具体地点]五、参会人员公司全体员工六、会议议程上午1.开场致辞（9:009:15）公司领导讲话，强调档案管理工作的重要性和此次启动会的意义。2.档案管理制度解读（9:1510:45）档案管理部门负责人详细解读档案管理制度，包括总则、档案管理机构及职责、档案的收集与整理、档案的保管与保护、档案的利用与借阅等内容。通过实际案例和图表，使参会人员更直观地理解制度要求。3.答疑与交流（10:4511:30）参会人员就档案管理制度中的疑问进行提问，由档案管理部门负责人及相关专家进行解答。鼓励员工分享自己在档案管理方面的经验和想法，促进相互学习与交流。下午1.分组讨论（13:3015:00）将参会人员分成若干小组，围绕档案管理制度的实施和推进进行讨论。每个小组指定一名记录员，负责记录讨论内容和提出的建议。讨论内容包括如何确保档案收集的完整性、如何提高档案整理的效率、如何加强档案安全保护等方面。2.小组汇报与总结（15:0016:30）各小组选派代表进行汇报，分享小组讨论的结果和建议。公司领导对各小组的汇报进行点评和总结，针对存在的问题提出改进措施和要求。3.会议总结与工作部署（16:3017:30）公司领导对本次会议进行全面总结，再次强调档案管理工作的重要性和紧迫性。根据会议讨论情况，对下一步档案管理工作进行具体部署，明确各部门的工作任务和时间节点。七、档案管理制度总则（一）目的为加强公司档案管理，充分发挥档案作用，提高公司管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责统筹协调，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案的形成应真实、准确、完整，如实反映公司各项工作的开展情况，不得伪造、篡改档案内容。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的安全存储和使用，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各项工作提供及时、有效的档案支持。八、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案管理工作的组织、协调和实施。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定档案管理工作规划和年度计划。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和资源共享。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务水平。6.负责向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记和统计工作。7.对公司各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期开展档案工作考核评估。（二）各部门档案管理员各部门指定专人担任档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件、资料、图表等档案材料，并按照档案管理部门的要求进行初步整理。2.对本部门档案的真实性、完整性负责，确保档案材料齐全、完整、准确。3.按照档案管理制度的规定，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。4.协助档案管理部门做好本部门档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供所需档案资料。5.接受档案管理部门的业务指导和监督检查，积极参加档案管理培训和学习活动，不断提高自身业务水平。九、档案的收集与整理（一）收集范围公司档案的收集范围包括但不限于以下几类：1.行政管理类：公司设立、变更、注销等相关文件；公司规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告等；公司对外发文、收文及内部文件流转记录等。2.人事管理类：员工招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩等相关资料；员工档案、劳动合同、社保缴纳记录等。3.财务管理类：财务预算、决算报告；会计凭证、账簿、报表；审计报告、税务资料等。4.业务经营类：市场调研、营销策划、项目合同、招投标文件、客户资料等。5.技术研发类：科研项目立项、研究报告、技术方案、专利申请文件等。6.基本建设类：工程规划、设计图纸、施工文件、竣工验收报告等。7.其他类：公司获得的荣誉证书、资质证书、知识产权证书等；公司组织的重大活动、会议、培训等相关资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门形成的档案材料，确保档案的完整性和时效性。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久字迹材料书写档案内容。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。同时，定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。（三）整理方法1.分类档案管理部门按照档案的形成领域、内容性质等因素，对收集到的档案进行分类。具体分类如下：文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类。科技档案：按照项目专业阶段分类。会计档案：按照年度形式分类。人事档案：按照员工个人信息进行分类整理。业务档案：根据业务类型和项目进行分类。2.编号对每一类档案进行编号，以便于管理和检索。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，确保编号与档案分类相对应。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。目录应打印或装订成册，并与档案实体相对应，放置在档案盒内。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐牢固，便于查阅和保管。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，不得使用回形针、订书钉等易生锈或损坏档案的装订材料。十、档案的保管与保护（一）保管场所公司设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全存储。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品、除湿机等，定期对设备进行检查和维护，确保设备正常运行。2.安装档案管理信息系统，实现档案的电子化存储和管理，提高档案管理的效率和安全性。（三）保管期限根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、定期（[X]年、[X]年、[X]年等）两种。具体保管期限如下：1.永久保管公司设立、变更、注销等相关文件。公司规章制度、重要会议纪要、年度工作计划和总结等。涉及公司重大权益、重要资产、知识产权等方面的文件。公司获得的国家级荣誉证书、资质证书等。2.定期保管一般行政管理文件、业务文件等保管[X]年。人事档案、员工培训资料等保管[X]年。会计凭证、账簿等保管[X]年。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理部门定期对到期档案进行鉴定，组成由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家参加的鉴定小组，对档案的保管价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，报公司领导审批后进行销毁。3.档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。销毁过程中应做好记录，包括档案名称、数量、销毁时间、销毁人员等信息，并将记录存档。（五）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备、人员等方面的安全管理。制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。2.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。档案管理人员应严格遵守档案借阅、归还等手续，确保档案的安全流转。3.加强对档案信息的安全保护，采取加密存储、身份认证、数据备份等措施，防止档案信息泄露、篡改或丢失。定期对档案管理信息系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。十一、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，为公司各项工作提供支持和服务。2.严格遵守档案保密规定，确保档案信息不被泄露给无关人员。（二）利用方式1.查阅公司内部员工因工作需要查阅档案的，可向档案管理部门提出申请，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。经档案管理部门负责人审批后，在指定地点查阅档案。查阅时应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等内容。经档案管理部门负责人及公司领导审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，确保档案完整归还。（三）利用登记与统计1.档案管理部门建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人、档案名称、查阅（借阅）目的、归还日期等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作的优化提供依据。统计内容包括档案查阅、借阅数量、利用频率、利用部门分布等方面。